Искусственный интеллект в DirectumRX. Кейсы использования

Сегодня в статье напомним о возможностях искусственного интеллекта в платформе DirectumRX Intelligence и расскажем, как технологии генеративного ИИ помогают автоматизировать работу с документами, ускорить бизнес-процессы и повысить эффективность электронного документооборота.

В зависимости от поставленных задач инструменты искусственного интеллекта в DirectumRX можно внедрять постепенно, улучшая качество и скорость выполнения повседневных, рутинных задач специалистов различных подразделений. Использование ИИ помогает компаниям оптимизировать процессы управления документами, сократить время на обработку информации и повысить производительность сотрудников.

Рассмотрим примеры использования генеративного искусственного интеллекта в электронном документообороте.

Кейс №1. Создание бизнес-контента: тексты для писем, служебных записок, повесток совещаний

При создании документа по специальной кнопке пользователь вводит его краткое содержание, после чего система с помощью генеративного ИИ автоматически формирует официальный текст документа.

Система предлагает проверить подготовленный вариант, внести необходимые корректировки и после подтверждения создает итоговую версию документа.

При этом сотруднику не нужно самостоятельно выбирать шаблон документа, выполнять дополнительные действия по созданию версий, присваивать номер документа или настраивать права доступа. Вся работа выполняется в едином интерфейсе DirectumRX, без необходимости открытия дополнительных приложений и сервисов.

Такой подход позволяет ускорить подготовку документов, снизить количество рутинных операций и повысить эффективность работы сотрудников.

Кейс №2. Подготовка аннотаций к документам

При отправке документа на рассмотрение или согласование искусственный интеллект анализирует содержимое вложенных файлов, выделяет ключевую информацию и формирует готовую аннотацию.

Подготовленный текст можно сразу добавить в задачу, что помогает следующим исполнителям быстрее понять суть документа и принять решение.

Использование ИИ для анализа документов сокращает время на изучение больших объемов информации и повышает скорость согласования в рамках бизнес-процессов.

Кейс №3. Нормоконтроль документов

Нормоконтроль документов — это проверка документов на соответствие внутренним правилам, регламентам и требованиям компании.

С помощью технологий искусственного интеллекта система выполняет анализ текста документа, выявляет возможные риски: штрафы, пени, нарушения сроков оплаты или поставки, несоответствия корпоративным требованиям.

Правила проверки задаются в специальном блоке «Обработка документа генеративным ИИ» в схеме бизнес-процесса.

После выполнения проверки система автоматически добавляет найденные несоответствия в текст задания. Весь процесс занимает всего несколько секунд, после чего сотруднику остается принять решение: согласовать документ, отклонить его или отправить на доработку.

Такой механизм помогает автоматизировать контроль качества документов и снизить риски при работе с договорами и другими важными файлами.

Кейс №4. Вопросно-ответный поиск документов

Часто сотрудникам необходимо быстро найти ответ на конкретный вопрос. Обычно для этого приходится искать документы в системе, просматривать большие объемы информации и самостоятельно анализировать содержимое файлов.

Интеллектуальный поиск документов в DirectumRX значительно упрощает этот процесс. Пользователь задает вопрос обычными словами, например:

«Какой график платежей согласован по договору с компанией N?»

В результате система формирует понятный ответ и предоставляет ссылки на документы-источники.

Дополнительно можно использовать фильтры для уточнения области поиска. При подготовке ответов учитываются права доступа пользователя, поэтому каждый сотрудник получает только ту информацию, к которой у него есть разрешение.

В основе вопросно-ответного поиска лежат современные технологии RAG (Retrieval-Augmented Generation) и LLM (Large Language Models), которые позволяют повысить точность поиска информации и сделать работу с корпоративными знаниями более удобной.

Кейс №5. Личный интеллектуальный помощник

Интеллектуальный помощник в DirectumRX может использоваться как персональный ИИ-ассистент для автоматизации ежедневных задач сотрудников и ускорения выполнения рабочих процессов.

С помощью искусственного интеллекта в бизнесе сотрудники могут обращаться к помощнику с различными запросами и получать поддержку без необходимости самостоятельно искать инструкции, изучать регламенты или выполнять большое количество рутинных действий.

Например, ИИ-ассистент может помочь:

оформить заявку на доступ к системе;
подготовить и отправить запрос в бухгалтерию;
проанализировать документы и выделить ключевую информацию;
найти необходимые сведения в корпоративных данных;
подготовить текст или рекомендации для выполнения задачи.

Использование личного ИИ-помощника в электронном документообороте позволяет сократить время на выполнение типовых операций, повысить удобство работы сотрудников и сделать взаимодействие с корпоративными системами более простым и эффективным