Представляем решение «Командировки и авансовые отчеты» или работа в новых экономических условиях
Последние изменения в законодательстве вселяют в сердце надежду на перевод большей части процессов документооборота между организациями и государством в электронный вид. Мы стараемся следить за изменениями и быть на передовой трендов цифровизации и цифрового взаимодействия.
Компания DIRECTUM в плане экономии времени сотрудников и уменьшения рисков при оформлении авансовых отчетов и командировок предлагает новое техническое решение (ТР) для своих клиентов. Давайте и мы с Вами познакомимся с новым ТР, решаемыми задачами, кейсами применения и его возможностями.
Авансовый отчет – документ первичного учета, к нему предъявляются определенные требования в плане оформления и отображения информации. Необходимо четко обозначить тип каждого расхода и предъявить оправдательный (подтверждающий) документ к каждому расходу. При этом на руках может быть несколько документов, подтверждающих один расход. Или же разные типы расхода учтены в одном подтверждающем документе. При этом нужно не забыть просчитать все лимиты на расходы и учесть требования политики компании в отношении командировок.
Решение помогает перевести все эти особенности на «плечи» автоматизированной системы. Теперь сотрудникам (подотчетному лицу, его руководителю, бухгалтеру, согласующим) больше не надо держать это в голове. Это дает эффект прозрачности процесса и контроля исполняемости. Решение уже готово для работы с документами первичного учета полностью в электронном виде с использованием различных видов ЭП для согласования и утверждения.
Назначение решения:
- Быстрая работа с заявками на командировку;
- Автоматизация отчетности по командировкам и другим расходам;
- Сокращение времени на заполнение;
- Ускорение согласования;
- Обеспечение сохранности данных и безопасности.
Решение позволяет полностью автоматизировать процесс оформления, согласования и сопровождения командировки. Включая формирование обязательного приказа (также его согласование и регистрацию), формирование дополнительного документа – служебной записки. Благодаря возможностям решения подтверждающие документы могут быть легко занесены в виде фотографий, скан-копий, электронных оригиналов документов. Сам авансовый отчет может быть подписан ЭП: УКЭП или УНЭП и ПЭП, при наличии соответствующего регламента использования ПЭП и соглашения участников электронного взаимодействия.
Есть возможность передачи структурированных данных в ERP в зависимости от используемой учетной системы. Можно настроить двухстороннюю передачу данных. Комплексная автоматизация позволяет сократить время на работу с заявками и отчетами, сохраняет данные и прозрачность процесса, обеспечивает результативность работы, также предоставляет возможности автоматизации процессов оформления и согласования командировки и авансовых отчетов. В том числе:
- единое место для организации процесса;
- логическая последовательность действий;
- сохранность информации на всем жизненном цикле;
- автоформирование документов (служебная записка, приказ о направлении сотрудника в командировку, сам авансовый отчет);
- ускорение работы сотрудников;
- сокращение ненужных этапов и личного присутствия;
- автозаполнение документов информацией;
- достоверность и неизменность подаваемых данных при использовании ЭП.
Более подробно ознакомиться с решением или задать вопросы Вы можете, прислав заявку на электронный адрес: d_xeniya@t-asu.ru.