Как повысить эффективность бизнес-процессов в компании?

Этот вопрос уже становится риторическим. Но те, кто принимает его, как руководство к действию, получают настоящие результаты в рублях, часах, трудозатратах. Своим рецептом сегодня делится ООО «Геокад», начавшее совершенствовать систему управления.

Компания «Геокад» основана в 2009 году в городе Тюмени, и за несколько лет работы добилась высоких показателей. Основной профиль деятельности предприятия – инженерно-изыскательские работы для строительства, проектирования и реконструкции объектов, а также комплекс землеустроительных и кадастровых работ. К 2013 году объем производства, количество заказов и число сотрудников «Геокад» вырос в несколько раз, в связи с чем возникла потребность в автоматизации оперативного управления компанией.

В связи с увеличением количества заказов и объемов работы, а также планируемым развитием и расширением бизнеса компания «Геокад» пришла к тому, что необходимо повышать эффективность бизнес-процессов, усовершенствовать систему управления и исполнительскую дисциплину, повышать управляемость и прозрачность бизнеса. Для решения этих задач сотрудники ООО «Геокад» рассматривали несколько систем, среди них были такие продукты как: Мегаплан, Outlook, ELMA. В результате выбор был сделан в пользу системы ELMA, т.к. она содержит весь необходимый компании функционал. Кроме это руководству компании «Геокад» ELMA показалась наиболее простой и понятной в использовании.

На первом этапе специалисты «Тюмбит-АСУ» совместно со специалистами «Геокад» составили техническое задание на внедрение программного продукта «ELMA», где описывались ключевые показатели проекта и подали заявку на получение гранта на реализацию консалтингового проекта от Европейского банка реконструкции и развития (ЕБРР).

После рассмотрения технического задания ЕБРР и непродолжительных переговоров, в процессе которых сотрудники банка высказали мнение, о том, что это одно из лучших представленных технических заданий, компанией «Геокад» был получен гранд на реализацию проекта по внедрению системы «ELMA». В результате, по условиям данного гранта, компании «Геокад» было возмещено около 50% затрат на проект по внедрению системы «ELMA».

Наиболее острые проблемы, присутствовавшие в ООО «Геокад», и побудившие компанию к автоматизации:

Затруднен контроль исполнительской дисциплины при большом объеме проектов;
Отсутствие единой информационной среды для всех подразделений;
Отсутствие автоматизации процессов и документооборота компании;

Перед командой проекта были поставлены следующие основные задачи:

Увеличение оборота компании за счет повышения рентабельности производственных процессов (автоматизация и совершенствование критичных для компании процессов);
Сокращение времени обработки заказа, сокращение просрочки;
Разгрузка топ-менеджеров от рутинных дел и предоставление им возможность заниматься стратегическими задачами;
Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников (до 100%);
Сокращение временных затрат на мониторинг и анализ эффективности работы со стороны как руководителей данных процессов, так и непосредственных участников, что повысит управляемость и прозрачность бизнеса;
Снижение издержек компании, связанных с документационным обеспечением управления – время на подготовку и согласование документов, время на поиск документов, время на обмен документами внутри компании. Что в итоге приведет к возможности снижения себестоимости услуг и возможному снижению стоимости предоставляемых услуг для конечных потребителей и привлечению большего количества клиентов.

Процесс внедрения системы «ELMA» проходил без особых сложностей, совместная проектная команда обеих компаний работала слаженно и эффективно, а поддержка руководства «Геокад» была на высшем уровне, что позволило быстро завершить проект.

Особенно хотелось бы отметить, что практически все внедрение прошло удаленно, личные встречи между сотрудниками компаний проходили только во время подписания каких-либо документов и в процессе проведения обучения пользователей системы.

Руководство ООО «Геокад» положительно оценило результаты внедрения системы «ELMA» и планирует дальнейшее сотрудничество с компанией «Тюмбит-АСУ». Уже сейчас компания получает положительные эффекты от применения системы ELMA, а именно:

контроль над работами по проекту;
единый регламент оформления и хранения документации;
фиксация задач в наглядном виде;
уведомление о сроках выполнения и завершения проектов и задач;
эффективное планирование времени сотрудников.

Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться в компанию «Тюмбит-АСУ»:

625026, г. Тюмень, ул. Мельникайте 101/9, офис 411. Телефон: +7 3452 689 689 (доб. 1773), e-mail: matveev_av@axbp.ru
295033, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Глинки, 76. Телефон: +7 978 05 02 444 (доб. 1773), e-mail: matveev_av@axbp.ru