17-21 февраля 2020 года прошел 23-й Московский международный логистический форум (ММЛФ, https://www.mmlf.ru/). На площади в 4 000 квадратных метров собрались свыше 700 делегатов. На форуме выступили более 50 руководителей цепей поставок и логистических подразделений крупнейших компаний-драйверов рынка, среди участников DECATHLON, OZON, Johnson&Johnson, X5 Retail Group, АШАН, МАГНИТ, Леруа Мерлен, О’КЕЙ, М.Видео-Эльдорадо и др.
20 февраля в рамках панельной дискуссии было представлено и решение от компании Synerdocs «Электронные транспортные накладные (ЭТрН) в грузоперевозках». Что нового в данном решении и чем оно поможет участникам грузоперевозок, расскажем ниже.
Традиционная схема работы
Рассмотрим, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний:
Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составляется в трех экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.
- Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в учетной системе предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.
- На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.
- После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.
- Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.
Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко. В следующей главе я подробно расскажу о том, как ускорить возврат накладной и минимизировать риск потери.
Как перейти от «бумажной» реальности в цифровое будущее с электронной транспортной накладной?
Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать ЭТрН в сервисе электронного обмена документами Synerdocs. На схеме представлена последовательность подписания документа в сервисе Synerdocs:
- Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.
- Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:
чат-бот для мессенджера Viber: | или СМС |
- Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.
- Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.
- Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или СМС-подписание.
- Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.
Заметили, что порядок подписания электронной транспортной накладной не сильно отличается от традиционного на бумаге? Это действительно так, и бизнесу не составит труда перейти на документооборот в электронном виде.
Выбираем приоритетный путь работы
Решая перевести транспортные накладные в электронный вид, компания-заказчик ищет наиболее подходящий вариант работы, предлагаем следующие варианты:
Для грузоотправителя, грузополучателя, транспортной компании | Для водителя |
1. Работа в интерфейсе веб-клиента Synerdocs.
2. Интеграция с учетной системой (Галактика ERP и др.) 3. Универсальный сервис интеграции Synerdocs, подходящий к любой учетной системе. |
1. Использование чат-бота мессенджера Viber.
2. Работа с документом посредством СМС-сообщений. |
Выгоды использования ЭТрН есть для всех участников грузоперевозок