Инфоцентр
Во-первых, расшифруем, СЭД – это система электронного документооборота.
Во-вторых, нужно отметить, что в последние три-пять лет на системы электронного документооборота переходит все большее число компаний, как крупных, так и средних, и даже совсем небольших.
Для электронного документооборота используются специальные программные платформы. Например, одна из наиболее популярных – система Директум.
Внедрение СЭД предполагает закупку такой программной платформы, установку и настройку ее на рабочих местах пользователей, заполнение баз данных, перевод бумажной документации в электронную форму.
Но что же в результате получает компания от внедрении СЭД? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?
Постараемся ответить на этот вопрос.
Внедрение СЭД производится практически для всех подразделений компании. В зависимости от ее организационной структуры это могут быть:
- руководство предприятия,
- юридический отдел,
- канцелярия,
- отдел финансового контроля,
- бухгалтерия,
- проектно-сметный отдел,
- административно-хозяйственная служба,
- отдел кадров,
- отдел продаж
- тендерный отдел т.д.
Оценивая результаты внедрения СЭД, эксперты выделяют такие важные и достаточно общие преимущества, которые проявляются в любом из подразделений:
Увеличение производительности труда
При внедрении СЭД рост производительности труда достигается за счет сокращения времени на поиск необходимых документов и информации.
Система электронного документооборота позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале. Теперь можно более эффективно потратить свое рабочее время.
Оптимизация бизнес-процессов
В рамках внедрения СЭД в большинстве случаев происходит оптимизация процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных стадий.
Соответственно в любой момент времени можно легко найти «узкое» место, не позволяющее процессу идти дальше. Аналогичный пример можно привести и по согласованию других видов документов – счетов на оплату, заявок на расходование денежных средств, бюджетов компании, потребностей в закупке материалов и т.д.
Те, кто уже внедрил в своей компании СЭД, часто говорят, что электронный документооборот выявил недостатки в организации деятельности – позволил увидеть среди своих сотрудников мало загруженных «лентяев» и тех «трудоголиков», которые оказались просто перегружены задачами и документами.
Коллективная работа в СЭД и улучшение взаимодействия между отделами
Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между отделами внутри компании.
Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.
Внедрение СЭД уменьшает влияние «человеческого фактора»
Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при наличии внедренной системы электронного документооборота займет всего несколько секунд.
Внедрение СЭД способствует снижению материальных затрат
Помимо увеличения производительности труда, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации.
Уменьшение необходимости в дополнительном персонале
Внедрение СЭД позволяет так организовать работу компании, что рост объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.
Развитие «командного духа»
Интересно, что внедрение системы электронного документооборота повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.
Это неслучайно, срабатывает эффект социализации и сплочения, подобный тому, который наблюдается при общении людей в социальных сетях. Можно сказать, что внедрение СЭД в определенной степени удовлетворяет естественную потребность человека в коллективной деятельности и общении.
Исключение утечки информации
У современных СЭД развитые средства управления доступом позволяют грамотно построить стратегию безопасности при работе с разными видами документов.
Внедрение СЭД обеспечивает максимально эффективное использование всех информационных систем предприятия
Как правило, в любой компании уже установлены учетные или комплексные ERP-системы предприятия. Интеграция этих систем с СЭД позволяет поднять эффективность общего управления предприятием на качественно новый уровень (см. проект Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона»).
Наконец, внедрение СЭД обеспечивает комплексный рост таких конкурентных преимуществ предприятия, которые не измеряются количественно. Это уверенность менеджмента в правильности исполнения поручений и соблюдении сроков решения задач, это и общее изменение корпоративной культуры.
И, что еще немаловажно — создание имиджа передового современного предприятия с понятными и прозрачными бизнес-процессами и хорошо отлаженной системой управления.
Кстати, серьезные зарубежные компании среди основных требований, которые они предъявляют к своим партнерам, в первую очередь называют именно электронный документооборот.
