Чем объясняется  выбор? Критерии выбора BPM-системы компанией, насчитывающей в штате несколько тысяч сотрудников                                                                                                                                                      

Что такое BPM-системы и чем они лучше классических СЭД?

1e

BPM – это концепция процессного управления организацией. Основными целями данной концепции являются:

  • сокращение времени выполнения процессов;
  • повышение прозрачности бизнес-процессов для всех участников;
  • контроль процессов с помощью системы показателей;
  • возможность быстрого изменения бизнес-процессов без остановки работы;

Информационные системы, поддерживающие данную концепцию называют BPM-системами (системами управления бизнес-процессами). Лидером среди отечественных систем данного класса является система ELMA.

2e

Работа системы основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов предприятия с помощью наглядных диаграмм. Затем эти диаграммы становятся исполняемыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия сразу после завершения моделирования.

Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Таким образом, с помощью данных систем руководство предприятия достигает сразу несколько основных целей:

  1. Базу знаний актуальных процессов в нотации BPMN;
  2. Процессы работают сразу после завершения моделирования;
  3. Возможность автоматически сгенерировать регламент работы участников процесса в MS Word.

Система ELMA работает в обычном браузере (в том числе и на всех мобильных устройствах) и не требует установки отдельного приложения на каждой клиентской машине, это придает дополнительное ускорение развертыванию системы на предприятии.

3e

ОАО «Запсибкомбанк» одним из первых в Тюмени оценил преимущества данной системы и приступил к автоматизации самых трудоемких внутренних процессов:

  1. Обработка входящих писем;

Входящее письмо автоматически регистрируется и отправляется по маршруту. Система в зависимости от значений полей карточки выбирает типовой маршрут исполнения, либо отправляет на резолюцию руководству.

  1. Обработка исходящих писем;
  2. Обработка организационно-распорядительной документации;

При запуске процесса система предлагает заполнить набор полей, после чего генерирует документ на фирменном бланке в MS Word, что позволяет сохранить единообразие оформления всей внутренней и внешней корреспонденции. Далее документ отправляется на маршрут согласования, система автоматически выбирает согласующих, исходя из орг. структуры предприятия. Заканчиваются процессы автоматической регистрацией документов и постановкой задач исполнителям.

  1. Обработка входящих счетов на оплату.

Ежедневно Запсибкомбанк обрабатывает сотни входящих счетов, этот процесс очень трудоемок и не удивительно, что в таком хаосе стали происходить сбои. Во-первых счета могли потеряться при пересылке из дальних филиалов или по ним мог выйти срок оплаты, во-вторых куратору счета приходилось обойти большое количество согласующих. Настроенный процесс в ELMA полностью исключил данные проблемы, а руководство теперь согласовывает счета реестром, не тратя время на каждый счет в отдельности. Завершается процесс автоматической выгрузкой счета в учетную систему.

4e

 

Всего в данных процессах задействовано более 1000 сотрудников Запсибкомбанка. Для такого количества пользователей в Запсибкомбанке развернута веб-ферма серверов ELMA.

После окончания проекта по внедрению пилотных процессов, Запсибкомбанк продолжает развивать систему и в настоящий момент в процессе запуска ряд новых процессов.

Среди основных преимуществ системы руководство Запсибкомбанка особенно выделяет:

  • Возможность изменения процесса «на ходу». ELMA позволяет вносить изменения в процессы, не останавливая текущую работу;
  • Актуальная база моделей бизнес-процессов, которые реально работают;
  • Экономия ресурсов на обслуживании рабочих мест пользователей, благодаря веб-интерфейсу системы;
  • Получение отчетности по исполнительской дисциплине;

5e

 

Работы по внедрению системы выполнял отдел пуско-наладочных работ ЗАО «Тюмбит-АСУ».

Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю разработчика системы «ELMA» в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru

Заказать

Купить