Инфоцентр
Как скоординировать действия менеджеров всех служб предприятия и иметь возможность получения оперативной информации о состоянии любого из договоров? Как не запутаться в многочисленных изменениях и дополнениях? Предприятие ОАО «Дорожно-эксплуатационное управление Калининского автономного округа» начало использовать функциональность модуля «Управление договорами». Данный модуль предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов.
Договоры и контракты являются важными юридическими документами, регулирующими взаимоотношения между субъектами хозяйствования и влияющими на их деятельность. Для ведения учета договоров многие организации используют MS Word и MS Excel, но при их большом количестве данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.
Первоначальная задача, которая была поставлена перед специалистами ЗАО «Тюмбит-АСУ» — это дать возможность формировать акт сверки в разрезе договоров, так как данной аналитики нет в действующем плане счетов. Для ее решения было проведено обучение ответственных лиц от разных служб предприятия, которые заинтересованы в получении информации по исполнению условий договора: своевременное выставление счетов, актов, контроль оплаты.
Для специалистов таких служб был открыт доступ к картотеке договоров для ввода реквизитов договора, спецификации, календарных планов, а также к получению отчетности по исполнению договоров.
Рис.1. Карточка договора, пункты календарного плана
По мере заполнения в системе информации о договорах, происходит их привязка к первичным документам через счета на оплату/закупку, выписанные с 01/01/13 – для появления возможности собрать данные для акта сверки по оперативному учету и сформировать исходящего сальдо по контрагентам в разрезе договоров. С 2014 года намечены изменения в плане счетов — добавление аналитического уровня на счетах 60 (расчеты с поставщиками), 62 (расчеты с покупателями).
Рис.2. Схема взаимосвязи с модулем «Управление договорами»
Благодаря созданию в договорах пунктов календарного плана появилась возможность пакетной выписки счетов на оплату с автоматическим заполнением наименования услуги, общей суммы, суммы налогов, ссылки на договор. Как признались сотрудники, выполняющие ежемесячную выписку сопроводительных документов – это значительно сократило время оформления документов и позволило в печатной форме счета на оплату видеть номер и дату договора.
Рис.3. Ссылочная информация о договоре в счете (документ-основании)
Следующим шагом, который планируется внедрить на предприятии – это привязка сторонних платежных документов к счетам на оплату, что даст возможность увидеть полную картину по договору и контролировать задолженность клиентов.
Для оплаты выставленных поставщиками счетов предложено использовать модуль «Платежный календарь» контура «Управление финансами», что позволит не забыть о тех счетах, которые еще не оплачены, о периодических платежах (например, налоги и сборы).
В дальнейшем оба финансовых потока будут сведены в едином интерфейсе «Платежный календарь», который обеспечит управление движением денежных средств, формирование реестров на оплату, моделирование различные ситуаций.
Таким образом, работа в единой информационной базе системы «Галактика ERP» позволяет получить значительный эффект для предприятия.
Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю корпорации «Галактика» в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: +7(3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru
