Инфоцентр
Компания Тюмбит-АСУ поделилась своим опытом, продемонстрировав в рамках заседания клуба ИТ-директоров тюменского региона возможности системы ЭСКИЗ по управлению ИТ-проектами.
Благодаря нововведениям в системе ЭСКИЗ появилось понятие «Проект» и возможность ведения портфеля всех исполняемых и планируемых проектов в компании. В системе можно зарегистрировать проект как внешний (выполняемый для клиента) компании, так и указать, что он является внутренним, т.е. направлен на решение собственных задач компании.
Стоит отметить, что при работе с экранными формами по проектам пользователям доступны все стандартные возможности системы ЭСКИЗ (настройка отображаемых столбцов, сортировка и группировка записей, быстрая фильтрация).
С чего начинается проект? Разумеется с плана! Мы не стали создавать свой собственный редактор планов, т.к. для создания и редактирования планов на рынке существует огромное множество приложений. Наиболее известным инструментом является Microsoft Project, поэтому в первую очередь поддержку именно этого приложения мы реализовали в модуле управления проектами.
Работа в системе строится следующим образом:
- Формируется план проекта в приложении Microsoft Project (с указанием структуры работ, сроков начала и окончания, исполнителей, плановых трудозатрат и затрат)
- В системе ЭСКИЗ создается новый проект, в котором указывает основные реквизиты, создаются этапы проекта.
- По каждому этапу набор задач формируется автоматически путем загрузки из соответствующего файла плана Microsoft Project.
Таким образом, каждая задача из плана проекта назначается конкретному исполнителю (либо руководителю проекта если исполнитель еще не определен), по ней назначаются требуемые сроки, определяются плановые трудозатраты в человеко-часах, а также плановые затраты в рублях (например, исходя из почасовой ставки ресурса).
В результате загрузки плана проекта в системе ЭСКИЗ отображается наглядная иерархия задач проекта с указанием плановых и фактических данных — статусы, сроки, трудозатраты, затраты, отклонения.
Каждый участник проекта в представлении «Задания Вам» получает индивидуальный перечень задач по всем проектам где он участвует.
По мере выполнения задач участник вводит табеля с указанием даты, затраченного времени и описания выполненной работы. Рассмотрение табелей с последующим утверждением либо отклонением выполняет постановщик по задаче – это может быть руководитель проекта либо консультант ответственный за группу задач.
Наличие табелей по каждой задаче позволяет оценивать динамику выполнения задачи, сравнивать базовую и фактическую трудоемкость и принимать соответствующие управленческие решения.
Стандартные возможности системы ЭСКИЗ позволяют в рамках задачи вести по ней переписку в виде интерактивного чата, отправлять и получать уведомления на электронную почту и sms. Система автоматически рассылает уведомления о наступлении срока выполнения задаче, при выполнении ряда условий позволяет исполнителю перенести срок с указанием причины переноса.
По мере выполнения работ по проекту в системе накапливаются фактические данные по каждой задаче – фактические даты начала и окончания, фактическая трудоемкость, фактические затраты.
Сравнение фактических данных с базовыми по каждой задаче, группам задач, этапам проекта и проекту в целом предоставляет возможность оперативной выявлять отклонения, их причины и влиять на ход выполнения проекта.
Ключевые преимущества решения по управлению проектами в системе ЭСКИЗ:
- Единая система для контроля исполнения заданий по текущей деятельности и проектам
- Коллективная работа всех участников проекта с задачами
- Возможность учета и анализа использования рабочего времени
- Автоматический сбор фактических данных по исполнению проекта
- Контроль прав пользователей с учетом ролей в проекте
- Загрузка плана проекта из приложения Microsoft Project
Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к разработчику системы в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: +7(3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru
