Инфоцентр
Контрагентов уже больше ста, а документов с каждым из них — тысячи.
Взаимные сверки — ваш привычный бизнес-процесс.
Бумажные архивы занимают отдельные комнаты.
Суммы за пересылку документов — отдельная строка бюджета.
Знакомая ситуация? Значит, вам пора переходить на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.
К легкому безбумажному взаимодействию уже всё готово. Вам не придется тратить бюджеты и время на дополнительные модификации. Сразу после установки компонентов бизнес-решения вы можете приступить к внешнему электронному документообороту и ощутить эффект:
- Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
- Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного откуда и когда угодно.
- Скорость электронного обмена документами с контрагентами сокращаются с 2-3 недель до нескольких минут благодаря готовой интеграции с сервисами внешнего юридически значимого документооборота (ЭДО).
- Стоимость пересылки документов сокращается в 50 раз.
- Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.
Исходящие договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы формируются в системе электронного документооборота. Первичные формализованные документы о передаче товаров или результатов работ, заносятся в СЭД из учетной системы. Бумажные документы — путем сканирования. Таким образом, сотрудники получают доступ к единому хранилищу документов компании.
Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО встроена в стандартный процесс внутреннего согласования и не зависит от вида или формата документов. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена документами и ставится на контроль, а при получении ответа — снимается с контроля, система уведомляет об этом ответственного. При обмене через сервис ЭДО соответствие файлов требованиям регулятора проверяется автоматически.
Входящие юридически значимые документы автоматически поступают из сервиса внешнего обмена в систему электронного документооборота, причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.
Прямо в системе пользователь может отправлять или принимать приглашения на электронный обмен документами с контрагентами, подписывать документы и отказывать в подписании. Таким образом ему не нужно переключаться между интерфейсами СЭД и сервиса обмена. Это экономит его время и снижает вероятность ошибок.
Контрагенты используют разные сервисы ЭДО? Не проблема!
Система электронного документооборота выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Это происходит абсолютно прозрачно для пользователя СЭД.
Коннекторы к сервисам обмена с контрагентами (Synerdocs, Диадок. СБИС, СФЕРА Курьер) позволяют работать только в интерфейсе системы электронного документооборота, исключая необходимость переключаться между окнами сервисов.
Даже если ваши контрагенты подключены к разным операторам электронного обмена документами, вам достаточно подключиться только к одному-двум сервисам обмена. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг — технологию, позволяющую отправлять электронные документы практически любому распространенному сервису ЭДО через своего оператора.
Храните и предоставляйте информацию с учетом требований закона
Решение «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.), как электронных, так и бумажных.
Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (по закону равнозначна собственноручной). Подписанные бумажные документы хранятся в виде сканов.
Готовиться к налоговым и аудиторским проверкам можно без лишних усилий. В системе легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке. При этом документы выгружаются сразу в том формате, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы.
Архив прост в управлении — гибко распределяйте права доступа, выделяйте версии, настраивайте жизненный цикл документов и отслеживайте историю работы с ними. После истечения заданных сроков хранения документы автоматически перемещаются из оперативного в архивное хранилище, тем самым поддерживается высокая скорость работы системы.
Материалы взяты с сайта https://www.directum.ru/mkdo
Если вы хотите автоматизировать процессы обмена документами с контрагентами, сделать свой бизнес еще эффективней — поможем вам с постановкой ТЗ и автоматизацией! Оставляйте заявку на сайте, или пишите на почту info@t-asu.ru
