ELMA: Управление проектами

 

Проекты являются не типовыми задачами, требующими сложного взаимодействия различных подразделений, и состоят при этом из последовательности этапов. Выполнение таких задач может состоять из десятков задач более мелких, в выполнении которых задействуются десятки, сотни и даже тысячи сотрудников организации.

При выполнении проектов особую важность имеют три составляющие:

• Качество конечного продукта, соответствующее заранее определенному уровню;
• Сроки, в которые выполняются все работы;
• Бюджет, в который необходимо уложиться.

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками.

В целом, управление проектами включает в себя следующую деятельность:

• Определение требований проекта;
• Определение четкой и достижимой цели;
• Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости;
• Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников;
• Контроль за соответствие хода выполнения проекта заранее определенным планам. Корректировка хода выполнения проекта в соответствии с возможными отклонениями.

Управление проектом – задача менеджера проекта; задача, нетривиальная, требующая от специалиста большого опыта, знаний и нередко также интуиции. Конечно, никакая компьютерная система в полной мере пока не способна полностью заменить хорошего менеджера проекта, однако такая система может стать для менеджера проекта хорошим помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач (например, таких, как построение диаграммы Ганта), чтобы у менеджера оставалось больше времени на решение нетривиальных задач.

Приложение «ELMA: Управление проектами» представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Основные функции приложения «ELMA: Управление проектами» позволяют эффективно решать следующие задачи:

• Управление сроками выполнения проекта;
• Организация единого информационного пространства по проекту;
• Коммуникации между участниками проекта;
• Управление бюджетом проекта;
• Информирование участников проекта о ходе выполнения проекта;
• Управление рисками проекта.

Как это работает?

Прежде, чем с проектом можно будет работать в приложении «ELMA: Управление проектами», в систему предварительно требуется загрузить его содержание, а в частности – календарный план и общую информацию по нему.

В целом, описать использование приложения «ELMA: Управление проектами» можно в четырех простых шагах:

Шаг 1. План проекта формируется в программе Microsoft Project, указываются исполнители задач. При этом фамилии исполнителей задач проекта используются идентичные фамилиям учетных записей соответствующих пользователей системы ELMA.

Шаг 2. Файл проекта Microsoft Project (MPP-файл) загружается в систему ELMA. Приложение «ELMA: Управление проектами» автоматически распознает содержимое MPP-файла, формирует план проекта, выбирает исполнителей задач проекта – если файл проекта был составлен верно, никакой ручной работы по адаптации проекта в системе не потребуется. Для задач, у которых не был указан исполнитель в файле проекта, исполнителем назначается менеджер проекта. Прямо в мастере импорта проекта можно выбрать других исполнителей для задач.

 

Шаг 3. Менеджер проекта может приступать к работе с приложением «ELMA: Управление проектами» и использовать все его функции. Система автоматически будет ставить задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Исполнители «закрывают» задачи по мере их выполнения, а руководитель оперативно видит статус хода всего проекта и проблемные зоны.

В идеальном случае достаточно трех этих шагов, но на практике обычно имеет место еще четвертый:

Шаг 4. Как правило, редкий проект обходится без смены календарного плана. При этом требуется понять, что уже сделано, что еще предстоит сделать и оповестить об изменении сроков ответственных лиц. Система ELMA позволяет сделать это быстро и эффективно – возможна загрузка измененного файла из Microsoft Project. При этом будут учтены изменения в плане проекта – созданы новые задачи, изменены исполнители по текущим, сдвинуты сроки и т.д. Если происходит смещение задачи или задача удаляется, то текущий исполнитель получает оповещение.

Поправить календарный план проекта можно непосредственно в приложении «ELMA: Управление проектами», но для удобства совершения ощутимых изменений предпочтительнее выгрузить текущий статус проекта в виде файла Microsoft Project, доработать его уже там, а затем загрузить измененный файл снова в ELMA.

Загружать и выгружать файл проекта между системой ELMA и программой Microsoft Project можно в любой момент сколько угодно раз прямо в ходе выполнения проекта.

Организация единого информационного пространства

Менеджер проекта получает в лице приложения «ELMA: Управление проектами» удобную среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

 

На одной странице приложения отображается следующая информация:

• Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус.
• Календарный план и задачи проекта. В списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее.
• Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку по проекту.
• Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату.
• Документация. Содержит список документации по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т. д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, чтобы только нужные участники проекта имели к ним доступ.
• Риски проекта. Потенциальные проблемы проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения. Важно постоянно держать в голове риски проекта, чтобы в случае их возникновения быть полностью готовым эффективно минимизировать и устранить последствия.

Вся эта информация, представленная на странице проекта, отображается в виде портлетов – небольших информационных окон – состав, порядок и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации по тому или иному вопросу (например, по бюджету), достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.

Отслеживание выполнения календарного плана

Приложение «ELMA: Управление проектами» ставит задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Каждому исполнителю – свой набор задач.

 

Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ. После завершения задачи в проекте ставится соответствующая отметка. Исполнители «закрывают» задачи по мере их выполнения, а руководитель оперативно видит статус хода всего проекта и проблемные зоны: в плане проекта завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание — красным, задачи, над которыми ведется работа – зеленым. В плане также проставляется процент завершения работ.

В системе предусмотрено построение диаграммы Ганта, позволяющей наблюдать графическое представление плана проекта:

 

Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел.

Коммуникации в проекте

Зачастую для эффективного выполнения задач проекта требуется качественно организовать коммуникации между его участниками. В системе ELMA продуман механизм для таких коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения по проекту и общаться в лентах сообщений. Кроме того, к сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта. Там же можно их комментировать. Таким образом, вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте.

 

Если у участника проекта есть тема для обсуждений – он просто бросает сообщение в ленту сообщений. Все нужные пользователи системы мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии так же увидят все нужные пользователи. Это очень похоже на общение в Facebook – так же удобно, но только сообщения видят исключительно нужные сотрудники организации – от посторонних глаз переписка надежно скрыта.

Контроль бюджета проекта

Приложение «ELMA: Управление проектом» позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, формируются плановые цифры и по фактическим документам идет учет фактических цифр. Предусмотрены различные варианты отображения бюджетной информации.

 

Фактические значения дохода и расхода оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по маршруту. Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры – в любой момент можно просмотреть не только откуда, какие и как пришли или ушли средства, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них.

В проектах внедрения возможно внедрение процесса заявки на выделение средств в разрезе проектных статей и завязка этого процесса на бухгалтерию. Поступление средств в бюджет проекта так же может выполняться в рамках бизнес-процесса. Таким образом, занесение информации в бюджет проекта системы ELMA осуществляется автоматически. Для проектных компаний это позволяет ускорить расчеты с подрядчиками, контролировать их и тем самым ускорять общий ход проекта. А руководителю проекта это дает возможность в любой момент времени посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.

Ограничение доступа к коммерческой информации

В рамках выполнения проектов его участники могут работать с колоссальными объемами самой различной информации. Эта информация может составлять коммерческую или иную тайну; при сумбурной организации проектных работ может иметь место утечка информации, ее нежелательное разглашение.

 

Приложение «ELMA: Управление проектами» позволяет гибко разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к этим ресурсам получат только те участники, которые должны иметь к ним доступ для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

Управление рисками

При работе с проектом очень важно предусмотреть максимум возможных сложностей, которые потенциально могут случиться в ходе его выполнения и негативно повлиять на реализацию проекта. Приложение «ELMA: Управление проектами» имеет удобный инструмент управления рисками проекта.

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта – он всегда находится на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

 

Риски проектов могут быть разрешены, когда в приложении «ELMA: Управление проектами» им будут сопоставлены некоторые действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результаты проекта.