В Омском государственном техническом университете успешно завершен первый этап внедрения единой системы автоматизации процессов управления ВУЗа.

Омский государственный технических университет стремится попасть в число лидеров высшего образования, и уже много сделал для этого качественного скачка…

Одним из шагов в достижении данной цели, является внедрение современного комплексного решения для осуществления информационной поддержки эффективного управления учебным процессом.

Современный ВУЗ – это огромное предприятие, насчитывающее тысячи сотрудников и десятки тысяч студентов. Это предприятие имеет те же процессы, которые присущи обычной производственной или торговой компании: продажи (предоставление образовательных услуг), основное производство (учебный процесс), снабжение (от запчастей и строительных материалов, до образовательных услуг, покупаемых дополнительно на стороне), финансы (бюджеты и бухгалтерский учет) и т.д. Всем этим хозяйством нужно управлять – это не тривиальная задача! Для ее решения университеты применяют современные технологии управления, ИТ-решения от систем электронного документооборота и CRM, до продуктов класса ERP. Для автоматизации учебных процессов совсем не много достойных программных продуктов, а отечественных – можно на пальцах одной руки посчитать.

Омский государственный технических университет стремится попасть в число лидеров высшего образования, и уже много сделал для этого качественного скачка.

В начале 2012 года руководством вуза было принято решение о необходимости внедрения комплексной тиражной системы. В процессе анализа, выбора и проведения тендерных процедур была выбрана система «Галактика Управление Вузом», а исполнителем проекта стал официальный региональный представитель корпорации Галактика – ЗАО «Тюмбит-АСУ». Курирует проект и выполняет авторский надзор Экспертный центр корпорации «Галактика» по работе с вузами (Санкт-Петербург). Проект стартовал в июле 2012 г.

Для решения задач первого этапа были использованы следующие модули системы:

Основные задачи и результаты первого этапа успешного завершенного 20 декабря 2012 г.:

Подготовительные работы – выполнена успешная установка и настройка системы на рабочих местах пользователей;
Разработка/модификация конверторов, импорт данных – выполнена загрузка данных по студентам двух факультетов, а также сведения профессорско-преподавательскому составу;
Ввод справочников – введена вся необходимая нормативно-справочная информация;
Разработка печатных форм – разработано более 30 печатных форм приказов, справок, ведомостей;
Разработка/настройка отчетов для ВПО-1 – выполнены настройки для автоматизированного получения сводной информации;
Подготовка инструкций и обучение пользователей – подготовлены технологические инструкции и проведено обучение сотрудников университета.

Настройка контура администрирования помимо разграничения прав доступа пользователей к данным системы, позволила осуществлять журнализацию всех действий пользователей (добавление, изменение, удаление данных) и при необходимость осуществлять откат нежелательных действий (например, случайное удаление записей или документов) по журналу.

С помощью подготовленных конверторов данных в систему были загружены первоначальные данные по двум факультетам Вуза — факультету транспорта нефти и газа (1536 студентов, 82 группы), факультету элитного образования и магистратуры (796 студентов, 93 группы). Это обеспечило возможность ведения централизованной картотеки студентов, групп. Также были загружены данных по профессорско-преподавательскому и прочему составу (10 729 человек), включающие сведения по текущим и бывшим сотрудникам ВУЗа.

Особый интерес у сотрудников университета вызвала возможность автоматизированного получения показателей для формы «ВПО-1» на основе данных системы «Галактика управление Вузом», включающих сведения по контингенту студентов (о приеме, численности студентов и выпуске специалистов, движение численности студентов, распределение по источникам финансирования) и персоналу учреждения. Требуемые выборки данных выгружаются в виде сводных таблиц Microsoft Excel, что обеспечивает возможность интуитивной настройки отображения (группировка, объем данных) и анализа информации в интересующих разрезах.

Источником данных для всех выборок являются первичные данные модулей «Приемная кампания», «Управление контингентом студентов», «Кадровый учет» обеспечивающие получения достоверной и согласованной информации по всем университету в целом.

Результаты первого этапа внедрения были представлены и обсуждались на круглом столе по информационным технологиям для управления высшим учебным заведением, который состоялся на базе ОмГТУ 20 декабря 2012 г. В семинаре приняли участие руководители учебно-методических управлений омских вузов, сотрудники Экспертного центра по работе с вузами и проектная команда ЗАО «Тюмбит-АСУ».

«Мы довольны сотрудничеством и планируем в следующем году перейти к внедрению других модулей системы «Галактика Управление Вузом». Особенно актуальным является внедрение нового модуля «Расписание учебных занятий», который уже установлен и проходит тестирование в нашем вузе», — заявил А.И. Калачев, советник проректора по учебной работе ОмГТУ и руководитель проекта.

Презентацию о результатах проекта можно скачать здесь.

Что дает автоматизация учебного процесса в Вузе с помощью решения «Галактика Управление вузом»?

Разработка и развитие решения Галактика Управление вузом — результат многолетнего сотрудничества корпорации «Галактика» с ведущими учебными заведениями стран СНГ. Сегодня пользователями решений корпорации являются около 30 образовательных учреждений. Среди них Югорский, Тихоокеанский и Дальневосточный государственные университеты, Зауральский гуманитарно-технический институт, Благовещенский филиал Московской академии предпринимательства, Ижевская государственная сельскохозяйственная академия и многие другие.

Решение «Галактика Управление Вузом» создано на базе системы Галактика ERP. Учитывает требования законодательства Российской Федерации к отраслевой информационной системе в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Министерства образования РФ. Решение сертифицировано ФГУ ГНИИ ИТТ «Информика» в рамках системы добровольной сертификации «ИнформикаСерт».

Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет:

осуществлять эффективное планирование учебного процесса в соответствии со стандартами второго и третьего поколения, с использованием семестрового и модульного принципов построения графика учебного процесса.
объединить основные подразделения вуза в единую информационную среду;
уменьшить объем бумажного документооборота, снизить трудоемкость процессов обработки и получения данных;
повысить достоверность и оперативность обработки информации для поддержки принятия своевременных управленческих решений;
формализовать и упорядочить бизнес-процессы;
снизить вероятность ошибок пользователей, являющихся «держателями» информации;
обеспечить контроль и управление финансовыми и кадровыми ресурсами;
обеспечить своевременное оперативное формирование управленческой отчетности для руководства вуза в необходимой степени детализации.

Важной особенностью решения Галактика Управление вузом является комплекс ная поддержка основной деятельности учебного заведения — учебного процесса. Планирование, контроль и анализ учебного процесса, объемов педагогической нагрузки, формирование расписания и сетки занятий (в том числе индивидуальных), управление контингентом студентов, контроль и анализ успеваемости; управление приемной кампанией, — вот далеко не полный перечень задач по поддержке учебного процесса, реализованных в решении Галактика Управление вузом.

Информация о заказчике:

Омский государственный технический университет осуществляет ведение образовательной деятельности по 224 основным образовательным программам высшего образования, 68 научным специальностям аспирантуры, 7 программам дополнительного профессионального образования, 14 программам профессиональной подготовки, а также повышения квалификации и профессиональной переподготовки по профилю основных профессиональных образовательных программ вуза и подготовки к поступлению в вуз.

В состав вуза входят филиалы в городах Нефтеюганске, Нижневартовске и Сургуте.

К структурным подразделениям, определяющим учебно-научную деятельность вуза, относятся институты и факультеты, кафедры, научно-исследовательский сектор, научно-исследовательские институты и лаборатории, подразделения учебно-методической и организационной поддержки учебного процесса. Университет имеет в своем составе 7 факультетов, 8 институтов, 53 кафедры.

Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю корпорации «Галактика» в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru