Инфоцентр
У Directum появилось новое крутое решение «Сравнение документов», которое автоматически сравнивает 2 версии документа и формирует отчет с визуализацией отличий»
Для чего использовать?
Допустим, сотрудник договорного отдела получил договор от контрагента. Важно убедиться, не внес ли контрагент в типовой договор серьезные правки, которые могут оказаться невыгодны компании или даже привести к убыткам.
Еще один кейс использования – согласование проекта документа внутри компании. На очередном круге согласования нужно просмотреть лишь изменившиеся места, не перечитывая документ полностью.
Сравнивать документы вручную долго и чревато ошибками. Эти проблемы способна решить автоматизация сравнения.
Как использовать?
Сотрудник запускает сравнение по кнопке в карточке документа или через пункт контекстного меню.
Сравнить можно две версии документа DIRECTUM, а также версию документа с файлом на компьютере. В последнем случае можно установить специальный флажок, чтобы файл импортировался в новую версию, если система найдет отличия. Таким образом, в системе создаются только нужные версии, которые содержат отличия от предыдущих.
Пользователь следит за ходом сравнения с помощью индикатора выполнения. Он запускается в отдельном процессе и не блокирует проводник. В результате сравнения формируется PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. А в примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.
Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.
Какой бизнес-эффект?
Новое решение снижает трудозатраты на сравнение документов и уменьшает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Сотрудникам не придется тратить часы на ручное сравнение двух версий важного договора, а усталость или невнимательность не повлекут за собой внесение в документ несогласованной правки.
