Инфоцентр
Мы отправили свой первый электронный документ с помощью сервиса межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота.
Почему перед нами встал выбор сервиса обмена электронными юридически значимыми документами? Мы просто задали себе ряд вопросов (количественные оценки даны за месяц):
- Сколько документов отправляется контрагентам? Мы отправляем примерно 450 документов.
- Сколько времени занимает процесс подписания документа (а если контрагент находится далеко, да еще и отправлен документ был на доработку)? У нас в среднем одна неделя. А с отдаленными заказчиками доходит до месяца.
- Как много расходов связано с отправкой документов? От 10 рублей обычным письмо, до 100 рублей водителем-курьером и 600 рублей курьерской службой отдаленным заказчикам.
- Приходилось ли Вам (вашим сотрудникам) многократно звонить контрагентам, чтобы узнать о судьбе отправленного документа? О, да! Наш сотрудник тратит не меньше 8 часов на звонки в месяц (дошел ли документ? подписан ли он? можно ли его забрать?). Целый рабочий день!
- А часто ли документ вообще не доходил до адресата? Такие ситуации бывали редко, но согласитесь, насколько это было неприятно и сколько дополнительных действий приходилось совершать! Однажды мы трижды отправляли документы контрагенту из которых дважды нерадивый сотрудник заказчика просто выбрасывал документ – ведь его экземпляр уже был у него и он считал, что мы отправили ему документ по ошибке.
Проанализировав свои ответы, мы поняли, что эти показатели можно улучшить, используя сервис обмена электронными документами. Существует несколько система межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО). Мы проанализировали рынок и выбрали для себя сервис Synerdocs. Разработчик сервиса компания Directum уже больше 20 лет работает на рынке и специализируется на электронном документообороте.
Чтобы подключиться к сервису мы выполнили несколько шагов:
- Ознакомились с регламентом сервиса Synerdocs и прислали заявление о присоединении к регламенту сервиса обмена;
- Зарегистрировались в веб-клиенте Synerdocs;
- Отправили скан-образ заполненного и подписанного заявления по адресу технической поддержки, а оригинал по почте.
- Проверили наличие сертификата квалифицированной электронной подписи и лицензию на СКЗИ «КриптоПро CSP».
После того, как стали абонентом сервиса, мы сразу добавили наших партнеров в список контрагентов и подписали с ними наш первый документ — договор на использование Synerdocs. Далее последовал еще один документ, второй, третий… Таким образом, уже сейчас сервис позволяет нам сэкономить на основных издержках внешнего бумажного документооборота и облегчить работу наших специалистов. А с увеличением числа таких документов, мы ожидаем еще больший эффект от использования сервиса.
Уже ряд контрагентов стали нашими соратниками по электронному обмену, теперь мы ждем и Вас. Присоединяйтесь и почувствуйте преимущества обмена документов в электронном виде, а мы, пройдя этот путь сами, готовы помочь сделать это Вам. Наш специалист готов выехать к Вам и сделать первый шаг вместе.
Чтобы узнать больше информации или пригласить нашего сотрудника к Вам в офис для регистрации в сервисе можете позвонить нашему специалисту Матвееву Алексею по телефону: (3452) 689-689 (1773) или написать по e-mail: matveev_av@axbp.ru
