Некоторые рекомендации по выбору инструментальной системы для моделирования и оптимизации бизнес-процессов.

В настоящее время у нас в стране используется большое количество систем, предназначенных для описания и дальнейшей работы с бизнес-процессами в соответствии с поставленными целями. Большее распространение получили системы использующие методологию IDEF0 (Integration definition for function modeling), видимо ввиду изначально более фундаментальной методологии и теоретической основы SADT, на которой основывалось описание процессов в этих системах. Методология IDEF0 позволяет описывать  бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Основной недостаток данной системы — она не позволяет описывать все составные элементы процессов или недостаток наглядности и взаимосвязи всех элементов процессов.

Из других языков или нотаций описания процессов можно перечислить DFD в нотациях Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко, IDEF3, Oracle, BAAN, ARIS, Swimmer lanes.

Хотелось бы особо отметить систему ARIS, которая поддерживает и одноименную методологию. Методология ARIS максимально удовлетворяет требованиям описания системного и процессного подходов. Система ARIS содержит в своем арсенале огромное количество моделей, объектов и связей, дает широкие возможности аналитикам для работы с процессами. Видимо поэтому, система получила широкое распространение у нас в России, даже при относительно высокой стоимости лицензий.

Но как показала практика использования системы ARIS в нашей стране, данная система зарекомендовала себя с одной стороны — сложностью в освоении, и с другой стороны — высокой стоимостью владения. В конечном итоге – система не дала тот эффект на который рассчитывали компании принимающие решения об использовании данной системы. Несомненно, ARIS прекрасная система, но те видимо «искусственные» барьеры, созданные при передаче знаний и приемов  работы с этой системой конечным пользователям от разработчика привели как к низкой эффективности использования системы, неоправданным затратам и в конечном итоге к практическому отказу от ее  использования некоторыми компаниями.

Компания ЗАО «Тюмбит-АСУ» на пике популярности системы «ARIS» также приняла решение об использовании этой системы в своей деятельности. После прохождения базового обучения по нескольким курсам системы, пользователь остается практически в некотором «информационном» вакууме. Создавалась некоторая парадоксальная ситуация, когда с одной стороны пользователь знает функционал системы, но не имеет «референтных» моделей, обучающих видеороликов, материалов на русском языке, практического опыта моделирования и соответственно нет возможности сформировать в голове дизайнера «алгоритма описания» на основе системного анализа.

Есть несколько выходов из этой ситуации: первый — продолжение дорогостоящего обучения, но на выходе, мы получаем и дорогостоящего специалиста, второй – поиск специалистов знающих систему и переманивание их из другой компании, третий — участие в совместных проектах с более продвинутыми компаниями, четвертый – сбор документации, баз данных проектов и других материалов у других компаний.

ЗАО «Тюмбит-АСУ» в силу своего положения, как консалтинговая компания, реализовала все перечисленные варианты решения проблемы и наряду с практическим опытом, тщательной систематизацией полученных знаний получила технологию работы с процессами  на долгосрочную перспективу. Но у других компаний часто не бывает таких возможностей и в этом случае они оказываются в ситуации, когда утечка подготовленных кадров только усугубляет ситуацию.

На наш взгляд не плохо себя зарекомендовала система Business Studio, разработчики учли все плюсы и минусы функциональности и освоения дизайнерами процессов других инструментальных систем. Плюсами, принципиально отличающими эту систему от других аналогичных программных продуктов, являются:

• Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами, — в свободном доступе на русском языке обучающая литература, видеоролики, «референтные» базы данных приближенные максимально к реальным условиям. Разработчик системы создает максимально удобные условия для освоения системы;
• Комбинирование нескольких нотаций моделирования бизнес-процессов, понятных исполнителям без дополнительной подготовки: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), eEPC;

• Самодостаточность системы: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК, есть функциональность, которая востребована в 80% компаний и система заточена под нее;
• Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие регламентирующие документы и отчеты. Получать должностные инструкции, положения об отделах и другие
  документы в автоматическом режиме.
• Использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой
  графики.

• Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM. Система DIRECTUM по уровню функциональности и широкому распространению в России идеально подходит для интеграции с Business Studio.

Этот внушительный список преимуществ системы, а также относительно не высокая стоимость покупки лицензий, делает ее просто замечательной для малого и среднего бизнеса, а также и для крупного, если конечно не ставится задача некоего глобального описания всех процессов в масштабах какой-нибудь нефтяной компании. К тому же, встроенная интеграция с DIRECTUM позволяет перейти от теории к практике, позволяя проверить работоспособность той или иной модели Business Studio в реальности — на своём предприятии. Рядовой сотрудник больше не должен разбираться в инструментах моделирования, чтобы подтвердить правильность модели, ему достаточно поучаствовать в тестировании процесса DIRECTUM.
Также данная интеграция позволяет оперативно вносить изменения в процесс. Если обычно компания, описав все свои процессы, годами может их не обновлять, то процессы работающие в такой интеграции будут меняться вместе с реальностью, т.к. они «живые», и любой руководитель, взглянув на них будет уверен, это не наскальные рисунки, это работает в данный момент на моем предприятии.

Мы свой выбор сделали – около года назад компания ЗАО «Тюмбит-АСУ» получило статус официального дилера ГК «Современные технологии управления» по продукту  Вusiness Studio . (http://www.businessstudio.ru/about/).