Инфоцентр
Летом прошлого года был завершен проект автоматизации документооборота и управления проектами с помощью системы ELMA в компании Геокад.
Cправка
|
Компания «Геокад» основана в 2009 году в городе Тюмени, группой специалистов — единомышленников, имеющих большой опыт в области геодезических, геологических, экологических, кадастровых и проектных работ. Основным направлением деятельности предприятия являются инженерно — изыскательские работы для строительства, проектирования и реконструкции объектов, а также комплекс землеустроительных, кадастровых и проектных работ. |
Предпосылки: В первые годы работы компании для хранения документов использовалась сетевая папка, а все задания ставились устно, но за пять лет существования увеличилось количество сотрудников и проектов в несколько раз, поэтому прежний способ работы уже стал затруднительным.
Основными проблемами были: сложность контроля исполнения заданий работниками, разрозненность и отсутствие структурирования информации. Эти проблемы и дали толчок для выбора системы электронного документооборота.
Выбор системы и интегратора: Систему выбирали самостоятельно, наиболее дружелюбной и надежной оказалась ELMA. В ней были все необходимые модули: управление договорами, проектами и бизнес-процессами, CRM и хорошие отзывы. Для выбора поставщика компания обратилась к разработчику, чтобы они провели демонстрацию системы, после которой был окончательно сделан выбор в пользу ELMA. Следующим шагом был выбор интегратора. Разработчики системы порекомендовали регионального партнера Тюмбит-АСУ, у которой был большой опыт внедрения не только самой системы Elma, но и опыт работы с аналогичными процессами в других системах. Так начался стартовал проект.
Процесс внедрения:
- Внедрение началось с обследования процессов и, чтобы заказчику легче было сформулировать требования партнер показывал сразу в системе как это может выглядеть. Тюмбит-АСУ активно участвовал не только в описании процессов «как есть сейчас», но и предлагал альтернативные решения «как будет лучше в системе». В итоге было подготовлено детальное техническое задание, по которому был настроен базовый макет. Дальше проводилось несколько итерации по модификации макета. Сначала руководству казалось, что все процессы в компании очень простые и настройка системы не займет большое количество времени, но по итогам демонстраций мы все больше убеждались, что это не так. Нюансов в процессах оказалось много! В результате из нескольких блоков-задач у нас выросли замысловатые бизнес-карты, создано много шаблонов и директорий для хранения документов.
КАК ПРОХОДИЛО ВНЕДРЕНИЕ: 
- Обучение сотрудников длилось около недели, отдельно по стандартным возможностям системы и по бизнес-процессам. Система сотрудникам сразу приглянулась, все действия схватывали на лету, позднее даже имя системе дали. К работе в Elma приступили 1 июня 2014 и еще месяц была гарантированная поддержка, в период которой были выполнены небольшие «подгонки» реализованных процессов. В итоге сейчас компания обладает адаптированные процессы по работе с исходящими договорами, тендерами, исходящие, входящие и внутренние документы и конечно же работа с проектами. С помощью стандартных отчетов, руководители, всегда видят исполнительскую дисциплину работников.
С КАКИМИ СЛОЖНОСТЯМИ СТОЛКНУЛИСЬ
- На первых парах руководство компании ощутили сопротивление и нежелание сотрудников работать в системе. Мы не стали откладывать решение проблемы и провели опросы, какие сложности, технические и организационные, возникают с работой в системе где наши коллеги конструктивно рассказали свои сложности. Проанализировав полученную информацию выявили причины и устранили их. Работа с партнером в период поддержки полностью велась удаленно, но это не мешало оперативно решать все вопросы.
ЧТО ПОЛУЧИЛИ 
- Сейчас ELMA является главным помощником как руководства, так и сотрудником компании, потому что позволяет:
- хранить всю информацию в едином источнике, всегда известно где, что найти и куда сохранить;
- исключить разрозненность оформления документов, т.к. большинство формируется по шаблону (исходящие договоры и письма);
- эффективно работать по проектам, не забывая про контрольные точки;
- управлять задачами сотрудников в оперативном режиме;
- регламентированные бизнес-процессы, позволяют соблюдать все этапы и контролировать сроки выполнения;
- организовывать рассылку уведомлений по компании и формирование переписки в разрезе проектов;
- в любой момент времени просмотреть состояние дел компании.
Текущие результаты внедрения совпали с ожиданиями. Поэтому в планах развитие процессов и в феврале планируется заключение договора на сопровождение и развитие системы.Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю компании ELMA в Тюмени – ООО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689 (доб. 1773), e-mail: matveev_av@t-asu.ru.
