Инфоцентр
Главными целями финансовой службы в отношении денежных потоков, как правило, являются улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. В условиях нестабильности экономики, повышения риска неплатежей качество управления движением денежных потоков становится критически важным.
Чем крупнее компания, чем больше организационных единиц входит в ее состав, тем сложнее и ответственнее принятие решений в области управления денежными потоками. Холдинговая компания Аскона решает данные задачи с помощью автоматизации на базе системы Prestima и СЭД Directum совместно со специалистами «Тюмбит-АСУ».
До внедрения решения компании Холдинга ежедневно отправляли на согласование реестры платежей в файлах формата Excel. Из-за использования бумажных реестров контроль расходования средств был непрозрачным и не позволял управлять сверхбюджетными платежами оперативно. Организация централизованного казначейства помогла отказаться от согласования бумажных реестров. Теперь сотрудники предприятий заносят заявки на оплату непосредственно в систему Prestima (ежедневно через казначейскую систему планируется согласование порядка 200 – 300 платежей Холдинга).
Согласование и оплата заявок происходит в следующем порядке:
- При поступлении счета на оплату инициатор заносит заявку в Prestima, прикрепляет скан счета (при наличии) и отправляет ее на согласование по типовому маршруту системы электронного документооборота Directum.
Рисунок 1 Формирование заявки
Состав согласующих определяется в соответствии с существующими в компаниях Холдинга регламентами и зависит от указанных статей бюджета, суммы заявки, нарушения лимитов бюджета или условий договора. В ходе согласования заявка может быть отклонена или отправлена на доработку инициатору.
Рисунок 3 Задача в маршруте согласования
Рисунок 2 Маршрут согласования
- Все утвержденные заявки финансист просматривает, проводит анализ кассовых разрывов и перераспределение платежей через Платежный календарь.
Рисунок 4 Платежный календарь
- На основании Платежного календаря финансист формирует реестр платежей по компании и отправляет на согласование финансовому руководителю и главному бухгалтеру Холдинга.
- Из утвержденного реестра платежей в системе Prestima автоматически формируются платежные поручения. За счет автоматической загрузки в систему курсов валют с rbru можно проводить платежи по актуальным курсам валют без необходимости ручной корректировки показателя курса. С помощью встроенных средств интеграции Prestima платежные поручения передаются в учетную систему 1С, а из нее загружаются данные о проведенных платежах.
Рисунок 5 Платежные поручения
- Информация о проведенных платежах отражает выполнение по статьям бюджета движения денежных средств, ответственным сотрудникам через систему Directum приходит уведомление об оплате.
С помощью решения «Prestima+Directum» Холдинг Аскона планирует сократить время и затраты на согласование и проведение платежей, оперативно контролировать расход лимитов в рамках бюджета, исключить нецелевое использование денежных средств, оптимизировать распределение денежных средств.
На сегодняшний день в системе работает около 40 сотрудников. Планы компании по развитию казначейской системы на этом не заканчиваются. Впереди настройка панелей мониторинга по ключевым показателям деятельности для руководства.
А на вашем предприятии есть формула управления денежными потоками?
Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю компаний DIRECTUM и Prestima в Тюмени – ООО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru
