Электронный архив отсканированных накладных, актов, договоров – это роскошь или средство передвижения в бурной бизнес-среде?

Можно, конечно, и на велосипеде ездить, но почему-то по служебным обязанностям все ездят на автомобиле. Почему? Так надо быстро, в тепле и чтобы не обрызгали … Когда заходит речь о подписании, хранении, поиске накладных, актов, счет-фактур, договоров кто-то еще продолжает отмахиваться, говоря: «Да ладно, и так нормально, не грузите меня всякой ерундой». Вопрос перестает быть ерундой, когда грянет гром — через полгода работы с Заказчиком не можем найти подписанный договор, чтобы сослаться на него, нет подписанной накладной или акта выполненных работ трехмесячной давности, налоговая попросила все счет-фактуры за прошлый год. И тут начинается веселуха. Все, что считалось ГМО-вопрос, теперь занимает офис 2-3 дня, а то и неделю-две. Жизнь как бы намекает: документы требуют порядка, аккуратного хранения, тогда стоимость бумажного карнавала для компании можно будет потратить боссу на «себя любимого» или на ценные подарки для передовиков производства, — суммы то будут измеряться десятками и сотнями тысяч рублей за одно бум-шоу.

Задумывались ли вы о том, во сколько обходится компании обмен бумажными документами с контрагентами, удаленными подразделениями? Пришло время не только задуматься, а уже и посчитать. Сколько времени теряет сотрудник на поиск необходимых документов в бумажном архиве? Сколько людей он отвлекает от работы?

Передовые компании, задумывающиеся о своей эффективности, имидже у партеров, уже успешно решают эти вопросы. Так, компания «Аскона» закончила внедрение решения ЗАО «Тюмбит-АСУ» «Управление архивом документов системы «Галактика ERP» с помощью системы Directum».

Компания «Аскона» (http://www.askona.ru) работает на рынке уже более 20 лет и на сегодняшний день является крупнейшим российским производителем товаров для сна. По состоянию на 2012 год «Аскона» контролирует более 40% российского рынка товаров для сна: с конвейера фабрик компании сходит более 6 700 матрасов в сутки. В 2010 году «Аскона» продает 51% своих акций лидеру рынка матрасов Европы — концерну Hilding Anders и выходит на европейский рынок.

Компания имеет собственный интернет-магазин, где можно купить матрас, не выходя из дома. Успех фабрики кроется в таких факторах, как инновационное технологическое оснащение, уникальное качество продукции, развитая розничная сеть и индивидуальный подход к клиентам.

В 2011 году, по итогам народного голосования, компании «Аскона» было присвоено звание «МАРКА №1 В РОССИИ» в категории «матрасы для здорового сна».

Основные задачи, закрытые в ходе проекта:

1. Необходимость сокращения времени на поиск копий договоров.

2. Обеспечение возможности печати копии договора из 2-х систем: «Галактика ERP» (учетная система), DIRECTUM (система документооборота).

3. Обеспечение возможности просмотра и печати, связанных с договором документов (акты, накладные, счета-фактуры).

4. Необходимость сокращения времени на поиск первичных документов, находящихся в архиве.

5. Автоматическое формирование акта сверки с пакетом первичной документации (сам акт сверки и скан-копии первичных документов к нему).

6. Обеспечение контроля возврата оригиналов документов.

7. Предотвращение потерь оригиналов документов в процессе их перемещения по предприятию, обращению к ним в архиве различных служб предприятия.

Как были реализованы данные задачи (краткое описание)

Организация архива входящих и исходящих первичных документов в системе Directum основана на обработке файлов скан-копий документов Службой ввода Directum с помощью электронной почты. Порядок подготовки исходных данных единый для документов сбыта и снабжения. Имя файла содержит:

тип документа,
принадлежность к филиалу организации,
дату документа,
номер документа,
итоговую сумму по документу.

Служба ввода Directum каждые 5 мин. обрабатывает электронные письма, содержащие файлы скан-копий накладных, актов, и создает карточки в БД Directum с заполненными полями исходя из названия файла.

Затем каждые 15 мин. происходит синхронизация с БД системы «Галактика ERP», по имеющимся реквизитам карточки производится поиск документов в учетной системе и, если документ найден, дозаполнение карточки документа недостающей информацией (Контрагент, налоги и т.д.)

Если документ не удалось обнаружить в Галактике или файл содержит ошибки в формате названия, то Служба ввода отправляет ответное письмо отправителю файлов скан-копий документов с соответствующим сообщением. Если один и тот же файл отправили на электронную почту дважды, то создаются версии документов (карточки не дублируются).

Таким образом, электронный архив документов создается на основе следующих документов системы «Галактика»:

•Акты на оказанные услуги (Управление сбытом Документы Акты на услуги, работы);

•Накладные на отпуск МЦ (Управление сбытом Документы Накладные на отпуск);

•Акты на прием услуг (Управление снабжением Документы Акты на услуги, работы);

•Приходные накладные (Управление снабжением Документы Приходные накладные);

•Документы для учета НДС по покупкам (Управление снабжением Документы Счета-фактуры поставщика);

•Документы для учета НДС по продажам (Управление сбытом – Документы – Наши счета-фактуры;

•Накладные на возврат по рекламации (Управление снабжением и Управление сбытом);

• Договор (Управление договорами/Документы/Договоры).

После установления связи между документами Directum и «Галактика ERP» скан-копию документа можно распечатать из системы «Галактика ERP».

Что еще удалось решить посредством данного решения:

Документы электронного архива, в частности, накладные на возврат по рекламации, применяются при работе с претензиями (работа с претензиями также организована на базе системы Directum). Например, перед тем, как оформить денежную компенсацию клиенту, система автоматически отслеживает возврат товара покупателем.
Удаленные подразделения (ОСП) имеют возможность оперативно отправлять необходимые документы в бухгалтерию для их последующей обработки.
Облегчена работа по претензиям с поставщиками, все документы теперь можно посмотреть в единой БД, с привязкой к договорам и прочим связанным документам.

Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю корпорации «Галактика» и DIRECTUM в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: +7 (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru