Инфоцентр
Завершен первый этап внедрения системы ELMA BPM в управляющей компании «Нобель-Групп»
В феврале 2015 руководство компании приняло решение о внедрении системы управления бизнес-процессами «ELMA BPM». Были сформулированы цели внедрения:
- Внедрение модуля CRM, ведение базы клиентов и взаимоотношений с ними;
- Ведение договоров с автоматической генерацией по шаблонам;
- Внедрение канцелярии, регистрация входящих и исходящих писем;
- Контроль исполнения заявок арендаторов.
Особо хочется уделить внимание работе модуля «Управление договорами». В системе разработаны порядка 20 гибких шаблонов, с помощью которых, даже неопытный пользователь может создать и зарегистрировать сложный договор за 2-3 минуты. Система автоматически осуществляет регистрацию, подставляет все необходимые реквизиты, скан-образы документов. Для создания договора пользователю необходимо заполнить минимум полей, всё остальное система делает сама. На выходе получается полностью автоматически сгенерированный договор в формате MS Word, не требующий ручной правки.
Данные о заключенных договорах, арендуемых помещениях система автоматически добавляет в карточку контрагента. Также в карточке контрагента отражаются все взаимоотношения с контрагентом (звонки, встречи и т.д.).
Если до срока окончания договора остается 45 дней система автоматически рассылает напоминания ответственным сотрудникам на e-mail, это очень удобно при нашем количестве договоров. Сообщение содержит прямую ссылку на карточку договора, из которой можно сгенерировать новый договор.
Контроль исполнения заявок арендатора реализовано в виде исполняемого бизнес-процесса в ELMA. Диспетчер принимает звонок от арендатора и заполняет карточку заявки, после чего она попадает к старшему смены, который назначает исполнителя. После исполнения, старший смены пишет отчет о выполнении в системе, задача попадает на контроль диспетчеру, который звонит арендатору по телефону, получает отзыв. Заместитель директора по эксплуатации подтверждает закрытие заявки. Также есть возможность формирования отчетов за период, что позволяет сохранять контроль при большом количестве заявок.
Компания отказалась от бумажных журналов, регистрация входящих/исходящих писем осуществляется электронно в системе ELMA, ведется архив скан-образов писем, что значительно облегчило поиск.
Менеджеры по продажам заносят свои действия в модуль CRM. Директор контролирует их работу с помощью встроенных отчетов о деятельности, в котором отражается активность менеджеров за период (сколько звонков, встреч, новых контрагентов и т.д.)
В данный момент все модули запущены в опытно-промышленную эксплуатацию, выполняется точечная доработка отдельных функций системы в рамках договора сопровождения.
В планах на 2016 год планируется внедрение информационных технологий по следующим актуальным направлениям:
- Личный кабинет арендатора;
- Управление ремонтами (EAM);
- Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами (SynerDocs);
Работы по внедрению системы выполняет отдел пуско-наладочных работ ООО «Тюмбит-АСУ».
Если у Вас есть вопросы, то Вы можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю разработчика системы «ELMA» в Тюмени – ООО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru
