Инфоцентр
Как говорят апостолы жанра Вигерс и Битти: «Любое изображение стоит 1024 слов».
Сколько помню себя консультантом, я всегда рисовала «схемки» для пользователей. Так легче объяснять, так легче понимать.
Слышали об эффекте превосходства образа?
Это значит, что картинка лучше запоминается и воспроизводится, чем текст или рассказ (устная форма). Считается, что текст мы тоже воспринимаем как картинки. Каждая буква — картинка. Требуется время, чтобы совместить все образы и привести их к одному – а значит, разобрать что написано.
Процедура преобразования того, что вы услышали еще дольше.
В любом проекте, где участвуют люди, а они участвуют всегда 😊 есть потребность – понять друг друга.
Как мы уже выяснили, самый быстрый способ – рисовать схемы (картинки, образы интерфейсов). Все, что облегчает разговор.
Какими видами схем можно воспользоваться на проектах? Их много. Диаграммы потоков данных (data flow diagrams, DFD), диаграммы рабочих потоков (swimlane), диаграммы переходов состояний (state-transition diagrams, STD), карты диалоговых окон, таблицы и деревья решений и т.д.
Но я за простоту.
Чем проще описание, чем доступнее инструменты, тем ближе мы друг другу.
Для небольших проектов предлагаю пользоваться доступным.
Мой выбор – Visio.
Нотация (или набор знаков и правил) — BPMN
Теперь кратко об объектах схемы:
Пул, или дорожка, на которой будут размещены объекты. Чаще всего это роль сотрудника. Иногда в качестве пула может выступать целая информационная система, если мы описываем интеграцию систем.
Начало и конец процесса. Т.е. какое событие запустило процесс и какое можно считать его завершением. Например, начало – наступил день подготовки отчетности, конец – отчетность сдана.
Основные блоки процесса. Что происходит по пути следования. Между началом и концом процесса. [Собрать отчетность со всех сотрудников], [консолидировать отчетность], [выявить ошибки], [скорректировать], [сформировать пакет документов], [выслать на проверку].
Развилки. То есть условия, при выполнении или невыполнении которых могут появиться разные процессы. Например, день подготовки отчетности – выходной день? ДА – подготовка начнется позднее, в первый рабочий день. Нет – начинаем подготовку отчетности
Документ. Прикрепим документы в местах из возникновения.
Ссылка на другую блок-схему
Разделение на процессы, которые выполняются одновременно
Объединение параллельных процессов
Делая схему более подробной, можно задавать вопросы:
- С чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс?
- С какими процессами он связан? Чем обменивается?
- Какие операции выполняются? В каком порядке?
- Кто выполняет операции в процессе? И/или ли в какой системе выполняются операции
- Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
- Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
- Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес-процессе?
А теперь о том, как перевести слова сотрудников на язык схемы.
Существительные
Люди – это роли или дорожки
Информационные системы – это хранилища данных или дорожки
Существующие объекты, в которых хранится информация – это документы, базы данных или их части
Глаголы
Действия, задачи, которые пользователь может выполнить, или события, которые могут произойти — это процессы
Условие
Выражения условной логики. Такие, как «если…, то…» — это решения, ветки решений, развилки
Научившись выстаивать любой разговор в стройную схему, мы всегда четко будем отслеживать: а что пойдет по этой ветке? А не забыло ли какое-то условие или решение? И пазл сложится!
Хорошая схема может стать залогом выявления полного объема работ, точного расчета стоимости проекта и достоверным планированием сроков.
Вот и все.
Удачи вам в ярких и емких картинок 😊!
