Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона»

Опыт и результаты внедрения СЭД  Directum в одной из крупнейших Российских компаний.

Возвращаясь к вопросу о системах электронного документооборота (СЭД), хотелось бы поделиться опытом внедрения СЭД Directum в компании «Аскона».

«Аскона» — известная по всей стране торговая марка современных ортопедических матрасов.

Масштабы и коммерческие обороты компании, работающей на всю Россию, предъявляют повышенные требования к автоматизации бизнес-процессов и документообороту. Внедрение СЭД должно обеспечить выполнение этих требований.

Задачи внедрения СЭД Directum в компании

Перед проектной командой были поставлены следующие первоочередные задачи:

1. Согласование заявок на оплату, с последующим созданием платежных документов и проведением оплаты в системе «Галактика ERP».

2. Подготовка и согласование договоров, экспорт согласованных договоров из СЭД в систему «Галактика ERP».

3. Автоматизация работы с внутренней организационно-распорядительной документацией.

4. Создание электронного архива финансовых документов, интегрированного с «Галактика ERP»  (подробнее про этот архив, реализованный на базе СЭД Directum — здесь ).

Результат. В ходе внедрения СЭД решены все поставленные задачи. Проектная команда поэтапно запустила работу с ОРД, заявками, договорами и финансовым архивом в промышленную эксплуатцию в октябре-ноябре 2012 года.

Преимущества, достигнутые за счет внедрения СЭД

За счет внедрения СЭД Directum на качественно новом уровне организована работа с документами.  Компания уже ощутила на себе преимущества работы в новой системе. Уже сейчас, менее, чем через год после внедрения Directum, отмечаются такие показатели, как:

— повышение скорости согласования документов на 50%. В развернутой СЭД достигнуты сроки согласования:

договоров — 2 дня;

регламентов — 3 дня;

счетов — 1 день;

приказов — 1 день.

— повышение скорости доставки заданий до конечных исполнителей на 50%. Теперь, после внедрения системы Directum все задания доставляются до конечных исполнителей сразу в день выхода задания.

— повышение скорости поиска документов на 80%. Временные затраты на поиск необходимого документа в СЭД не превышают 1 минуты.

— сокращение риска потери информации до 99%. Информация в созданной на базе Directum автоматизированной системе документооборота практически не теряется. Это достигнуто за счет резервирования и логично организованного хранения документов.

— повышение производительности персонала. Уровень производительности труда 1 администратора – не менее 1 000 документов в месяц.

Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона»: что было сделано?

В ходе внедрения Directum мы сделали следующее:

• Запустили в системе работу с организационно-распорядительной документация с использованием модулей системы «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия»;
• Запустили в СЭД процессы подготовки и согласования договоров в модуле «Управление договорами»;
• Настроили процесс согласование заявок на оплату;
• Перевели в электронный вид архив финансовых документов.

Один из первых вопросов, которые нужно было решить проектной команде — доставка образов документов от пользователя до системы. Компания расположена на всей территории России, «от Москвы до самых до окраин».

Доступ пользователей к ресурсам компании осуществляется через терминал. Поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода документов с электронной почты.

Система Directum получает через почту документы по указанным типам и номерам, привязывает документы к карточкам. В случае неудачи автоматически рассылает уведомления для исправления ошибок.

Дальше, был решен вопрос работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой из справочников — по клиентам — включает в себя более 200 тысяч записей.

Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД Directum с системой «Галактика ERP»: контрагенты, договора, статьи расходов, работники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали вызов интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты.

Для управления всем этим мы добавили оповещения, подправили под Заказчика и сделали новые специфические отчеты.

Интересная статистика и особенности проекта внедрения СЭД

Этот проект внедрения СЭД был для нас одним из наиболее интересных проектов по созданию современной системы документооборота на ведущем предприятии  России.

Объемы работ были, действительно, нешуточными, вот лишь несколько данных:

1. Несколько тысяч сотрудников;

2. СОТНИ тысяч клиентов (примерно 200-220 тысяч). Их загрузка в систему продолжалась более суток;

3. Большая разветвленная сеть предприятия;

4. Удаленность клиента (г. Ковров) и партнера (г. Тюмень);

5. Работа сотрудников организована через сервер терминалов (для прикрепления файлов к карточкам документов использовалась служба ввода с электронной почты);

6. Более 1,5 тысяч первичных документов в сутки.

Какие технологии мы использовали при внедрении СЭД?

Для специалистов назовем те основные технологии и методы, которые были использованы в ходе выполнения проекта по внедрению электронного документооборота:

• Служба ввода документов Directum;
•  служба файловых хранилищ Directum;
•  решение компании Directum «Электронный архив финансовых документов»;
•  «Галактика ERP» — интегрированная система управления предприятием;
•  вызов интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты;
•  Прямые запросы к базе данных;
•  MicrosoftLyncServer (пока до интеграции с ним мы не дошли, но в обучении уже использовали);
•  C##.

Есть вопросы по внедрению СЭД?

Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю корпорации «Галактика»  и системы Directum в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru