В погоне за прибылью

Михаил Гонтов: Напротив, мы приходим уже на подготовленную почву. Наши клиенты уже не новички в автоматизации процессов и приходят к нам с конкретными задачами: как организовать «конвейер продаж», как автоматизировать такую головную боль любого предприятия, как работа с дебиторами, как организовать бюджетное управление, казначейство, чтобы закрыть дыры для утечки денег и увеличения расходов, как сократить накладные расходы на управление, транспорт, ГСМ, как повысить исполнительскую дисциплину и, наконец, как сделать работу всего предприятия прозрачной, чтобы пришел утром на работу и получил свежую «сводку с полей» – все контролируемые показатели наглядно на одном листочке или экране монитора. Иногда задача ставится более широко: «Устал от человеческого фактора, постоянные проколы сотрудников в мелочах съедают в разборках половину моего времени»! Заказчики, естественно, заинтересованы в программах, учитывающих все особенности и перспективные направления предприятия, поэтому такие названия, как Microsoft Dynamics, Navision, CRM, «Галактика ERP» им очень хорошо знакомы. Создатели этих программ – непререкаемые авторитеты, работающие не один десяток лет на рынке, и закономерно, что с их внедрением связаны большие ожидания.

NB: Какие возможности открывает сотрудничество с корпорациями Microsoft и «Галактика»?

Е.К.: Возможности самые разнообразные. Благодаря этому партнерству мы можем предложить клиентам здесь, в Сибири, а не в Москве, программный продукт высочайшего класса, инновации и ориентированность на результат. Во-первых, мы получаем фактически всетехнологии этих известнейших компаний. Например, у «Галактики» более 6000 крупных клиентов, и за 22 года существования компания вобрала в свой продукт все потребности и пожелания заказчиков, создала необычайно богатый функционал. А во-вторых, они передают нам свои методики внедрения. И если учесть, что «Галактика» и Microsoft – очень серьезные корпорации мирового уровня, то получается, что мы здесь, в глубинке, предлагаем предприятиям передовой опыт, современные технологии и самые популярные информационные системы,способные не только обеспечить поддержку, но и усилить основные конкурентные преимущества компании.

Е.К.: В программе Microsoft Dynamics AX (Axapta) есть механизм сводного планирования, позволяющий управлять материальными потоками – очень оперативно, слаженно, с функцией Just in time (точно в срок), когда требуется, чтобы необходимые материальные ценности (механизмы или материалы) поступали на предприятие стабильно и в нужное время. То есть были вовремя заказаны, оплачены, доставлены – в нужном количестве и по нужной цене.

NB: Расширение бизнеса во многом зависит от величины затрат, поэтому для руководителей компаний, пожалуй, актуальная задача – сокращение расходов. Могут ли предлагаемые вами технологии минимизировать издержки, и дать возможность руководителям предприятий заняться решением более важных стратегических задач?

Е.К.: Кризис привел к тому, что надо уменьшать себестоимость продукции и услуг, чтобы успешно конкурировать, поэтому тема снижения издержек за счет автоматизации процессов, повышения имиджа компании за счет идеальной работы персонала и минимального количества проколов, улучшения сервиса за счет контроля процессов обслуживания – вот чем мы можем сейчас поддержать наших заказчиков. Говоря в двух словах, наводя порядок в процессах – регламентируем их, а затем автоматизируем, начиная с самых критических, приводящих к наибольшим потерям времени, материалов, денег.

Е.К.: Для того, чтобы в компании сложилось единое понимание того, что здесь происходит в настоящий момент и как «должно быть» в перспективе. В схематичном виде можно показать, сколько времени выделяется на каждую функцию бизнес-процесса, все возможные риски и проблемы, которые возникают, если эту функцию вовремя и качественно не выполнить. Существует так называемая тринадцатипроцессная модель предприятия, когда тринадцать процессов верхнего уровня: снабжение, производство, бухгалтерский и управленческий учет, управление персоналом, логистика и др., декомпозируются на процессы второго уровня, затем – третьего, четвертого, вплоть до самых мелких шагов. Создание такой модели значительно меняет картину, существующую сегодня на многих предприятиях, когда представления о процессе, происходящем в компании, заметно различаются и вызывают споры даже у руководителей подразделений. А после того, как все приходят к общему мнению, эффективность работы сразу возрастает. К примеру, если установлено требование, что оформление заявки на снабжение должно занимать десять минут, а в реальности на это уходит гораздо больше времени, мы можем для себя идентифицировать ситуацию как отклонение от нормы и начать разбираться в причинах проблемы для ее скорейшего устранения. А дальше все процессы, которые мы описали, нужно оживить, проверить в реальных рабочих условиях, оценить результаты. А они, как правило, существенные. Мы можем помочь предприятию реализовать технологию Just in time, когда прямо «с колес» подвозят материалы в производственный цех, это позволяет свести к минимуму складские запасы, замороженные оборотные средства компании.

NB: Ваши собственные процессы автоматизированы в значительной степени, а у поставщиков?

Е.К.: Главное, чтобы у нас было все налажено.Только когда появятся определенные наработки, станет понятно, какие поставщики нам подходят, а какие – нет, с точки зрения оперативности и выполнения сроков. Сегодня многие крупные заказчики и поставщики мирового, федерального уровня просто требуют, чтобы потребители их продукции, дистрибьюторы, поставщики использовали у себя качественное программное обеспечение, которое позволяет без сбоев производить различные операции, к примеру ту же отгрузку материалов. Сейчас весь мир движется к стандарту ERP 2, когда поставщики и производители находятся в одной системе. А она невозможна без автоматизированного управления.

NB: Влияет ли система на сокращение расходов?

Е.К.: Конечно, ведь если предприятие привело в порядок и автоматизировало свои процессы, начав работу по технологии Just in time, то склады практически не нужны. Не надо платить сторожам, кладовщикам, а помещения можно сдать в аренду. Еще одна причина – оборот материальных ценностей. Чем крупнее склады, тем большее количество средств на них заморожено. Снижение человеческого фактора, автоматизация рутинного труда, сокращение количества ошибок – вот где сокращение расходов и экономический эффект от автоматизации процессов компании.

Е.К.: По большому счету, все, о чем я рассказал, подходит не только для солидных корпораций. Да, у них – большие объемы, суммы, больше сотрудников, а по сути, тринадцатипроцессная модель характерна для любого предприятия. И не важно, крупная организация или маленькая, – все стремятся сэкономить на накладных расходах. А как это сделать? Только описав процесс, сократив лишние операции, автоматизировав отдельные функции, мы можем уменьшить количество управленцев, так как большую часть работы станет выполнять система. К тому же она позволит избежать ошибок по причине «человеческого фактора». За границей на производственных предприятиях количество управленцев и накладных расходов в расчете на одного рабочего основного производства на «рубль» продукции ниже в разы. Потому что путь регламентации, оптимизации и автоматизации процессов у них идет давно и не прекращается ни на минуту, увеличивая разрыв по издержкам с нами.
Михаил Гонтов: На сегодняшний день во всем мире прослеживается тенденция интеграционных процессов, происходящих в крупных корпорациях. Компании покупают в регионах заводы, фабрики, образуя единый холдинг, и всем этим нужно управлять. Без единой системы руководить такой распределенной корпорацией, в принципе, невозможно. Программы, которые предлагаем мы, прежде всего, помогают инвесторам увидеть ситуацию в своей компании на всех уровнях, и, соответственно, в режиме реального времени контролировать деятельность каждого подразделения. Если руководство головной корпорации всегда имеет актуальную информацию, то принимает грамотные управленческие решения. Для компаний федерального значения сегодня интересно именно это – контроль над своими инвестициями, прозрачность бизнеса, получение оперативной отчетности. Все эти потребности учитываются нами при разработке стратегической системы управления предприятием, которая основана на методологии управления по ключевым показателям результативности (BSC).
Каждый руководитель на своем уровне в режиме реального времени видит стратегическую карту, в которой цели распределены по перспективам (финансовым, клиентским и др.). Прослеживая между ними взаимосвязи, можно получить гибкий и удобный инструмент управления. Достижение каждой цели зависит от выполнения определенных показателей, на которых и построена стратегическая система управления. Такая система позволяет в простой и доступной форме отследить весь процесс, оценить результаты
деятельности каждого подразделения, проанализировать показатели, разложив их на составляющие. И, следовательно, точно определить, насколько мы близки к выполнению поставленных целей, и какие причины мешают нам это сделать.

Е.К.: Федеральный Закон № 152 должен был вступить в силу с 1 января 2010 года, затем применение санкций отложили до конца этого года, но время летит быстро и готовиться надо заранее. Задолго до этого, еще в 2008 году, у «Галактики» имелись лицензии и сертификаты соответствия всем требованиям данного закона в связи с ведением проектов на оборонных предприятиях, где эти задачи решались всегда. Эти документы дают разрешение на осуществление деятельности, связанной с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Система «Галактика ERP» успешно работает в организациях и предприятиях оборонно-промышленного комплекса.

NB: Говорят, что системы защиты персональных данных требуют обязательной сертификации?

Е.К.: Необходимость обязательной сертификации системы защиты определяется в зависимости от класса системы обработки персональных данных. Согласно ФЗ-152, выделяются 4 класса ИСПДн, которые зависят от категории обрабатываемой информации и объема этой информации. Существуют 4 категории персональных данных, в зависимости от детальности и подробности информации о субъекте: 4 категория – это обезличенные общедоступные персональные данные, 3 категория – информация, позволяющая идентифицировать субъекта, а к 1-й относятся данные о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья. Таким образом, если ваше предприятие обрабатывает информацию 4-й категории вне зависимости от объема, то класс системы будет К4, в этом случае сертификация не требуется. Если обрабатывается информация 3-й категории
менее 100 000 объектов или 2-й категории менее 1000 объектов, то класс такой системы К3, при этом сертификация тоже не требуется, но необходимо декларировать соответствие требованиям безопасности. А если вы работаете с информацией 1-й категории вне зависимости от объема, или 2-й категории свыше 1000 объектов, или 3-й категории свыше 100 000 объектов, то такие системы относятся к 1 и 2 классу и сертификация для них обязательна.

NB: А вы можете сделать такие уровни?

Е.К.: Мы любые уровни можем сделать. Пока у нас самих нет лицензий ФСБ и ФСТЭК, но она имеется у наших партнеров – корпорации «Галактика». И если у предприятия встанет вопрос о переходе на категорию К2 или К1, то с помощью Центра компетенции на базе «Галактики» мы сможем помочь ему сертифицироваться. А для уровня К3 подходят все наши системы, требуются лишь организационные мероприятия.

NB: Обращаются ли к вам предприятия с просьбой о помощи в сертификации по защите персональных данных с уровнем К2?

Е.К.: Обращений пока единицы, но потребность испытывают многие, чувствуем, что к концу года начнется ажиотаж. Люди начинают понимать, что защита конфиденциальности персональных данных является гарантией успешной деятельности компании. А пока в нескольких фирмах мы проводим небольшое обследование, выясняя, к какому уровню они подходят и какие мероприятия для них необходимо выполнить.

NB: Каким образом обеспечивается техническая защита данных? Например, доступ к системе?

М.Г.: Существуют различные технологии, которые заложены в современные программные продукты. У всех производителей ERP-систем есть идентификация по паролю и имени пользователя. Можно более жестко обеспечить защиту персональных данных, используя электронные ключи (пластиковая карточка с радиометкой или ключ в виде флеш-карты). Это система двухуровневой защиты – если даже вы знаете пароль, но у вас нет электронного ключа, то все равно в доступе будет отказано. Мы неоднократно проектировали и внедряли такие системы. Существуют и другие технологии.

NB: Насколько сильно необходимо модернизировать IT-структуру организации, чтобы удовлетворить требованиям ФЗ « О защите персональных данных»?

М.Г.: Реализация защитных мер не будет представлять для компаний больших трудностей. Это вполне выполнимый проект, включающий в себя ряд организационных и технических вопросов. В этот комплекс мероприятий входит оценка текущего состояния, разработка систем защиты и требований по безопасности, подготовка документации, внедрение программных
решений. Непосредственно технической защите предшествует большой объем бумажной работы.

NB: Иногда в клиентской базе случаются потери данных, и это не лучшим образом сказывается на качестве обслуживания и на имидже компании. Как этого избежать?

Е.К.: На словах часто все клиентоориентированы, но судят ведь по делам. Чтобы помнить всех своих клиентов и каждый их заказ, нужно быть настоящим вундеркиндом. Поэтому совет: не надо мучиться, напрягая память, не стоит хранить информацию на бумажках или в Excel, а нужно просто внедрять современные CRM-системы. У нас есть такой продукт – Microsoft Dynamics CRM – мы сами пользуемся им более трех лет. В нем хранится информация о всех действиях с клиентами, об их предпочтениях, интересах и сделанных заказах, и далее весь процесс сопровождения клиента отражается в CRM. Среди наших предложений – перспективная платформа Oktell, предназначенная для работы с телефонными звонками. Она позволяет не только идентифицировать входящий звонок, это умеет делать и обыкновенный определитель номеров, но и сразу переадресовать его нужному человеку. Например, если за организацией закреплен персональный менеджер, то любой звонок можно перенаправить именно ему, причем на его компьютер. Таким образом, любой компьютер компании становится телефоном. В том случае, когда человека на месте нет, а компьютер выключен, то через пять – десять секунд звонок автоматически переадресовывается на сотовый. Если в компании существует корпоративный тариф, то для организации этот звонок будет бесплатным. Более того, когда нужный человек недоступен или вне зоны действия сети, система сама предлагает оставить голосовое сообщение. Платформа Oktell легко интегрируется, и в наших ближайших планах провести ее интеграцию с Microsoft Dynamics CRM.

М.Г.: Две эти системы очень хорошо дополняют друг друга. Но если CRM ставит задачу, не определяя четких временных рамок, то Oktell делает каждый вопрос более конкретным, побуждая к действию. С Oktell можно интегрировать любой сайт или интернет-магазин, и получив заказ, сразу отправлять сообщение и клиенту, и сотруднику, например через SMS. Подобную услугу удобно использовать по разным поводам. Сообщения могут быть отправлены, например, финансисту накануне оплаты по договору, партнеру, как напоминание о важной встрече или необходимости своевременной отгрузки товара. В жизни мы очень часто сталкиваемся с ситуациями, когда что-то срывается не из плохих побуждений, а из-за того, что человек элементарно «закрутился» и забыл. Заранее отправленное со-
общение снизит риск возможных неприятностей. Такой дополнительный сервис улучшает качество наших коммуникаций, повышает скорость выполнения любых бизнес-процессов и эффективность предприятия в целом.

NB: Значит, используя потенциал, заложенный в ваших программах, можно добиться сокращения расходов на связь, обеспечить более полный и быстрый обмен информацией. Какие еще существуют возможности?

Е.К.: У программной платформы Oktell масса преимуществ в сфере управления: она способна повышать комфортность работы руководителей. Допустим, необходимо попросить всех сотрудников отдела подготовить отчеты к завтрашнему дню. Руководителю достаточно просто поднять трубку и озвучить текст. Система сама наберет сотрудников и выдаст им информацию. Вот и еще один ответ на вопрос о сокращении затрат.
Эта программа незаменима в работе с дебиторской задолженностью: система будет сама набирать дебиторов по списку из системы учета и только после установления соединения подключать к телефону коллектора, выводя ему на экран всю необходимую информацию по дебитору – по каким договорам и счетам, из чего сложилась задолженность. Можно даже настроить такую
экзотику, что клиентов проинформирует сама система, сообщит им сумму задолженности, срок погашения и возможные штрафные санкции, а также задаст вопросы и произведет запись ответов.
М.Г.: Пожалуй, одним из главных преимуществ CRM-системы является реальная возможность увеличения объемов продаж. Каким образом это происходит? Система полностью перестраивает психологию компании с пассивных продаж на активные действия. Она мотивирует каждого менеджера звонить, встречаться, вносить какие-то предложения. Она напоминает, и если человек, являющийся ответственным за выполнение того или иного мероприятия, не реагирует на сообщения системы, – уведомляет руководство. Может начислять штрафные баллы, составлять рейтинги активности. В результате каждый сотрудник и компания в целом начинает работать уже по-другому, мы не просто сидим и ждем, когда придет клиент: мы выходим из уютного офиса в рынок и идем к клиенту сами.

М.Г.: Будущее за цифровыми технологиями, и поэтому среди актуальных тем – переход на IP-телефонию. И программное обеспечение, которое мы предоставляем уже сейчас, и оборудование, достаточно бюджетное, позволяет предприятию перейти на «цифру». Это несет огромные преимущества в плане экономии и сокращения затрат. К примеру, если у организации есть удаленные офисы, то можно разговаривать не по межгороду за 6–10 руб. в минуту, а бесплатно. Мы подключаем партнеров и крупных клиентов в свой номерной план, чтобы они, сидя у себя в офисе где-нибудь в Сургуте, могли набрать короткий номер, например 911, и сразу
же соединиться с нашим консультантом.
Е.К.: Есть еще ряд интересных программных решений, которые позволяют оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность компании. Это системы электронного документооборота с функцией Workfl ow (от англ. «поток работ»). Такая программа необходима, когда в согласовании заказа, заявки на финансирование или договора участвует несколько человек. И элементарный способ поднять эффективность этого процесса – автоматизация с помощью систем электронного документооборота. Тогда договор будет согласовываться не две недели, а всего лишь один день. А если согласующий топ-менеджер по каким-то причинам в данный момент физически не может поставить подпись, то система сама по регламенту через два-три часа отправит документ его заместителю, который имеет соответствующие полномочия, или генеральному директору. Сейчас мы являемся партнерами компании DIRECTUM. Она активно аботает на имидж компании, увеличивая скорость и качество обслуживания клиентов.
Специфика любой отрасли накладывает отпечаток на систему управления и расставляет свои акценты в организации и автоматизации бизнес-процессов.
Поэтому огромный опыт компании «Тюмбит-АСУ» и наличие апробированных отраслевых решений в различных сферах позволяет повысить эффективность автоматизации производства и существенно снизить сроки и риски внедряемого проекта. А в результате заказчик получает передовые технологии управления бизнесом и системы, максимально отвечающие всем потребностям предприятия.