Применение информационных технологий в вузах – это миф или реальность?

Применение информационных технологий в вузах — это миф или реальность?

Как добиться устойчивого развития вуза и повысить эффективность его информационного пространства? Как оптимизировать сложные в организационном плане процессы приема и обучения студентов, планирования финансов и учебной нагрузки, учета, контроля и анализа деятельности образовательного учреждения? Какие IT-инструменты способны наиболее эффективно поддержать основную деятельность высшего учебного заведения? На конференции обсуждались эти и многие другие вопросы, связанные с организацией рациональной системы управления ресурсами вуза на основе информационных технологий.

Мир современного человека переполнен информацией, и, чтобы не утонуть в этих мощных потоках, нужно научиться грамотно управлять ими – упорядочить эти потоки. Любая  информация бесценна, поэтому важен не только сам факт ее наличия, но и способ, которым вы ее получаете, как надежно она у вас сохраняется и насколько легко удается ее находить, обрабатывать, анализировать и интегрировать в информационные системы. На рынке информационных технологий появляются все новые и новые возможности анализа, учета и обработки данных, которые необходимы для образовательных учреждений. «На рынке образовательных услуг вопросы автоматизации управления высшим учебным заведением стоят особенно остро, – подчеркнула когда-то в своем выступлении на конференции Галина Краюшкина, член Экономического совета Рособразования, член Экспертного совета по экономике образования Комитета Государственной Думы Российской Федерации по образованию. – При этом образовательная сфера имеет ярко выраженные особенности, определяющие ее специфику, которую должны поддерживать IT-решения для учета и управления вузом. Только в этом случае применение программных средств позволит выстроить эффективную систему управления вузом и послужит надежным инструментом для построения системы менеджмента качества». В последние годы высшие учебные заведения проявляют активный интерес к программным решениям, поддерживающим специфику образовательной сферы. В настоящее время наиболее актуальными задачами, которые планируется решать средствами IT в ближайшее время в вузах, является внедрение IT для управления приемной кампанией, учета студентов и контроля их успеваемости, планирования и управления учебным процессом, управления договорами, планирования и обеспечения занятости и трудоустройства выпускников. Сотрудничество с вузами и поддержка в IT- решениях отраслевой специфики образовательной сферы – одно из приоритетных направлений для корпорации «Галактика». Накопленные корпорацией опыт и экспертизы при реализации проектов автоматизации российских вузов нашли отражение в решении «Галактика Управление Вузом», которое было представлено участникам конференции. Так что же такое «Галактика»? Во-первых, это российская тиражно-заказная комплексная информационная система. Почему тиражно-заказная? Потому что это централизованная, единая разработка. То, что работает во Владивостоке, то, что работает в Санкт-Петербурге, и то, что будет установлено и будет работать на вас, – это один и тот же вид интерфейсов системы, один и тот же функционал. Во-вторых, корпорация «Галактика» не идет по пути конструкторов, по пути каких-то заказных решений, она накапливает большой опыт именно в функционале, который пополняется при сотрудничестве с вузами всей страны, использующими решение от «Галактики». Сейчас таких вузов около двадцати. Наглядным примером является активное продвижение, развитие функциональности модулей приемной кампании, когда один университет получает богатый большой функционал за счет других вузов, которые постепенно предлагают какие-то новые решения с последующей реализацией программного продукта. Это и есть суть тиражно-заказного продукта. Это не какие-то локальные разработки и установки, это большая информационная система, которая разработана корпорацией «Галактика». На конференциях «Галактики» в разных городах были представлены решения корпорации и других компаний, ориентированные на различные задачи управления и учета в вузе. Среди них – системы автоматизации управления документооборотом, специальное решение «Галактики» для управления вузом, построенное на базе системы «Галактика ERP». Эта разработка «Галактики» полностью поддерживает специфику деятельности вузов, учитывает требования законодательства к отраслевой информационной системе в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Министерства образования.Развитие решения «Галактика Управление Вузом» – результат многолетнего  взаимодействия «Галактики» с учебными заведениями. В решении «Галактика Управление Вузом» реализован весь спектр управленческих задач образовательного учреждения.«Галактика» состоит из контуров, а контуры из модулей – так устроена система. Управ-ление контингентом студентов – это модуль, «Приемная кампания» – это модуль, «Управление договорами» – это тоже модуль, и таких порядка 76. Все эти модули объединены в логический контур: «Управление финансами» – контур, «Управление учебным процессом» – контур. В решении «Галактика Управление Вузом» реализован весь спектр управленческих задач образовательного учреждения: управление учебным процессом; управление финансами; управление договорами и логистикой; управление ауди-торным и жилым фондом; управление персоналом (в том числе штатное расписание, табельный учет); управление контингентом студентов; расчет заработной платы и стипендий; бухгалтерский и налоговый учет; управление капитальным строительством и ремонтами; управление транспортом и др. В зависимости от потребностей учебное заведение может выбрать конфигурацию решения и определить последовательность ввода программного обеспечения в эксплуатацию. Решение «Галактика Управление Вузом» (либо его отдельные конфигурации) также может использоваться учреждениями среднего профессионального образования (СПО) и успешно применяется техникумами, колледжами, которые входят в состав вузов или являются самостоятельными структурами. Открытость решения «Галактика Управление Вузом» позволяет легко интегрировать с системами, которые уже используются учебным за-ведением: системами электронного документооборота, программами бухгалтерского учета, управления библиотечным фондом, информационным порталом вуза, со специализированным отраслевым программным обеспечением. Это дает возможность построения единого информационного пространства и сохранения учебным заведением ранее сделанных инвестиций в IT.

Важной особенностью решения «Галактика Управление Вузом» является комплексная поддержка основной деятельности учебного заведения – учебного процесса. Планирование, контроль и анализ учебного процесса, объемов педагогической нагрузки, формирование расписания и сетки занятий (в том числе индивидуальных), управление контингентом студентов, контроль и анализ успеваемости, управление приемной кампанией – вот далеко не полный перечень задач по поддержке учебного процесса, реализованных в решении «Галактика Управление Вузом». Решение предназначено образовательным учреждениям, которые обладают аудиторным фондом, контингентом профессорско-преподавательского и студенческого состава, готовят специалистов в области как высшего, так и послевузовского (аспирантура, переподготовка) образования. Возможности решения «Галактика Управление Вузом» позволяют эффективно использовать его учебным заведениям с территориально распределенной структурой.

На конференции был представлен опыт Югорского государственного университета (ЮГУ) в при- менении IT-решений корпорации «Галактика». В Югорском государственном университете (ЮГУ) завершается очередной этап ввода IT-решения корпорации «Галактика» для управления высшим учебным заведением. Это решение охватывает основные направления финансово-хозяйственной деятельности вуза и управление учебным процессом. О ходе проекта рассказывает Олег Викторович Алмазов, начальник отдела информатизации ЮГУ.Сегодня Югорский государственный университет является одним из самых динамично развивающихся вузов России. B состав университета входят 6 институтов, 5 факультетов, 8 филиалов и 3 представительства. Студентами дневной и заочной форм обучения являются более 10000 чело-век. Деятельность университета обеспечивают более 1700 сотрудников, включая около 600 человек профессорско-преподавательского состава. В настоящий момент решение «Галактика Управление Вузом» используется в Югорском государственном университете для управления штатным расписанием, кадрового и табельного учета сотрудников, учета контингента студентов и аспирантов, расчета стипендий. Готовится к вводу в промышленную эксплуатацию функциональность для расчета заработной платы, управления договорами и логистикой, аудиторным и жилым фондом, управления учебным процессом. Перспективы проекта по внедрению решения «Галактика Управление Вузом» в ЮГУ – автоматизация задач управления финансами и бюджетирования, бухгалтерского учета. Основные проблемы, с которыми столкнулся университет, – большой разброс в данных и постоянная зависимость от человеческого фактора. Это приводило к значительному замедлению выполнения бизнес-процессов, так как требовалось дополнительное время на исправление ошибок и неточностей. Автоматизация в первую очередь должна была решить на участках следующие задачи: оптимизировать бизнес-процессы и повысить скорость принятия решений.Первым этапом внедрения была автоматизация кадрового учета, это контур управления персоналом. Для описания бизнес-процессов университета сотрудники «Галактики» про-вели масштабное анкетирование рядовых работников, руководителей среднего звена и руководства вуза. Потом по результатам обработки огромного количества данных специалисты «Галактики» представили отчет. Изучив его, руководство университета одобрило схему реализации бизнес-процессов в ERP-системе, и началось внедрение.Сейчас в университете работает достаточно интересная система согласования документов, часть ее функций решена системой CART – разработкой партнера «Галактики» фирмы Galantis. Стандартная ситуация в вузе: необходимо получить согласующие визы, например на договор о закупке. Сотрудник конкурсно-договорного отдела вводит первичную информацию в систему и назначает маршрут согласования.Кроме того, сотрудниками управления информатизации ЮГУ разработаны сетевые электронные сервисы: электронное расписание учебных занятий; информационно-справочная система ЮГУ; телефонный справочник ЮГУ; сервис электронных заявок на IT-услуги; управление недвижи-мостью. Все эти сервисы в той или иной степени сопряжены с ERP-системой «Галактика». Таким образом, корпорация «Галактика» активно развивает проект сотрудничества с вузами по развитию информацион-ного пространства. В рамках этого проекта вузы получают материалы по решениям «Галактики», методические пособия для студентов, видео-курсы, учебно-демонстрационную версию системы «Галактика ERP» и документацию, необходимую для развития учебно-методической базы вуза. В рамках этого проекта проводится бесплатное обучение преподавателей вузов в консультационных центрах «Галактики».

 

Руководители служб, участвующие в согласовании, получают извещение по электронной почте, для просмотра данных открывают документ в виде веб-страницы, изучают, могут оставить свои комментарии, завизировать или изъять из системы на некоторое время для более подробного изучения. Персональный рекорд университета – за 15 минут шесть руководителей согласовали документ. Планируется эту разработку интегрировать в контур управления договорами ERP-системы «Галактика».

Возвращаясь к программе «Галактика» и вузы», отметим, что у проекта четыре основных направления. В рамках первого из них, носящего название «Молодой специалист «Галактики», происходит обучение студентов навыкам использования современных информационных технологий управления, консультирование и помощь в подготовке курсовых и дипломных проектов, содействие в организации практики и трудоустройстве. Второе направление – по подготовке преподавателей вузов – предполагает бесплатное обучение преподавателей в корпоративном учебном центре и помощь в подготовке методических пособий. Третье направление развивает сотрудничество с вузами в форме проведения совместных мероприятий – семинаров, конференций, выставок, подготовки статей, книг, учебных пособий и проведения исследований рынка. Кроме того, в ходе проекта формируются предложения по развитию системы «Галактика ERP». В рамках договоров по программе «Галактика» и вузы» учебным заведениям передаются демонстрационная версия системы «Галактика ERP», комплект методических и информационных материалов, документация, описания практических внедрений системы в различных отраслях.Решение «Галактика Управление Вузом» полностью учитывает требования законодательства Российской Федерации к отраслевой информационной системе в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Министерства образования РФ. Во второй части конференции аудитории были представлены следующие темы: единый информационный портал вуза, системы электронного документооборота и управления взаимодействием, интеграция ECM и ERP-систем. Представитель компании DIRECTUM Рустем Фатхулин представил систему электронного документооборота, разработанную на платформе Microsoft.Опытом внедрения и использования системы электронного документооборота DIRECTUM в вузе поделился с коллегами директор центра информационных технологий Международного банковского института Андрей Дамирович Тазетдинов. Он уделил особое внимание актуальности выбора системы управления для вуза и акцентировал внимание на том, что успешность использования программного продукта зависит не столько от функционала самой системы, сколько от организационных мероприятий и команды грамотных исполнителей.Основная цель создания информационного пространства в университете – повышение качества системы управления деятельностью в вузе. Задачами явились организация и учет всего документооборота, организация, структуризация, хранение и контроль документов, которые участвуют в жизнедеятельности института. Проводя определенное исследование в рамках обработки корпоративной информации, установили, что 75% составляет весь документооборот и 17–20% – анализ и учет первичных документов. В рамках института была разработана концепция реализации программного продукта на базе корпорации «Галактика», которая включала в себя управление кадрами, систему оборота документов, пропускную систему безопасности института, бухгалтерскую систему. Все это позволило институту в автоматическом режиме решать и согласовывать проекты, задачи и решения.

Внедрение электронного документооборота в институте включало в себя организацию учебного процесса всех подразделений, создание и заключение договоров в автоматическом режиме, ве-дение рабочих планов и т.д. Специалисты МБИ самостоятельно на базе DIRECTUM реализовали ряд решений, таких как организация научно-практических конференций и совещаний и многих других. В вузе также была произведена интеграция DIRECTUM с бухгалтерской и учебной системой и порталом вуза.

Заместитель генерального директора Северо-Западного отделения корпорации «Галактика» Денис Бушковский сообщил об основных направлениях разработок корпорации «Галактика»: управление персоналом, управление штатным расписанием. Как правило, это один из первоочередных блоков, которые внедряются в университете, потому что это один из трех китов, который нам нужен для управления. Три кита – это кадровый преподавательский состав; кадровый состав студентов; финансово-материальная база финансовых документов и т.д. Галактика работает на основе процессов, пер-вичных документов и на основе однократного ввода информации. Также Денис Бушковский отметил, что корпорацией «Галактика» принято решение не разрабатывать собственную систему электронного документооборота, а сделать «бесшовную» интеграцию с СЭД DIRECTUM, являющуюся одним из лучших решений по соотношению цена/качество на сегодняшний день. Так как у многих вузов нет единой информационной системы, то и руководитель не может быстро получить нужную информацию. Поэтому когда система работает от первичного документа, то можно быстро и легко посмотреть количество ставок и кто работает на этих ставках, – это очень важно, когда все данные работают в режиме времени. Можно также посмотреть количество от-пусков, время отпусков и аттестации, оплату труда, количество командировок каждого сотрудника. Управление персоналом – это весь кадровый учет, который необходим вузу, это приемы на работу, увольнения, отпуска, командировочные, больничные. Информация вводится в систему, создается внутренняя картотека кадрового состава. «Галактика» является надежным инструментом для кадровика даже не столько с точки зрения учета, сколько с точки зрения планирования основной деятельности. Она говорит ему, что в следующем месяце переаттестацию должны пройти такие-то сотрудники либо в этом месяце должны заканчиваться сроки конкурса ППС. Это не только инструмент учета, но и корпоративной помощи. В автоматическом режиме вводятся такие данные, как возраст, образование, стаж, научная степень и т.д. Все это фиксируется для того, чтобы можно было проводить анализ и мониторинг статистических данных, систематизировать и выкладывать информацию по ячейкам.Порядка 200 отчетов имеются в вузах, и самым главным инструментом кадровика становится генератор отчетности. Есть специальный инструмент создания отчета, когда пользователь сам выбирает из картотеки данные, сам задает условия и критерии. При создании решения по комплексной автоматизации вузов «Галактика Управление Вузом» большое внимание было уделено соответствию формируемых приказов действующему законодательству. Приказы гибко настраиваются под требования конкретного вуза при внедрении и соответствуют по требованиям, предъявляемым вузам Министерством образования.Что такое учебный процесс в решении «Галактика Управление Вузом»? Это ведение учебных и рабочих планов; планирование объемов педагогической нагрузки; формирование учебного расписания и сетки занятий. «Система «Галактика» не даст посадить поток из 100 студентов в аудитории, где 10 посадочных мест, она не даст поставить преподавателя на второй план, если он уже занят…».

Присутствие аналитической части – неотъемлемое свойство и одно из основных преимуществ комплексной ERP-системы по автоматизации учебного процесса вуза. В данном случае при ана-лизе деятельности вуза с помощью решения «Галактика Управление Вузом» можно не только формировать отчеты по выполнению учебного плана, но и анализировать учебный процесс по многим параметрам, к примеру анализировать наличие вакансий по преподаваемым дисциплинам с целью поиска подходящих кандидатов и т.д. Таким образом, аналитическая часть решения из способа поиска ошибок в планировании превращается в эффективный инструмент превентивного решения будущих задач. Для ускоре-ния процедуры ввода результатов вступительных испытаний в систему «Галактика Управление Вузом» имеется возможность автоматизированного ввода результатов с идентификацией абиту-риентов по штрих-коду экзаменационной ведомости. Важным преимуществом решения является возможность отображения всех необходимых данных on-line, что позволяет оперативно получать информацию не только о состоянии дел в целом, но и по каждому абитуриенту персонально. Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет получать всю необходимую информацию о студентах и выпускниках с сохранением истории пе-ремещений студентов в процессе обучения, проживания студентов в общежитии. Имеется также возможность хранить данные о последующем трудоустройстве выпускников, закончивших дан-ный вуз, с предоставлением аналитической статистики для использования в буклетах и рекламных материалах вуза. Одно из ключевых свойств решения «Галактика Управление Вузом» – возможность ведения картотеки личных дел студентов (с сохранением истории) с возможностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческий билет, зачетная книжка, личное дело). Для каждого студента существует личная карточка, где хранятся данные по посещаемости и успеваемости студентов, которые в дальнейшем используются для анализа в различных разрезах, ведения сводных ведомостей успеваемости, построения рейтин-гов и формирования отчетности. В рамках картотеки формируются отчеты по студентам: о движении студентов, анализ контингента студентов (общий, по основам обучения, из числа коренных малочисленных народов, сироты, малоимущие), выделение студентов, находящихся в академическом отпуске и др. Решение «Галактика Управление Вузом» также ведет учет успеваемости и посещаемости как отдельных студентов, так и групп студентов в различных разрезах (учебная группа, поток, кафедра и т.д.). С учебным планом неразрывно связан учет контрольных мероприятий (зачетов, экзаменов, курсовых, тестирования, ВКР и т. д.). В системе также формируются и учитываются документы (ведомости) к экзаменам, зачетам, защитам курсовых и дипломных проектов. По итогам вводятся результаты контроля успеваемости студентов (зачеты, экзамены, компьютерное тестирование, курсовые и дипломные проекты). Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет вести учет договоров коммерческого обучения и расчетов за общежития. Система отслеживает сроки оплаты договоров, напоминает о сроках оплаты. Имеется возможность анализировать оплаты договоров и результаты обучения студентов, обучающихся на платной основе. Контракты и договоры в системе интегрированы с электронным документооборотом, что позволяет получать оперативные данные и исключить ошибки, неточности и дублирование данных. В «Галактике Управление Вузом» имеется воз- можность ведения информации по аудиторному и жилому фонду учебного заведения, учеты структуры объектов недвижимости. Аудиторный фонд контролируется системой при организации учебного процесса, а жилой – для обеспечения жильем студентов. Объекты закрепляются за подразделениями, ведется учет сдачи объектов в аренду. Договоры аренды учитываются системой, а их выполнение контролируется. По объектам недвижимости также рассчитываются арендные и коммунальные платежи с автоматическим формированием соответствующих счетов. По всем данным ведется анализ, итогом которого становится заключение о рентабельности объекта.Система «Галактика Управление Вузом» позволяет формировать картотеку подвижного состава и водителей как вручную, так и на основании данных из соответствующих модулей системы. Таким же путем можно формировать и картотеки запасных частей. В решении реализовано формиро-вание путевых и регистрационных листов, расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, выручки и стоимости услуг, учет документов, связанных с транспортом (водительские удосто-верения, техпаспорт, товарные накладные и т.д.). В рамках управления строительством имеется возможность формирования финансовых планов со- оружения объектов, ведения сквозного учета затрат на строительные работы, учитывается раз-ница между плановыми и фактическими затратами на строительство, а также имеется возмож-ность импортировать строительные сметы из внешних систем.

Отдельно нужно отметить возможности коммуникационной платформы Oktell, предоставляющей вузу за приемлемые деньги такие сервисы, о которых еще несколько лет назад можно было толь-ко мечтать: — голосовая справка для абитуриентов, студентов и преподавателей по расписаниям занятий и экзаменов, требованиям к документам; — настройка переключения городского звонка на сотовый телефон с оплатой по низким тарифам; — настройка звонка с WEB-сайта; — отправка sms-уведомлений по важным событиям (зачисление в вуз, рейтинги, появление важ-ной информации на сайте вуза, изменение расписания и др.); — запись всех звонков с целью отслеживания качества; — статистика из аналитических отчетов: количество звонивших, недозвонившихся, звонивших, но не появившихся в качестве абитуриента, и др. Платформа Oktell – это инструмент, дающий вузу реальную возможность показать технологическую вооруженность и привлечь дополнительных абитуриентов. Цель «галактических» конференций для вузов достигнута. Участники получили возможность узнать новую полезную информацию о системах автоматизации управления вузом, обменяться опытом и обсудить вопросы, связанные с применением информационных технологий, познакомиться с практикой их применения различными вузами СНГ. Шагать в ногу с информационными технологиями – это реально, актуально и перспективно.