На ОАО «Золотые луга» создают электронный финансовый архив

Автор – начальник отдела организационного моделирования ОАО «Золотые луга», —  Головкина Алена Владимировна.

Доводилось ли вам заходить в архив документов? Если нет, давайте заглянем в архив центрального офиса.

 

В нашей компании огромное количество первичных финансовых документов (счетов, актов приемки-передачи, накладных, счетов-фактур и т.д.).

Например, вот так в конце рабочего дня выглядит рабочее место бухгалтера отдела продаж по г. Тюмень.

 

Данные первичных документов – остаются в учетной системе «Галактика ERP» , а их бумажные экземпляры сдаются в архив.
Совсем недавно отказаться от хранения бумажных финансовых документов было невозможно из-за отсутствия законодательства, полностью регламентирующего работу с первичной документацией. Теперь же, с выходом приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП (электронной цифровой подписи)» и федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» появилась возможность перевести всю «первичку» в электронный вид! Тем более, что нередко достаточно именно скан-копии документа.
Знакомы ли Вам перечисленные ниже задачи?

• Дублирование первичных документов (акты, накладные, счет-фактуры, договора) в двух местах архива.
• Выставляемые клиенту первичные документы с течением времени поменяли состав и нужно отследить динамику изменений.
• Контрагент утерял свой экземпляр, и просит выслать ему копию.
• Нужно собрать воедино финансовую документацию по всем филиалам, чтобы контролировать деятельность во всех точках распределенной компании.
• Нужно организовать централизованный архив с доступом к нему всем ответственным лицам.
• Необходимо быстро найти документы в отсутствие сотрудника или передать дела другому сотруднику.

Представьте, если при сканировании акт выполненных работ будет автоматически «привязываться» к накладной от этого же поставщика, что позволит просматривать документы в разрезе одного контрагента и быстро получать к ним доступ. Или при формировании Акта выполненных работ или накладной на них автоматически будет наносится штрих-код, по которому в дальнейшем можно оперативно найти требующиеся документы. А хотите, открыв договор с контрагентом, одним нажатием кнопки «на печать» получить весь комплект первичных документов за определенный период с привязкой к Акту сверки? Часто имеете дело со сквозными аудиторскими и налоговыми проверками? Удобно было бы сделать подборку требуемых документов в кратчайшие сроки и без постоянного обращения к бумажному архиву? А понравилось бы вам нажатием одной кнопки «Добавить документы», сканером штрих-кода считать штрих-коды документов, которые нужно добавить в дело, и, нажав еще одну кнопку «Опись», автоматически сформировать опись дела?

Мечтали ли вы когда-нибудь о том, чтобы решить все эти задачи? Если да, то спешим вас порадовать – уже в начале 2012 года наши мечты сбудутся!
С марта 2011 года в нашей компании совместно со специалистами ЗАО «Тюмбит-АСУ» ведется разработка «Электронного финансового архива» на базе трех программных продуктов: DIRECTUM, Галактика ERP и MS CRM.

Документы сторонних компаний (поставщиков) будут заноситься в архивную систему путем сканирования по мере поступления; собственные документы – путем автоматического создания записи в архивной системе (DIRECTUM) из «Галактика ERP»  и последующего прикрепления копий подлинников документов в электронном формате; заполнение архива может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.

Конечно, скрупулезное ведение карточек первичных финансовых документов в программных продуктах потребует от каждого сотрудника компании внимательности и дисциплины при занесении документов. Но результаты превзойдут сторицей все трудозатраты и для компании в целом и для каждого сотрудника в отдельности.

Статья перепечатана из корпоративной газеты ОАО «Золотые луга» с разрешения руководства компании и автора.