Инфоцентр
Для создания максимально благоприятной рабочей среды управляющая компания бизнес-центров «Нобель» и «Нобель Парк» решила внедрить два крупных инновационных решения: применить для входящего документооборота автоматизированную систему и перейти на самостоятельное производство электроэнергии, тепла и холода.
Какие еще инновации используются для комфортного ведения бизнеса, журнал tmn узнал у директора компании Хоружей Анастасии и заместителя директора по эксплуатации Дмитрия Велижанина.
tmn: Главной инновацией является собственный энергетический центр, который вы запустили первыми в Тюмени в 2011 году? Как вы решили реализовать такую смелую идею?
Анастасия Хоружая: Не секрет, что при выборе офиса арендатор оценивает бизнес-центр по нескольким критериям и существенные из них – постоянное электроснабжение и тепло.
Для арендаторов, которые сегодня находятся у нас, важна бесперебойность работы. Все просто, успех их бизнеса влияет на наши доходы. Нам важно, чтобы они работали в комфорте и не отвлекались на посторонние проблемы. Поэтому мы решили построить автономный энергетический центр, с помощью которого можно обеспечивать себя теплом и электричеством, а также компенсировать непредвиденные скачки энергии по городу. Более того, сейчас мы проводим реконструкцию и увеличиваем наши мощности. Арендаторов становится больше, потребление увеличивается, и мы должны быть на шаг впереди.
Дмитрий Велижанин: В начале строительства бизнес-центра «Нобель Парк» существующих мощностей не хватало для обеспечения теплом и энергией 15 этажей и 19 000 квадратных метров возводимого здания. Сравнив стоимость подключения к городским сетям и строительства собственного энергетического центра суммы оказались сопоставимыми. Окончательное решение по строительству собственного энергетического центра приняли, выполнив расчет жизненного цикла здания и учитывая расходы на обслуживание, себестоимость энергии и тепла, которые оказались ниже городской. Применив технологию утилизации тепла, мы увеличили КПД станции примерно до 85%. Городскими сетями мы пользуемся только на время обслуживания и в пиковое потребление. По нашим подсчетам автономно мы сможем работать месяц.
tmn: В управлении компании «Нобель групп» находится порядка 30 000 квадратных метров коммерческой недвижимости. Какие инновационные решения вы используете в регулировании таким большим потоком арендаторов?
Анастасия Хоружая: Для эффективной коммуникации внутри компании мы используем автоматизированную систему документооборота ELMA. Полтора года назад мы пришли к тому, что, в первую очередь, нужно облегчить контакт арендатора с нами. Во вторую, облегчить жизнь наших сотрудников, потому что нашему отделу продаж приходилось контролировать более 170 компаний. Благодаря этим задачам мы сформировали три первоначальные цели: это технология приема онлайн-заявок, которая взаимодействует с нашим сайтом, формирование договоров и регистрация входящей документации. За решением обратились в компанию Тюмбит-АСУ, которая предложила программу ELMA, значительно сократив нам работу.
Сейчас программа формирует автоматический договор на каждого контрагента и весь входящий документооборот оцифровывается. Но мы не останавливаемся на этих функциях, в планах провести адаптацию системы с 1С и новым сайтом. Все эксплуатационные задачи в будущем вместе с Тюмбит-АСУ мы также планируем адаптировать в ELMA, которая будет контролировать и фиксировать расходы. Например, сколько нужно купить лампочек, когда их нужно купить и, какая сумма на их покупку уже потрачена.
Для эффективной коммуникации внутри компании мы используем автоматизированную систему документооборота ELMA, которую нам предложила компания Тюмбит-АСУ
К слову сказать, нам повезло, что мы передали работу с автоматизацией процесса профессионалам. Определенное время мы пользовались своей программой, но для движения вперед аутсорсинг был неизбежен. Благодаря обязательности и оперативности сотрудников Тюмбит-АСУ мы не отстаем от сегодняшнего рынка.
Дмитрий Велижанин: Как только арендатор просит решить какую-либо задачу, его запрос регистрируется в специальной программе. После этого заявка передается руководителю, далее исполнителю, который отчитывается напрямую диспетчеру. Но на этом все не заканчивается, потому что диспетчер должен получить обратную связь. Отличительная инновация в этой работе – это ведение статистики. За полтора года нами обработано 7420 заявок от арендаторов. Учет этих запросов помогает планировать складские запасы, рабочее время и даже возможные поломки. Например, когда мы приступили к анализу, поняли, что у нас каждый месяц порядка сорока заявок по освещению. Начали планомерно менять светильники, и сейчас уже все коридоры оснащены светодиодными светильниками. Причем срок окупаемости составил порядка трех месяцев.
tmn: Вы увеличиваете мощность энергетического центра, автоматизируете новые задачи. Какие еще инновационные решения вы хотите внедрить в ближайшем будущем?
Анастасия Хоружая: Сегодня мы работаем над задачей по расширению инфраструктуры. Сейчас на нашей территории есть кафе, банкоматы, страховые и юридические компании. Мы расширяем свои возможности за счет сети центров интегративной медицины «Русалтимед», который использует в своей практике современные технологии. У нас планируется открытие косметологии курорта Увильды. Также в планах организовать бюро услуг для сотрудников компаний, где к примеру, можно будет отдать вещи в химчистку.
Нам повезло, что мы передали работу с автоматизацией процесса профессионалам. Благодаря обязательности и оперативности сотрудников Тюмбит-АСУ мы не отстаем от сегодняшнего рынка
tmn: Вы используете интересный маркетинговый инструмент, предоставляя свою площадку для мероприятий. Почему решили продвигать ваш бизнес-центр именно через специальные события?
Анастасия Хоружая: Оба бизнес-центра названы в честь Альфреда Нобеля, известного всем великого изобретателя и человека, который поощрял талантливых людей, способных что-то делать, придумывать. Мы тоже поддерживаем такую гуманистическую идею. С самого начала мы имели хорошую возможность предоставить помещения openspace под проведение мероприятий. Такой формат интерьера привлекал много художников и различных творческих людей. Например, первая художественная выставка с экспозицией «Оживляя пространство…» прошла 12.10.12 года, где были выставлены картины финского художника Матти Сирвио и российского художника Александра Амелина, и далее по нарастающей: мы провели ряд мероприятий с Людмилой Рядинской, которые позволили нашим клиентам и гостям убедится, что мы можем проводить такие мероприятия на достаточно высоком уровне. Также мы организовали несколько мероприятий с проектом «Иголка-маркет» и сегодня сотрудничаем с ними на постоянной основе. Мы хотим, чтобы люди понимали, что мы делаем все для комфортного пребывания в нашем бизнес-центре.
Статья опубликована в журнале tmn ноябрь 2015
