ERP в период кризиса: внедрять или не внедрять?

На наш взгляд интересна сама постановка вопроса: «Способны ли ERP-системы помочь предприятиям преодолеть кризис»?
Иначе говоря, при такой высокой стоимости «обладания» системой, не сделает ли столь сомнительное приобретение приличную дыру в бюджете и не похоронит ли окончательно надежду акционеров на получение дивидендов в обозримой перспективе? Как ни странно… все может быть, ситуацию можно сравнить с инвестированием больших средств в новый высокоточный многофункциональный станок.
Нам известен один такой случай с печальным концом. Одним нашим старым клиентом был куплен уникальный и очень дорогостоящий станок, который мог буквально творить чудеса, было много надежд на выполнение нестандартных и уникальных заказов, проблема оказалось в том, что потеряв однажды обученного сотрудника, трудно было найти нового специалиста способного создавать специальные программы для работы данного станка. Мораль истории такова: «много на свете замечательных станков, но работать, а значит, и приносить прибыль владельцам, их заставляют квалифицированные рабочие»  и если уж развивать мысль далее,  которые в свою очередь были обучены еще более квалифицированными консультантами!
В недавний период всеобщего благополучия российских компаний — многие недостатки в оперативном управлении хозяйственной деятельностью, вполне компенсировались большими объемами заказов,  сверхприбылью, дешевыми кредитами и радужными перспективами роста на ближайшую и отдаленную перспективу.

Когда грянул гром в виде глобального кризиса, а это отметим фактор макроэкономический, на который отдельное предприятие повлиять не может, можно только перестроить свою деятельность и свою внутреннюю среду под новые условия. Внутри компании снова стало важно все: бизнес-процессы, материальные и человеческие активы компании. Все рассматривается через призму: «как это можно изменить, чтобы снизить издержки, повысить добавленную стоимость, или, если по-простому, — выжить в период кризиса». Так или иначе, стремление выжить при меньшей норме прибыли приведет к экономии всех расходов и сбрасыванию активов, которые не приносили прибыли. На первом этапе это будет сделано легко (соц.пакет, вспомогательный персонал, непрофильные или перспективные активы), на втором потребуется перестройка бизнес-процессов и дополнительная информация для принятия решений. Вот тут и станет необходим инструмент в виде ERP-системы, который позволит при целевом использовании:

1. Высвободить «деньги» из сокращения контролирующего персонала. Всевозможные контролирующие отделы или сотрудники в составе финансовых служб, следят за исполнение регламентов договоров, в части своевременной отгрузки и оплаты продукции и услуг, а ERP система сама может контролировать и уведомлять лиц принимающих решение, — без участия человека. В среднем, после внедрения ERP системы, уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат  составляет по разным источникам около 30%.
2. Высвободить «деньги» из материальных запасов на складах. Основное, вытекающее из названия, назначение ERP системы — управлять уровнем пополнения материальных запасов, создать «идеальную» ситуация на предприятии, когда на центральном складе есть только мешок скрепок на 100 руб., все остальные материалы приходят прямо в цех от поставщика и расходуется в тот же момент. В среднем, после внедрения ERP системы, процент сокращения запасов на складах по разным источникам может составить до 40%, увеличение оборачиваемости товарно-материальных запасов на 65%.
3. Высвободить «деньги» из незавершенного производства в цехах. Еще одно основное, вытекающее из названия, назначение ERP системы — управлять производством продукции на уровне производственных подразделений, синхронизировать производственный процесс. Не только на складе должно быть пусто (страховой или аварийный запас не трогаем), но и на складских  (межцеховых, передаточных) площадках цехов. В цехе просто так, ничего не должно лежать, производство должно быть непрерывным, полуфабрикат, обработанный на одном станке, согласно графику оптимизированному системой, должен находиться в «вечном движении», а не дожидаться когда в трех смежных цехах соберут прочие комплектующие. К моменту сборки узла, все комплектующие должны быть еще «горячие», а не пролежавшие где-то полгода (месяц, день, час). В среднем, после внедрения ERP системы, увеличение поставок «точно в срок» может достигать по разным источникам – 80%.
4. Высвободить «деньги», оптимизировав платежный календарь компании. Любая компания в отдельные моменты времени то имеет свободные средства, то их занимает на неотложные нужды. Назначение ERP–системы — управлять не только материальными активами, но и финансовыми. Система может стать инструментом, который позволит принять решение, — в какой период времени и сколько свободных средств можно разместить в банке под проценты, а в какой — требуется занять и по минимуму столько, чтобы не встало производство, но  и не понести лишние расходы в виде срочных процентов по кредитам, кто из дебиторов и в какой день должен перечислить нам деньги в соответствии с графиком платежей или закрытыми актами по конкретному договору. В среднем, после внедрения ERP системы, увеличение оборачиваемости средств в расчетах по разным источникам может достигать 30%.

В завершении хотелось бы поделиться интересным наблюдением, — в 90% случаев, встречаясь с руководителями предприятий, заинтересованными во внедрении ERP системы, обнаруживаешь, что многие волнующие их вопросы, они не связывают с внедрением ERP, хотя именно они и решаются в ходе такого проекта! К таким «не очевидным» вопросам можно, например, отнести:

1. Обеспечение бесперебойного снабжения предприятия материалами, хоз.принадлежнастями, инвентарем, инструментами, спецодеждой;
2. Исключение проблем с заказами:
   1.  Долго принимается заказ у клиента;
   2. Клиент не информируется о ходе выполнения заказа и, соответственно, звонит, волнуется;
   3. Не выдерживаются сроки выполнения заказа, обещанные клиенту;
   4. Не выдерживается стоимость заказа, обещанная клиенту. Приходится повышать цену, т.к. не предусмотрели какие-то факторы;
3. Несвоевременная оплата поставщикам в соответствие с заключенными договорами;
4. Не регулярная и не отлаженная работа с дебиторской задолженностью;
5. Перерасход сырья и материалов в производстве;
6. Трудности в получении оригиналов документов от покупателей, поставщиков, сотрудников (договора, накладные, акты, счет-фактуры, доверенности, командировочные удостоверения, авансовые отчеты и др.) и слабый контроль за этим процессом.

Таким образом, внедрение ERP системы повышает эффективность бизнес-процессов компании и позволяет достоверно определить болевые точки предприятия: источники повышенных затрат и активы, дающие минимальную отдачу, требующие реструктуризации, либо продажи.