Как ELMA помогла компании «Геокад» повысить эффективность и автоматизировать документооборот

ELMA помогла компании «Геокад» решить задачи повышения эффективности управления, автоматизации документооборота и увеличения производительности труда.

Компания «Геокад», имеющая большой опыт в области геодезических, геологических, экологических, кадастровых и проектных работ, внедрила систему «ELMA» для автоматизации документооборота и управлению проектами. Использование ELMA позволило структурировать созданные в компании процессы и повысить эффективность управления.

Ранее, система документооборота в компании «Геокад» представляла собой сетевую папку для хранения документов, постановка задач происходила в устной форме. За пять лет существования компания выросла в несколько раз, прежний способ работы стал затруднительным. Руководство столкнулось с проблемами осуществления контроля, исполнения и структурированности информации. Это и послужило толчком для внедрения системы электронного документооборота.

По результатам поиска имеющихся на рынке систем по автоматизации документооборота, компания «Геокад» выбрала решение ELMA. Основными критерием при выборе продукта стало наличие необходимых модулей: управление договорами и бизнес-процессами.

Следующим шагом был выбор интегратора. По рекомендации разработчиков ELMA внедрение было поручено региональному партнеру «Тюмбит-АСУ», имеющему большой опыт работы как с системой ELMA, так и с аналогичными продуктами.

Перед «Тюмбит-АСУ» были поставлены следующие задачи:

• повышение эффективности управления;

• автоматизация документооборота;

• увеличение производительности труда.

На первоначальном этапе проекта был проведен анализ бизнес-процессов, сформулированы требования заказчика и продемонстрированы возможности будущей системы. Специалисты «Тюмбит-АСУ» подробно расписали существующие процессы и предложили решения по их улучшению. Было подготовлено детальное техническое описание, по которому был настроен базовый макет. В итоге, из нескольких блоков-задач выросли замысловатые бизнес-карты, было создано множество шаблонов и директорий для хранения документов.

Одной из проблем, с которой столкнулось руководство компании в процессе автоматизации документооборота стало нежелание сотрудников работать с новой системой. Чтобы не тормозить процесс внедрения было принято решение провести опрос и выявить, какие сложности испытывают сотрудники компании. По результатам опроса была подготовлена программа обучения.

Обучение сотрудников происходило по двум направлениям:

1. стандартные возможности системы;

2. бизнес-процессы.

В настоящий момент компания «Геокад» обладает адаптированными и автоматизированными процессами по работе с документами, имеет прозрачную структуру существующих бизнес-процессов.

Система «ELMA» позволяет:

• хранить всю информацию в одном месте (всегда известно местоположение документа);

• исключить разрозненность оформления документов (созданы шаблоны по исходящим договорам и письмам);

• эффективно работать по проектам, не забывая про контрольные точки;

• управлять сотрудниками в оперативном режиме;

• соблюдать все этапы и контролировать сроки исполнения за счет структурированности процессов;

• организовать рассылку уведомлений и возможность отправки сообщений в разрезе проектов;

• просмотреть состояние дел в любой момент времени.

Внедрение оправдало ожидания. Появились планы на заключение договора на сопровождение и дальнейшее развитие системы.

Компания «Геокад» основана в 2009 году в г. Тюмень. Основными направлениями деятельности предприятия являются инженерно-изыскательные работы для строительства, проектирования и реконструкции объектов. Также компания занимается землеустроительными, кадастровыми и проектными работами.

Клиентами «Геокад» являются строительные компании и подрядные организации разного уровня: от крупных государственных структур Российской Федерации до небольших коммерческих фирм и частных предпринимателе.

Ссылка на источник: ELMA помогла компании «Геокад»