Чем объясняется выбор? Критерии выбора BPM-системы компанией, насчитывающей в штате несколько тысяч сотрудников
Что такое BPM-системы и чем они лучше классических СЭД?
BPM – это концепция процессного управления организацией. Основными целями данной концепции являются:
- сокращение времени выполнения процессов;
- повышение прозрачности бизнес-процессов для всех участников;
- контроль процессов с помощью системы показателей;
- возможность быстрого изменения бизнес-процессов без остановки работы;
Информационные системы, поддерживающие данную концепцию называют BPM-системами (системами управления бизнес-процессами). Лидером среди отечественных систем данного класса является система ELMA.
Работа системы основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов предприятия с помощью наглядных диаграмм. Затем эти диаграммы становятся исполняемыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия сразу после завершения моделирования.
Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.
Таким образом, с помощью данных систем руководство предприятия достигает сразу несколько основных целей:
- Базу знаний актуальных процессов в нотации BPMN;
- Процессы работают сразу после завершения моделирования;
- Возможность автоматически сгенерировать регламент работы участников процесса в MS Word.
Система ELMA работает в обычном браузере (в том числе и на всех мобильных устройствах) и не требует установки отдельного приложения на каждой клиентской машине, это придает дополнительное ускорение развертыванию системы на предприятии.
ОАО «Запсибкомбанк» одним из первых в Тюмени оценил преимущества данной системы и приступил к автоматизации самых трудоемких внутренних процессов:
- Обработка входящих писем;
Входящее письмо автоматически регистрируется и отправляется по маршруту. Система в зависимости от значений полей карточки выбирает типовой маршрут исполнения, либо отправляет на резолюцию руководству.
- Обработка исходящих писем;
- Обработка организационно-распорядительной документации;
При запуске процесса система предлагает заполнить набор полей, после чего генерирует документ на фирменном бланке в MS Word, что позволяет сохранить единообразие оформления всей внутренней и внешней корреспонденции. Далее документ отправляется на маршрут согласования, система автоматически выбирает согласующих, исходя из орг. структуры предприятия. Заканчиваются процессы автоматической регистрацией документов и постановкой задач исполнителям.
- Обработка входящих счетов на оплату.
Ежедневно Запсибкомбанк обрабатывает сотни входящих счетов, этот процесс очень трудоемок и не удивительно, что в таком хаосе стали происходить сбои. Во-первых счета могли потеряться при пересылке из дальних филиалов или по ним мог выйти срок оплаты, во-вторых куратору счета приходилось обойти большое количество согласующих. Настроенный процесс в ELMA полностью исключил данные проблемы, а руководство теперь согласовывает счета реестром, не тратя время на каждый счет в отдельности. Завершается процесс автоматической выгрузкой счета в учетную систему.
Всего в данных процессах задействовано более 1000 сотрудников Запсибкомбанка. Для такого количества пользователей в Запсибкомбанке развернута веб-ферма серверов ELMA.
После окончания проекта по внедрению пилотных процессов, Запсибкомбанк продолжает развивать систему и в настоящий момент в процессе запуска ряд новых процессов.
Среди основных преимуществ системы руководство Запсибкомбанка особенно выделяет:
- Возможность изменения процесса «на ходу». ELMA позволяет вносить изменения в процессы, не останавливая текущую работу;
- Актуальная база моделей бизнес-процессов, которые реально работают;
- Экономия ресурсов на обслуживании рабочих мест пользователей, благодаря веб-интерфейсу системы;
- Получение отчетности по исполнительской дисциплине;
Работы по внедрению системы выполнял отдел пуско-наладочных работ ЗАО «Тюмбит-АСУ».
Если у Вас есть вопросы, то можете их задать в комментарии к данной статье или обращаться к официальному региональному представителю разработчика системы «ELMA» в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru