Наш опыт
Вышла новая версия Технического решения Directum «Управление закупками», которое упростит работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ.
Основные новинки версии:
Поддержка процессов, позволяющих покрыть полный цикл закупочной процедуры:
• Формирование плана закупок в соответствии с 223-ФЗ;
• Отслеживание исполнения и оплаты по договору.
Доработан процесс по инициации закупки, теперь можно:
• Регистрировать информацию о размещении закупки;
• Разбивать закупку на лоты;
• Формировать извещение по закупке;
• Связывать договор с закупкой;
• Формировать обязательную и управленческую отчетность.
Какие задачи закрывает решение DIRECTUM по автоматизации государственных закупок.
Решаемые бизнес-задачи
Для получения выгодных предложений по закупке товара или услуги компании проводят конкурсные мероприятия. На их подготовку и проведение, а также взаимодействие с участниками организаторы тратят много времени и ресурсов.
Бизнес-решение «Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.
Планирование закупки:
• сбор и формирование сводных потребностей от подразделений на закупку товаров, работ и услуг;
• подготовка и утверждение годового плана закупок.
Инициация процедуры закупки:
• уведомление ответственных о необходимости инициировать подготовку к закупочной процедуре;
• организация закупки;
• подготовка извещения, конкурсной документации и проекта договора;
• создание и ведение реестра закупок (проведенных тендеров) и архива конкурсной документации.
Взаимодействие с участниками закупки:
• регистрация заявок на участие в закупке;
• организация архива присланных предложений;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• контроль сроков приема предложений.
Выбор победителя закупки:
• уведомление о наступлении этапов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, подведения итогов;
• оценка предложений и выбор победителя;
• формирование протоколов о рассмотрении заявок и результатах процедуры.
Заключение договора и контроль его исполнения:
• подготовка, согласование и утверждение договора;
• отслеживание исполнения договорных обязательств.
Формирование управленческой отчетности:
• быстрая подготовка отчетов;
• контроль соблюдения сроков закупок.
• соблюдения сроков закупок.
Работа с бизнес-решением
Планирование закупки
На первом этапе формируется список потребностей в товарах, работах или услугах, на основании которого создается план закупок.
План закупок
После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей.
Утвержденный план публикуется вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».
Инициация процедуры закупки
Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре: оценить актуальность потребности, проанализировать и объединить связанные позиции в одной закупке.
Затем создается запись справочника «Закупки», в которой указывается информация по лотам, комиссии и порядку размещения закупки.
Чтобы определить даты и условия закупки, собирается закупочная комиссия. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями». Утвержденные условия также указываются в карточке справочника.
Запись справочника «Закупки»
Для быстрой подготовки конкурсной документации в системе используются шаблоны – они определяют начальное содержимое документа. Документы можно создать непосредственно из карточки справочника и дополнительно привязать к закупке – так вся документация по закупке будет всегда под рукой. Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение.
По кнопке Извещение формируется бланк извещения по закупке. Для создания конкурсной документации можно использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа.
Итоговый комплект документации по закупке связывается с записью справочника с помощью соответствующей кнопки. Теперь все документы по закупке будут всегда под рукой.
Далее организатор закупки отправляет созданную запись вместе с документацией по типовому маршруту на согласование и утверждение. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, организатор закупки собирает закупочную комиссию. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями».
После утверждения закупки ответственный за публикацию получает задание на публикацию извещения и сопутствующей документации и вручную публикует их на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.
На основании информации, указанной в карточке справочника, система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют извещение о закупке и сопутствующую документацию на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.
Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя
Заявки регистрируются в справочнике «Заявки на участие» в закупке. В заявке указывается исчерпывающая информация по предложению подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.
Заявка на участие
Система сама напомнит ответственному о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. После этого повторно организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем заявка победителя вручную указывается для соответствующего лота в справочнике «Закупки».
Принятое решение фиксируется в протоколе и отправляется на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.
Заключение договора и контроль его исполнения
Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль «Управление договорами». Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.
В процессе заключения, исполнения или оплаты по договору подтверждающие документы вручную публикуются на официальном сайте РФ «Портал закупок» и на электронной торговой площадке.
Формирование отчетности, анализ
В системе можно быстро выгрузить специальный отчет по закупкам и проанализировать выполнение плана. Отчет формируется в виде сводной таблицы и содержит информацию по срокам закупок и сотрудникам, нарушающим план.
Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».
Формирование отчетности, анализ
По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».
Бизнес-эффект
Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает:
• сократить общие расходы на планирование и проведение закупки;
• упростить подготовку конкурсной документации;
• ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
• быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность;
• соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.
Параметры ТР:
Версия: 2.0
Стоимость:
DIRECTUM Standard — 164 000 р.
DIRECTUM Enterprise — 262 400 р.
Услуги по внедрению оплачиваются отдельно. Новая версия технического решения предоставляется со скидкой 50% от текущей стоимости решения.
Модель лицензирования: Серверная
Готовность: Шаблон
Совместимость: DIRECTUM 5.2
Другие версии:
Версия 1.1.1: DIRECTUM 5.0
Версия 1.1.1.1: DIRECTUM 5.0
Версия 1.1.1.2: DIRECTUM 5.0
Версия 1.1.1.4: DIRECTUM 5.1
При покупке программы до 10 июля 2016 г. предоставляется один из бонусов: бесплатная настройка шаблонов документов по закупке (Извещение о закупке, Протокол рассмотрения заявок, Протокол подведения итогов) или одна лицензия на мобильное приложение DirectLeader, которое позволит просматривать документы, выполнять задания и получать уведомления по закупкам на смартфон или планшет.
По всем интересующим вопросам можно обращаться к официальному региональному представителю компании DIRECTUM в Тюмени – ООО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@bsens.ru, d_xeniya@t-asu.ru.
