Наш опыт
Сокращение сроков согласования заявок на оплату
Как было: Большая компания, много кабинетов и сложный и долгий процесс согласования заявок на оплату. Отделу снабжения приходилось для оформления заявки на оплату – найти шаблон, оформить служебную записку, найти подтверждающие документы, собрать все в одну папку, составить заявку, прикрепить акты и собрать подписи у согласующих лиц. Если квест окончен – отдать пакет документов в финансовый отдел.
⠀
Проблемы: Очевидные. Много этапов, на которых возможна утеря документов, длительные сроки согласования 1-4 недели, нет возможности посмотреть все заявки, на каком этапе они находятся
⠀
Итог: Задержка оплаты, отгрузок, потеря репутации перед поставщиками и необходимость делать множество звонков «что, где, когда?»
⠀
Задача: Автоматизировать процесс, сократить количество ошибок, потерь, сокращение сроков на оформление заявок, согласование и оплату.
⠀
⤵Решение: Интеграция систем Галактика ERP, директум и серивс от СКБ-контур.
⠀
🙋Как работает: Инициаторы заполняют финансовые обязательства – выбирают все необходимые атрибуты в системе Галактика ERP, назначаются ответственные лица.
При условии полного заполнения заявка загружается в Директум в виде заявки на оплату с уже заполненными полями и запускается сценарий согласования в Директум.
Автоматически прикрепляются все подтверждающие документы – договоры, спецификации, счет и любые другие связанные документы.
Интеграция с инструментом «Контур.Фокус» позволяет автоматически проверять контрагента на благонадежность. На этом этапе исключается работа с ненадежными поставщиками, фирмами-однодневками. Перед оплатой после процесса согласования система формирует актуальный отчет о контрагенте.
Когда заявка согласована платежное поручение формируется автоматически в Галактике.
✔Результат: Сокращение сроков согласования с 4 недель до 3 дней, возможность просмотреть реестр заявок, их статусы, оплату, исключены задержки процесса и ошибки пользователей, работа ведется только с надежными поставщиками
