Система электронного документооборота Directum (СЭД Директум). Вопросы и ответы

Работая уже несколько лет с системой электронного документооборота Directum (СЭД Директум ) нам часто приходится отвечать на вопросы руководителей, менеджеров, специалистов про электронный документооборот вообще и систему Directum, в частности.

Сегодня мы рассмотрим некоторые из этих вопросов. Это вопросы топ-менеджеров компаний, которые оценивают перспективы внедрения СЭД, уже слышали о системе Directum и хотят уточнить некоторые моменты, касающиеся ее внедрения.

На вопросы отвечает руководитель департамента внедрения ЗАО «Тюмбит-АСУ»  Оксана Давлетшина. Оксана участвовала более, чем в десяти проектах по созданию корпоративных информационных систем, является экспертом по внедрению СЭД Directum.

Итак, вот наиболее частые вопросы менеджеров и руководителей про СЭД Directum.

Cколько стоит внедрение СЭД Directum? Какие ожидаемые затраты на проект внедрения?

Самое маленькое внедрение — это установка системы Directum на Ваш компьютер. Cтоит такое внедрение от 5 000,00 рублей. А дальше, вверх – все зависит от Ваших желаний. Скажем, автоматизировать канцелярию или договора — от 50 тысяч рублей.

Однако, я своим клиентам не рекомендую оценивать только абсолютную стоимость проекта (будь то СЭД Directum или любая другая информационная система).

Гораздо важнее сравнить стоимость проекта с теми потерями, которые есть на предприятии, и которые система устраняет. В нашем случае, – это проблемы с документооборотом. По опыту моему и моих клиентов могу сказать, что затраты на внедрение СЭД раз в 5 ниже тех последствий, которые возникают от этих проблем: штрафы и санкции за неоплаченные счета, не закрытые сделки, рутинные подготовки отчетов для налоговых проверок и многое другое.

Что нужно подготовить предприятию для успешного внедрения СЭД Directum?

Здесь все как в любом классическом проекте. Нужно выбрать заинтересованное лицо со стороны руководства, собрать команду, четко определить для себя цели проекта, определиться с ресурсами для внедрения СЭД – самостоятельно или с привлечением партнера. Если проект внедрения предполагает интеграцию Directum с внешними системами, нужно подбирать команду, у которой уже есть опыт интеграции с вашими системами.

Чего не следует ожидать при внедрении СЭД?

Одна из главных особенностей внедрения любой серьезной системы электронного документооборота в том, что СЭД начинает контролировать сотрудников компании, выявлять неоптимальные процессы, узкие места, всех «лодырей» или наоборот излишне загруженных сотрудников.

А, скажите, многие ли из нас любят контроль над собой? Правильно, сам по себе контроль сотрудники не очень любят. Поэтому не стоит ожидать, что все полюбят и Directum, особенно «с первого взгляда». Вот здесь-то и понадобиться «заинтересованное лицо со стороны руководства», которое отобьет все нападки на Ваш проект.

Повторюсь, заинтересованность и воля руководителя (желательно, первого лица компании) в решении тех проблем, устранять которые будет Directum — это первое условие для успеха всего проекта.

Впрочем, я бы отметила и еще одно наблюдение из практики. Многие из сотрудников, которые поначалу к СЭД Directum отнеслись с опаской или скептически, через некоторое время уже не представляют себе работу без Директума. «Не пойму, как мы раньше это делали? Столько времени, сил тратили. Давно уже нужно было автоматизировать этот документооборот…» — вот слова ведущего менеджера компании, которые она сказала мне через два месяца после внедрения у них СЭД Directum.

Как совмещается Directum с другими информационными системами, которые имеются на предприятии, например, системой 1С ?

Directum часто дополняет системы управления на предприятии и работает с ними в тесной интеграции. Обычны ситуации, когда многие справочники в систему  Directum импортируются из систем ГАЛАКТИКА ERP, Microsoft Dynamics AX (Axapta), 1C.

Или документы, «рожденные» в учетной системе, попадают на согласование в Directum, или, наоборот, документы созданные в Directum после согласования создаются в учетной системе. А часто документы вообще сквозным процессом проходят через обе системы.

То есть совмещение СЭД и учетной системы – это обычная практика и даже потребность, которая обеспечивает максимальное снижение трудозатрат сотрудников, сокращение в десятки раз времени согласования документов, созданных в учетной системе и применение всей полноты возможностей электронного документооборота.

Для ИТ-специалистов добавлю, что в Directum для такого совмещения есть все необходимое – встроенный язык разработки, возможность использования веб-сервисов, СУБД на базе Microsoft SQL Server, использование технологии COM-объектов.

Уже в стандартной поставке есть средства интеграции с 1С, Business Studio, офисными продуктами (Microsoft Office, OpenOffice.org). А у партнеров компании Directum имеются решения для интеграции с такими системами, как Галактика ERP, SAP R/3, Axapta, Aris, Prestima и др. Так что с интеграцией проблем обычно не бывает. При внедрении Directum отлично совмещается практически с любой учетной системой, которая есть на предприятии.

Требуется ли закупка новой техники и компьютерных сетей?

Если у вас уже есть компьютеры, которые работают в сети, и существует учетная система, например, 1C, то, скорее всего, никакой модернизации для работы Directum не потребуется. Требования у Directum’a к компьютерам конечных пользователей не высокие.

Как показала практика, замена существующего парка техники конечных пользователей и замена сетей обычно не происходит. А вот закупка сервера обычно требуется. Хотя бы для того, чтобы созданная система электронного документооборота работала надежно и независимо от других систем. Но и здесь «аппетит» у Directum намного ниже, чем у «одноклассников» или ERP-систем.

Типовые требования к компьютерам и сетям ваши ИТ-специалисты всегда могут посмотреть на сайте Directum. Или же можно обратиться за консультацией к партнеру Directum, который есть в Вашем городе или районе.

Какие этапы внедрения СЭД Directum?

Есть несколько вариантов внедрения системы Директум. Самый простой: установка; обучение; эксплуатация. Если в организации больше 50-100 пользователей, то обычно простым вариантом не обойтись и потребуется проект внедрения, который включает: обследование; проектирование; настройку и доработку системы; тестирование и обучение; запуск и опытную эксплуатацию.

Проекты, в которых требуется интеграция СЭД с другими системами всегда идут по пути большого проекта.

Сколько по времени занимает внедрение Directum?

Небольшие проекты по схеме «установка, обучение и запуск» занимают 2-3 недели. Полномасштабные проекты внедрения Directum могут занимать от 1,5 месяцев до полугода, для особо крупных проектов может потребоваться год и даже более. Много еще зависит от пользователей, от команды заказчика – насколько заказчик готов к внедрению СЭД (морально, технически, организационно).

Мы сложные проекты стараемся разбить на отдельные стадии, на каждой из которых внедряются части СЭД в своих отделах, службах или бизнес-процессах. Таким образом, заказчик начинает ощущать результаты от внедрения Directum уже на первых месяцах работы.

Можно ли купить Directum в виде коробочного продукта и внедрить своими силами?

Да, можно. И такие клиенты у нас есть. Максимум, что им потребовалось это 8-10 часов консультаций на старте.

Какая компания в УрФО занимается внедрением Директум?

За внедрением Directum на территории УрФО можно обратиться в компанию «Тюмбит-АСУ». Крупная компания с большим опытом внедрения систем документооборота, в портфеле есть клиенты из среднего и крупного бизнеса. Много проектов с интеграцией Directum с внешними системами, например, один из новых проектов — внедрение СЭД в компании Аскона.