Инфоцентр
Знакомимся с решением «Цифровая бухгалтерия»
Компания DIRECTUM выпустила новое техническое решение для DirectumRX – «Цифровая бухгалтерия». Это набор готовых решений, представляющих собой адаптируемый под Заказчика интеллектуальный процесс для обработки первичных учетных документов.
Решение включает в себя межкорпоративный электронный документооборот, ввод и интеллектуальное распознавание документов, автоматический подбор номенклатуры ТМЦ и др. реквизитов документов, а также сохранение созданных документов в модуле «Финансовый архив».
Решение ориентировано для крупных компаний-производителей и холдингов со значительным объемом входящих поставок сырья и материалов для производства.
Процесс обработки документов схематично представлен на рисунке ниже.
В качестве ERP-системы коробочное решение работает с 1С. На проекте внедрения может быть реализована интеграция с любой ERP-системой. Так с мая 2019 г. по ноябрь 2019 г. мы совместно с вендором создали макет этого решения на базе Directum Ario и «Галактики ERP» в КАО «АЗОТ».
Первичные учетные документы от поставщиков могут поступать на предприятие в электронном виде (скан-копии оригиналов документов, использование сервисов обмена), или в бумажном виде. Обмен через сервисы мы рассмотрим в другой статье. Решение «Цифровая бухгалтерия» ориентированно именно на работу со скан-копиями и бумажными документами.
Итак, приведем кратко описание работы решения.
1 шаг — Поступление комплекта документов. Документы, поступившие в виде скан-копий, пересылаются ответственным на специальный адрес электронной почты, а бумажные документы сканируются в заранее заданную сетевую папку. Из этих источников Служба ввода документов захватывает комплект документов и импортирует его в Directum RX для последующей обработки.
2 шаг — Интеллектуальная обработка. Сервисы Ario извлекают данные из импортированных документов и структурируют информацию:
- проверяют комплектность,
- наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения. Это позволяет выявить ошибки и внести необходимые корректировки еще на начальном этапе обработки;
- разбивают комплект на отдельные документы и классифицируют их по типам. Не нужно вручную заносить каждый документ и определять его назначение;
- извлекают реквизиты договора и заказа. Это позволяет связывать поставку с заявкой и более точно сопоставлять номенклатуру, подбирая в учетной системе необходимые данные с учетом фильтров;
- определяют типовые хозяйственные операции (типовые бухгалтерские проводки), обучаясь на исторических данных по документам из ERP-системы.
На основе извлеченной и структурированной информации, используя нечеткий поиск и исторические данные, решение распознает и сопоставляет номенклатуру с ценами и позициями заказа в ERP-системе, а автоматическая проверка математических операций контролирует правильность арифметических расчетов.
3 шаг — Проверка извлеченных данных. Бухгалтер проверяет и при необходимости корректирует извлеченные данные вручную. Решение упрощает эту задачу, информируя о полях, в которых выявляются расхождения при сопоставлении или обнаруживаются ошибки в расчетах путем цветовой раскраски этих полей.
3 шаг — Синхронизация данных между Directum RX и ERP-системой. Оприходование товара кладовщиком и проведение документа с формированием бухгалтерских проводок оформляются автоматически в ERP-системе. Кроме того, пользователю не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Решение предполагает тесную интеграцию с ERP-системами с помощью Web API, построенную на интеграционном решении Web API Directum RX. Это позволяет автоматически формировать документы в учетной системе на основании данных, верифицированных пользователем на первом этапе.
Для контроля процесса обработки комплекта документов в системе формируются задания на базе настроенного регламента. Некоторые задания в рамках регламента выполняются в Directum RX автоматически при выполнении соответствующих действий в учетной системе. Так, например, благодаря этому кладовщик может продолжать работать в привычном ему интерфейсе ERP-системы, а в системе Directum RX будет отслеживаться процесс оприходования.
Бизнес-эффект:
- сокращается время на обработку первичных учетных документов;
- снижается вероятность ошибок при проверке документов за счет автоматической сверки документов с заказом в ERP-системе и проверке арифметических расчетов;
- обеспечивается прозрачность процесса обработки с момента получения документов от поставщика до оформления проводки в ERP-системе и передачи на хранение в электронном виде;
- минимизируется риск потери учетных документов. Все документы хранятся в цифровом виде, их можно быстро найти и выгрузить из системы.
Запросить презентацию можно, отправив запрос на адрес d_xeniya@t-asu.ru.
