Инфоцентр
Задача
Ускорить бизнес-процессы, сократив время на ведение документооборота. Сократить финансовые расходы, связанные с оформлением корреспонденции и документации на бумажных носителях. Снизить нагрузку сотрудников при работе с архивом организации.
Решение
Переход на электронный документооборот в рамках системы управления бизнес-процессами ELMA.
Результат
Резко сократилось время регистрации и работы с исходящей и входящей корреспонденцией, повысилась эффективность внутренней коммуникации, снизились сроки и затраты компании на обработку документации с внешними партнерами.
Помощник президента ТПП ТО Мария Закирова рассказала, как проходило внедрение электронного документооборота и как изменились процессы организации.
Какие сложности подтолкнули к внедрению электронного документооборота?
Мы начали внедрение ELMA в 2013 году. До этого времени весь документооборот организации осуществлялся на бумажных носителях. У сотрудников уходило много времени на обработку и регистрацию корреспонденции, поиск и систематизацию документов. Письма и приложения сохранялись только в бумажном архиве, что было совершенно неудобно и даже рискованно с точки зрения безопасного хранения данных в таком формате.
«В эпоху настолько широких возможностей ИТ-технологий вести бумажный архив просто неразумно»
Почему вы выбрали ELMA?
Мы выбрали данный продукт, так как он прост в использовании. Программа имеет простой и понятный интерфейс. Регистрация документов занимает минимальное количество времени. За все время использования ELMA не давала сбоев, архив корреспонденции ведется в течение 7 лет и в полном объеме хранится на данном ресурсе.
Насколько комфортно прошел переход на новый формат ведения процессов со стороны сотрудников?
Абсолютно легко. Специалисты Тюмбит-АСУ провели обучение, и мы достаточно быстро начали ведение процессов документооборота внутри системы. Сложностей в понимании механики не было. Сейчас практически все сотрудники Палаты работают в ELMA. Стало значительно проще и быстрее вести внутреннюю коммуникацию, регистрировать документы, входящую и исходящую корреспонденцию, работать с архивом. Что важно, система обеспечивает безопасное хранение всех писем и приложений к ним. На поиск нужной документации уходят минуты вместо прежних часовых разборов бумажных папок.
Как проходило внедрение системы? Кто из сотрудников участвовал с вашей стороны?
Собственного ИТ-отдела у нас нет, поэтому вопросы внедрения и настройки системы полностью решали специалисты Тюмбит-АСУ. Благодаря их высокому профессионализму внедрение системы прошло легко и быстро.
Планируете ли вы автоматизировать и другие процессы внутри компании?
Да, сейчас мы в процессе обновления системы. Вместе со специалистами Тюмбит-АСУ мы планируем интеграцию CRM-системы, 1С. Это позволит оптимизировать временные и финансовые ресурсы, сделать работу сотрудников с данными и информацией комфортнее и эффективнее.
