В копилку эффективности

Для крупных компаний реального сектора экономики никогда не потеряет актуальности проблема обеспечения эффективности управления процессами финансово-хозяйственной деятельности. И конечно, особенную остроту эта тема приобретает в период экономического кризиса.

В марте 2009 года в ОАО «Тюменьэнерго» была внедрена система контроллинга показателей деятельности компании. В чем заключается её суть?

В российской практике термином система контроллинга определяют механизм управленческого учета, который включает в себя пять элементов: планирование, организацию, управление персоналом, информационное обеспечение и контроль. Таким образом, система контроллинга – это, в первую очередь, инструмент стратегического управления. Она позволяет построить систему целей компании и показателей деятельности, а затем сориентировать каждого сотрудника компании на их достижение. Во-вторых, система позволяет отслеживать показатели в динамике их развития.

Внедрение системы стратегического контроллинга на предприятии в условиях экономического кризиса позволяет избежать не мало проблем:

1. Снижение управляемости компанией (особо остро может ощущаться в холдингах при значительной географической удаленности предприятий).

2. Постоянное отклонение от принятой стратегии, получение результата, отодвигающего достижение целей на неопределенное время.

3. Реализация нерелевантных, слишком рискованных инвестиционных проектов, отвлекающих денежные средства от более стратегически важных объектов.

4. Слабый контроль финансовых потоков, невыполнение бюджетов.

5. Увеличение операционного риска.

При внедрении системы контроллинга показателей деятельности в ОАО «Тюменьэнерго», руководством компании (курировал проект заместитель генерального директора по техническим вопросам – главный инженер ОАО «Тюменьэнерго» О.В.Дерягин), были сформулированы следующие ключевые требования: с одной стороны, система должна стать полноценным инструментом управления компанией, учитывающим все аспекты деятельности предприятия, а с другой стороны, она не должна усложнить текущую работу её пользователей.

Олег Витальевич Дерягин, главный инженер ОАО «Тюменьэнерго»:

Мы уже внедрили корпоративную ERP-систему, он-лайн систему контроллинга показателей деятельности, автоматизированную систему документооборота. Недавно завершены работы по обновлению АСУД: это новый, более удобный интерфейс программы, добавлено несколько новых функциональных модулей, позволяющих расширить возможности службы делопроизводства.

Таким образом, система помогает значительно упростить работу по сбору и расчету показателей. Ориентировочно 20% времени в день руководитель тратит на механический сбор данных для оценки и анализа деятельности своего направления. Теперь эту рутинную процедуру возьмет на себя система. Кроме того, эта модель практически минимизирует невыполнение поставленных задач по причине пресловутого «человеческого фактора», когда допущенная по элементарной забывчивости или недомыслию ошибка ведет к негативным последствиям.

Михаил Анатольевич Овсянников, руководитель отдела регламентированных закупок ОАО «Тюменьэнерго»:

Одна из ключевых задач нашего подразделения — обеспечить полную прозрачность закупочной деятельности. У нас есть ряд показателей, соблюдение которых строго контролируются головной организацией ОАО «Холдинг МРСК» и федеральными законами. Соответственно, я как руководитель должен постоянно иметь актуальную информацию обо всех проводимых закупках и конкурсах, а также оперативно отслеживать выполнение всех показателей по закупочной деятельности.

Внедрение системы контроллинга показателей существенно повысило эффективность работы нашего отдела. Если раньше мы вели реестр закупок в электронных таблицах Excel, тратя порой по несколько часов, чтобы свести воедино информацию из разных филиалов, то теперь у нас есть единый реестр, построенный на технологиях Sharepoint, в котором работают все сотрудники отдела одновременно. Кроме этого, полностью автоматизирован расчет наших ключевых показателей, в любое время, когда бы я ни зашел на стратегическую карту — я вижу актуальные цифры.

Ключевая особенность внедренной системы — высокий уровень автоматизации. Данные для расчета большинства показателей собираются системой в автоматическом режиме из других программ и баз данных.

Система автоматически отслеживает разницу между плановыми и фактическими показателями, показывая, на каких участках работы поставленные задачи не выполнены и какие сферы от этого пострадают. Само собой, в программу можно вносить оперативные изменения – ставить новые цели и задачи или изменять существующие.

Людмила Ивановна Лагунова, главный бухгалтер ОАО «Тюменьэнерго»:

Моя сфера ответственности — бухгалтерская отчетность и основная система для меня SAP R/3. Но когда в июне этого года из головной компании ОАО «Холдинг МРСК» нам поступил срочный запрос на предоставление информации по износу основных средств консолидировано по всем филиалам, мы воспользовались системой PerformancePoint и были приятно удивлены ее удобством и быстродействием. Все требуемые цифры мы получили в течение нескольких минут. Раньше, чтобы собрать эти же данные, нам потребовалось бы несколько часов.

При настройке системы большое внимание уделялось наглядности и простоте восприятия информации. К разработке визуальной части были привлечены профессиональные дизайнеры интерфейсов. Пользователь отслеживает свои показатели, работая с удобными графиками, схемами и таблицами. Можно настроить показатели в виде светофоров: если показатель выполняется, горит зеленый свет, если возникли небольшие отклонения – то желтый, а если отклонения стали значительными – загорается красный. Все это позволяет человеку в простой и интуитивно понятной форме отслеживать результаты деятельности своего подразделения.

Виталий Зыкин, заместитель начальника службы менеджмента качества ОАО «Тюменьэнерго»:

Такой глубокий подход к анализу результатов позволяет оптимизировать бизнес-процесс. К примеру, достаточно одного взгляда на Стратегическую карту, чтобы не только понять, что выполнение финансовых целей является лишь следствием эффективной работы всей компании, но и проследить всю цепочку взаимосвязи: детально разобраться, по какой причине не выполняется тот или иной показатель, и конкретизировать управляющие воздействия.

Еще одна разработка в области информационных технологий – «Автоматизированная система управленческого документооборота» (АСУД). Суть этой системы заключается в создании единого информационного пространства и единого подхода в области в области управленческого документооборота в ОАО «Тюменьэнерго». Эта система значительно облегчает работу руководителей всех уровней, к примеру — позволяет контролировать работу с документами и процесс их исполнения, организует единую базу управленческих документовкомпании ОАО «Тюменьэнерго» и ее филиалов.

Важное достоинство АСУД в том, что система полностью автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, а также внутренними распорядительными документами уровня компании и подразделений; обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес-процессов документационного обеспечения. Кроме того, АСУД обеспечивает отправку и доставку документов и поручений в режиме реального времени, что способствует организации удаленной работы.

В сентябре этого года автоматизированная система управления документооборотом в ОАО «Тюменьэнерго» была обновлена и доработана. В первую очередь, разработчики детально проработали и сделали более удобным для пользователей интерфейс системы:

Добавлен функциональный модуль «Обязательные документы», что дает возможность хранения в одной общей папке для всех пользователей наиболее часто используемых документов;
Функциональный модуль «Указание» доработан и настроен для использования. Этот модуль расширяет функциональные возможности службы делопроизводства;
Произведена замена статусов документов с «Согласовано по умолчанию» на «Не рассмотрено».
Внедрены статистические отчеты по активности пользователей с разбивкой по филиалам и времени работы в АСУД.

Ожидается, что все обновления повысят эффективность работы с системой, снизят время на обработку документации, сделают работу сотрудников ещё более продуктивной.

Текст перепечатан с официального сайта ОАО «Тюменьэнерго» http://www.te.ru/press_center/