Документооборот в "Аскона"

При участии компании «Тюмбит-АСУ» был реализован проект по организации межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами в холдинге «Аскона». Это был невероятно сложный и значимы проект для нас и по праву был удостоен награды Directum 2017.

Фабрика товаров для здорового сна Askona — лидер индустрии товаров для сна России, крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе. Askona входит в состав шведского концерна Hilding Anders Group — лидирующего производителя кроватей и матрасов в Европе и Азии. Концерн Hilding Anders присутствует на 27 Европейских и 13 азиатских рынках.

Ассортимент матрасов превышает 800 различных моделей. По всей России и в странах СНГ работает более 700 магазинов , принадлежащих фирменной розничной сети Askona.

Заказчик проекта – руководство компании. В проекте участвовали следующие компании холдинга:

ООО «Аскона-Век»,
ООО «Торговый дом «Аскона»,
ООО «Хилдинг Андерс Рус»,
ООО «Аскона-ОПТ».

Цели и задачи проекта

Организация межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами между предприятиями холдинга (внутрихолдинговый документооборот),

Организация межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами.

Для этого требовалось:

Автоматизировать процесс обмена юридически значимых документов.
Исключить двойной ввод данных.
Предоставить сотрудникам компаний единый и удобный интерфейс для работы с документами в рамках как внутренних, так и внешних процессов.

Решения и ход проекта

Задействованные системы:

Учетная система «Галактика ERP» версия 9.1 (БД Oracle),
CЭД DIRECTUM 5.3,
Служба DISI 5.4.2,
Модуль «Финансовый архив»,
Сервис обмена Synerdocs,
Крипто-ПРО.

В рамках проекта реализован обмен как формализованными документами, так и неформализованными (МХ-1, МХ-3).

Общая схема обмена между системами представлена на рисунке ниже.

Весь холдинг делится на торговые компании (Аскона-Опт, Торговый Дом, Хилдинг Андерс) и производственные (Аскона-Век). Во внутреннем документообороте используются неформализованные документы – МХ-1, МХ-3.

Общая схема обмена между Аскона-Век и торговыми компаниями

Общий сценарий работы

На сервере создана специальная структура папок для выгрузки файлов ЭДО из системы «Галактика ERP» в разрезе «Наших организаций» (папки экспорта, папки импорта, папки для файлов с ошибками).

Так как компании холдинга делятся на торговые и производственные, поэтому для удобства пользователей реализованы специальные режимы выгрузки документов необходимых видов, доступ к режимам настраивается по каждой Нашей организации.

Сначала выгружаются документы со стороны компании-продавца. Компания-хранитель (ООО Аскона-Век) выгружает только документы УПД.

Торговые компании (покупатели) выгружают в ответ со своими подписями УПД и дополнительно формы МХ-1\МХ-3 (сразу с двумя подписями обеих сторон).

В зависимости от филиала, из которого производилась выгрузка документов Галактики, файлы попадают в соответствующую папку обмена на сервере для последующей обработки.

Выгружаются в ЭДО ТОЛЬКО документы со складскими ордерами и счетами-фактурами! Иначе будет выдано сообщение об ошибке, документы не выгрузятся в ЭДО.

Работа пользователя

Пользователи работают только из интерфейса системы «Галактика ERP» (модули «Управление сбытом», «Управление снабжение»). Выгружаются как накладные, так и акты на услуги. База данных «Галактики» используется одна, но разделена по филиалам, т.е. по Нашим организациям.

Для выгрузки файлов и подписания ЭЦП используются специальные кнопки в тулбаре. Для контроля прохождения документов в ЭДО в интерфейс системы добавлены дополнительные атрибуты (ID документа Directum – ID созданной карточки документа по файлу, с помощью данного атрибута можно непосредственно из «Галактики» открыть карточку документа Directum, а из нее уже открыть непосредственно документ в сервисе; статус в ЭДО, Признак выгрузки).

Формализованные документы выгружаются либо в формате xml, либо в формате dpad (по настройке). Неформализованные документы выгружаются в формате pdf.

Графа «Directum статус» — показывает актуальный статус документа в системе обмена (через сопоставление статусов в системе обмена и СЖЦ документа в системе Directum). После выгрузки документа в ЭДО статус документа автоматически изменяется на значение «Отпр.контр.» — отправлен контрагенту.

Графа «ID документа» — хранит идентификатор карточки документа в системе Directum для возможности вызвать документ на Просмотр (вызывается на Просмотр последняя версия документа).

В верхней части экрана, в тулбаре находятся функциональные кнопки для подписания документов и их просмотра, данные кнопки доступны как в режиме списка документов, так и в режиме редактирования единичного документа.

Использование ЭП

Если у пользователя зарегистрированы несколько сертификатов электронной подписи (по каждому юридическому лицу), то система предложить выбрать необходимую подпись. В данном случае подписываем от имени отправителя — ООО «Аскона-ВЕК».

Если у пользователя не зарегистрирован ни один сертификат электронной подписи, то система выдаст сообщение об ошибке: «Накладная 054301 от 09/06/2017 ошибка подписания файла Ошибка подписи: An error was encountered while processing an XML digital signature».

В файлах выгрузки предусмотрены дополнительные тэги для хранения реквизитов пользователя, подписавшего документ ЭЦП, его подразделения (Группа дескрипторов) и другие.

Автоматическая обработка

При отправке документов в Сервис обмена учитывается признак Группы дескриптора в документе для последующей передачи именно данному абоненту (в сервисе заведены Подразделения = Группа дескрипторов, поэтому они при синхронизации стали Абонентами). Передача один к одному, например, группа дескриптора 04 «Асконы-Век» передает абоненту 04 «Хилдинг Андерс».

Если для подразделения-отправителя с определенным Кодом не найдено аналогичное подразделение с таким же Кодом в сервисе получателя, то документ отправляется в Головное подразделение. Это позволяет разграничить доступ к документам в сервисе в зависимости от доступа к подразделениям.

На сервере отрабатывают специальные сценарии (в Планировщике), которые обрабатывают файлы из папок обмена, при наличии ошибок файл складывается в отдельную папку и формируется Протокол, содержащий перечень документов с ошибками. Данные Протокол загружается автоматически в «Галактику» и, пользователи сразу могут видеть, что их документы поменяли статус на «Прекращено ЭДО», т.е. надо исправить ошибки и провести выгрузку заново.

По безошибочным файлам выгрузки создаются карточки документов в Directum (модуль «Фин. Архив)», создается исходящее сообщение в справочнике «Сообщения системы обмена» для последующей отправки в сервис. Служба DISI обрабатывает данные сообщения в фоновом режиме и, создаются Исходящие документы в Личном кабинете сервиса у отправителя и аналогичные документы в Личном кабинете сервиса со стороны получателя (входящие документы).

Далее служба DISI создает Входящие сообщения и «карточки-заготовки» документа с подписью получателя.

Все обработанные файлы (документы ЭДО) хранятся в специальной автокорректируемой таблице со всеми реквизитами, что позволяет исключать появления дублей, правильно «подбирать пару» для документов. Парой автоматически становятся документы с одинаковыми параметрами: «Вид документа – Дата – Номер – соответствие сторон Отправитель\Получатель». Если пара нашлась, то документы «обмениваются» подписями, т.е. каждый документ теперь имеет 2 подписи (отправителя и получателя), автоматически меняется стадия жизненного цикла у такой пары и информация о подписании документа уходит из Directum:

1) в сервис,

2) в систему «Галактика ERP» с помощью формирования специального Протокол в формате xml, который автоматически загружается в Галактику по соответствующему филиалу.

Документы в Галактике обновляют свой статус, приобретают ссылки на ID документа в Directum. С этого момента пользователь может видеть всю цепочку документов ЭДО (от Галактики – до сервиса), документооборот по ним считается завершенным, что также можно проверить в сервисе.

Особенности обработки файлов неформализованных документов.

В папке обмена формируется 2 файла – основной файл в формате pdf и файл-описатель.

В файле-описателе хранится информация для корректного создания карточки электронного документа в системе Directum (дата, номер, стороны отправитель-получатель, договор, ID документа Галактики, подписант, группа дескрипторов и т.д.).

Подписание с замечаниями

При согласовании документов и наличии замечаний ответственный за выгрузку в ЭДО должен применить способ подписания – Подписать с замечаниями (соответствующая кнопка в окне редактирования документа). Подписать документ с замечаниями можно в любом режиме Формирования документов для ЭДО.

В появившемся окне можно написать комментарий в соответствующей строке, при этом он будет записан в поле «Комментарий» при изменении статуса документов на «Отправ.контр.», в поле «Файл с замечаниями» можно выбрать произвольный неформализованный документ, в котором будут указаны замечания, например, Акт о расхождениях. Файл-замечания также выгружается в папку обмена и в имени файла имеет GUID основного документа для последующего их связывания в системе Directum.

Корректирующие документы

Для работы с корректировками и аннулированием используются разные режимы. Для аннулирования документа нужно из Галактики последовательно перейти в него же, но в сервисе, и уже в сервисе воспользоваться аннулированием.

Для корректировки ранее подписанных документов реализована аналогичная выгрузка файлов из системы «Галактика», они имеют отдельный внутренний Тип документа, при выгрузке в ЭДО корректирующие документы всегда ссылаются на основной документ. Вся дальнейшая цепочка их обработки и подписания происходит аналогично описанному ранее алгоритму.

Особенности решений

Используется фоновый режим работы службы DISI.

Все сценарии Directum работают через Планировщик Windows (обработка файлов из «Галактики ERP», проверка подписи, создание карточки документа, версии и отправка в сервис обмена, получение «ответного» документа и подписание документов в Directum, отправка информации об этом в сервис и в систему «Галактика ERP»).

Реализован сквозной просмотр документов из интерфейса учетной системы (Галактика-Directum-Synerdocs).

Результаты проекта

Объем автоматически подписываемых документов в день всего – около 5 тыс., планируемый объем – 10 тыс. в день.

Проектом электронного обмена охвачено

около 250 подразделений 4-х компаний холдинга по всей территории РФ.
около 100 пользователей
5-6 человек — команда проекта
3 человек — обученных специалистов

Срок выполнения – 5 месяцев.

Решение задач проекта по организации ЮЗДО дало следующие преимущества:

Сокращение издержек на обмен юридически значимыми электронными документами за счет исключения печати документов и более дешевой отправки документов.
Значительное сокращение времени доставки юридически значимых электронных документов. Срок доставки документов составляет минуты.
Исключение возможности потери документов при обмене.
Существенное снижение количества ошибок в документах и быстрый процесс корректировки ошибочных документов;
Высокая скорость подготовки налоговой отчётности и обеспечение учёта налоговых вычетов в необходимый период. Оперативное предоставление документов по требованиям налоговых органов.
Возможности ускорения бизнес-процессов, завязанных на межкорпоративный документооборот, и ускорения оборота денежных средств.

Переход на ЮЗДО позволяет компании не только экономить на бумаге, курьерах и т.д., но и выходить на совершенно новый уровень работы, более производительный, с минимальным влиянием человеческого фактора, делать процессы более оперативными и эффективными.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Очень быстро растет справочник «Сообщения системы обмена», что в дальнейшем потребует настройки представлений (например, помесячно) для контроля обмена документами.

Для удобства поддержки и обновления ЭЦП хотелось бы использовать хранилище Крипто-ПРО DSS.

В планах электронный обмен неформализованными документами, для которых уже реализована такая возможность: