ОАО «ЗСК «Тюменьпромгеофизика»

Проект «Автоматизация табельного учета средствами системы «Галактика-ERP» в ОАО «ЗСК «Тюменьпромгеофизика» — это новое решение специалистов ЗАО «Тюмбит-АСУ» в ведении учета использования рабочего времени, выходящее за рамки базового функционала системы «Галактика-ERP». В ходе проекта было автоматизировано ЗАО «ПГО «Тюменьпромгеофизика», филиал ОАО «ЗСК «Тюменьпромгеофизика» в городе Мегионе.

Перед специалистами ЗАО «Тюмбит-АСУ» стояли следующие задачи:

• сократить время формирования и проверки табеля учета рабочего времени для быстрого расчета заработной платы;
• обеспечить гибкость настройки табеля учета рабочего времени;
• обеспечить прозрачность схемы ведения учета рабочего времени для выявления нарушений в табеле («приписка часов без подтверждающего документа», «пересечения недопустимых отклонений в день»);
• обеспечить оперативность принятия решений участников, задействованных в формировании табеля, на своем блоке ответственности.

Разработанный функционал покрывает все поставленные задачи.

Источником данных для табеля является не сплошная регистрация явок и неявок, а внесенные в систему документы. К таким документам относятся приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках, листы временной нетрудоспособности, приказы на командировки, наряды, специфичные для предприятия документы (сметное дежурство, работа на базе, работа в поле, работа повременно в поле).

Кадровые приказы формируются через стандартные интерфейсы системы «Галактика-ERP».

Основными первичными документами по учету рабочего времени и расчета заработной платы рабочим-сдельщикам являются наряды и специфичные документы. Учет нарядов на предприятии осуществляется в программном продукте (ПП) «АН-6», поэтому формирование   нарядов в системе «Галактика-ERP» реализовано посредством импорта файла данных формата xml, выгружаемого из ПП «АН-6».

Поскольку в файле содержатся общие данные за период времени, то при  импорте выполняется разбивка данного периода на часы по каждому работнику, разбивка сумм оплаты и премии по наряду пропорционально количеству часов отработанного времени в день, разноска этих сумм на соответствующие виды оплат, отнесение их к указанному подразделению. После выполнения импорта система выдает протоколы:

• протокол об исполнении импорта нарядов (дата и время выполнения импорта, учетная запись пользователя, который производил импорт, количество успешно импортированных нарядов, сумма сдельного заработка и премии по нарядам всего и раздельно по месяцам, данные по нарядам);
• протокол ошибок выполнения импорта нарядов (дата и время выполнения импорта, учетная запись пользователя, который производил импорт, информация по нарядам, которые не были импортированы в систему с указанием причины).

Для формирования в системе специфичных документов (сметное дежурство, работа на базе, работа в поле, работа повременно в поле, продление вахты) разработан удобный интерфейс, который позволяет настроить каталог первичных документов (наименование, нумерацию, набор полей, форму ввода данных, условное обозначение в табеле, шаблоны печатных форм), разграничить доступ по подразделениям (видимость документов только по отдельным подразделениям, которые закреплены за табельщиком).

Таким образом, каждая пометка в табеле подтверждена документом с возможностью его просмотра (по нажатию сочетания клавиш в ячейке табеля реализован механизм перехода в соответствующий документ, по каждой текущей ячейке в табеле в поле «Примечание» выводится информация по документу – номер, дата создание и название документа).

Все данные из документов обрабатываются алгоритмами формирования табеля. Алгоритм формирования табеля – структура, которая выполняет набор действий при заданном условии над данными документов. Алгоритмы строятся с помощью специальной библиотеки функций и логических операторов и классифицируются по категории персонала и режиму работы. Таким образом, в зависимости от принадлежности работника предприятия к той или иной категории персонала и режиму работы запускаются соответствующие алгоритмы формирования табеля. Построитель алгоритмов – простой в освоении и использовании «конструктор» для администраторов.

Одновременно с формированием табеля в виде дерева строится баланс учета рабочего времени.

Контроль и проверка   соблюдения работниками установленного режима рабочего времени производится за счет визуального отображения в табеле некорректных ошибок:

• пересечение недопустимых отклонений (например, работа в период ежегодного отпуска) заливается  настроенным цветом;
• ручная правка часов по отклонениям отображается жирным шрифтом.
• Взаимодействие между основными участниками в составлении табеля достигается за счет механизма «ведение статусов» по табелю и специфичным документам. Для ведения статусов выделено 3 группы:
• Оформляемый – документ корректируется и проверяется;
• Исполняемый  — документ проверен и направлен к расчету или дополнительной проверке другому участнику;
• Закрытый – документ закрыт, не принят к расчету.

Внутри каждой группы создается классификация статусов по принадлежности к участнику, например, «Оформляемый ОК», «Оформляемый ОМиОТ».

Для каждого участника значение статуса рассматривается как сигнал для выполнения соответствующего действия. Установка статуса сопровождается созданием записи (дескриптор пользователя, сменившего статус, время изменения статуса, строка комментария к изменению статуса), что обеспечивает ведение истории изменений по статусам.

В ОАО «ЗСК «Тюменьпромгеофизика» организована следующая схема работы со статусами:

• Табельщик устанавливает специфичным документам статус «Исполняемый» (только с этим статусом данные из документов попадают в табель);
• Отдел кадров (ОК) отфильтровывает табеля по статусу «Оформляемый ОК», проверяет. Если есть ошибки, относящиеся к табельщику, то «проваливается» в документ, пишет комментарий по ошибкам, устанавливает документу статус «Оформляемый», табелю – «Оформляемый ОК». Табельщик отфильтровывает документы по статусу «Оформляемый», вносит корректировку и выставляет значение «Исполняемый». Если нет ошибок, то ОК статусу табеля устанавливает значение «Исполняемый ОК»;
• Отдел мотивации и оплаты труда (ОМиОТ) отфильтровывает табеля по статусу «Исполняемый ОК», проверяет. Если есть ошибки, относящиеся к ОК, то устанавливает статус «Оформляемый ОК» и пишет комментарий по ошибкам. Если есть ошибки, относящиеся к табельщику, то «проваливается» в документ, пишет комментарий по ошибкам, устанавливает документу статус «Оформляемый», табелю – «Оформляемый ОМиОТ». Табельщик отфильтровывает документы по статусу «Оформляемый», вносит корректировку и выставляет значение «Исполняемый». Если нет ошибок, то ОМиОТ статусу табеля устанавливает значение «Исполняемый ОМиОТ».

Механизм «ведение статусов» выполняет связующую роль участников составления табеля, обеспечивая оперативность принятия решений на своем блоке ответственности.

Специалистами ЗАО «Тюмбит-АСУ» проведено обучение основных пользователей, в ходе которого пользователи оценили эффективность работы функционала, поскольку система учета рабочего времени  становится прозрачной, а влияние человеческого фактора сводится к минимум.

Система «Галактика-ERP» была выбрана предприятием для автоматизации бюджетного управления всего холдинга. Работа началась с предприятия ЗАО ПГО «Тюменьпромгеофизика» а  после внедрение проходило в ОАО «ЗСК «Тюменьпромгеофизика».

В начале работ по автоматизации проводилось упорядочивание процессов бюджетирования, вводились новые регламенты.

Целью проекта являлось объединение всей структуры предприятия в единую систему бюджетирования. От простого сбора фактических данных, корпорация «Тюменьпромгеофизика» переходит к максимально точному планированию, детальному анализу выполнения бюджетов. Тем самым, система управления затратами становится контролируемой, предсказуемой и эффективной.

Реализована возможность анализа данных в различных разрезах, аналитического учета. Гибкий инструмент построения отчетов «Галактика-ERP», позволяет настроить разные представления бюджетов. Так, в любой момент времени можно выявить не только как идет выполнение бюджета каждого центра финансовой ответственности (ЦФО), но и как уровень выполнения лимитов одного ЦФО повлиял на выполнение бюджета предприятия в целом.

Специалистами проводилась отладка всех инструментов «Галактика-ERP» для реализации поставленных целей.

Группа компаний «Тюменьпромгеофизика» — лидирующая российская геофизическая корпорация, предоставляющая полный комплекс геофизических, геолого-технических исследований и других работ в скважинах. Компания имеет разветвленную структуру филиалов, поэтому на первом этапе для автоматизации составления оборотного баланса по ОПБУ США в системе Галактика-ERP были выбраны филиалы в Новосибирске (Новосибирское ОКБ ГП), Тюмени (Тюменский ОЭЗ ГП) и Мегионе (ЗАО «ПГО «Тюменьпромгеофизика»).

На основе методологии по составлению оборотного баланса в соответствии с ОПБУ США, разработанной компанией КПМГ Лимитед, ЗАО «Тюмбит-АСУ» выполнены следующие задачи:

• импорт плана счетов ОПБУ США;
• создание архива картотеки основных средств по ОПБУ США;
• трансформация данных, включающая перенос данных бухгалтерского учета на счета ОПБУ США;
• автоматическое формирование 13 регистров (основные средства, дебиторская и кредиторская задолженность компаний группы, расходы будущих периодов, выручка и закупки от компаний группы, инвестиции в компании группы и др.) и расчет поправок по данным регистров;
• автоматическое формирование оборотного баланса по ОПБУ США;
• консолидация оборотных балансов компаний группы.

Были сформированы все необходимые регистры и оборотные балансы по ОПБУ США за тестируемый месяц в ЗАО «ПГО «Тюменьпромгеофизика»,  ЗАО Новосибирское ОКБ ГП и ОАО Тюменское ОЭЗ ГП.

КПМГ Лимитед и ЗАО «Тюмбит-АСУ» было проведено обучение специалистов компаний группы по теоретическим основам методологии трансформации отчетных данных по стандартам US GAPP и составлению оборотного баланса по ОПБУ США в системе Галактика-ERP. После обучения компаниям группы предстоит сформировать отчетность по ОПБУ США за 2005-2006 гг.