Утихли проектные страсти, пользователи втянулись в работу, компания померила результат внедрения – пора и отзыв взять решили мы, и попросили заказчика поделиться впечатлениями о проекте и его результатах. 

Для сокращения потерь компании, связанных с огромным количеством бумажных документов, потребовалось внедрять инновационные технологии – систему электронного документооборота и взаимодействия Directum.

О заказчике

1Компания «Аскона» – лидер индустрии товаров для сна в России, крупнейшая фабрика по производству ортопедических матрасов в Восточной Европе. Главная цель компании – сделать все возможное для удовлетворения потребности каждого человека в здоровом и комфортном сне. Более 20 лет «Аскона» помогает людям лучше спать, строго соблюдая стандарты качества матрасов, кроватей и других аксессуаров для здорового сна. Сегодня розничная сеть компании включат в себя более 300 фирменных магазинов «Аскона» по всей России и в странах СНГ.

Ситуация

Компания «Аскона» это быстрорастущая, вертикально интегрированная, территориально распределенная компания, в которой трудится более 3 тысяч сотрудников. По мере роста компании значительно увеличивалось количество бумажных документов и усложнялись маршруты их движения. Поскольку согласование и обработка документов выполнялось на бумаге, этот процесс стал сложным, длительным и плохо управляемым: много времени тратилось на поиск документов и их передачу между сотрудниками, наблюдались потери документов.2 Такая ситуация в конечном итоге негативно влияла на производительность труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Неизбежно наступил момент, когда перед руководством встала задача оптимизации и автоматизации документооборота. Особо остро эта проблема проявлялась в процессе продаж и маркетинговой деятельности. Возникла объективная необходимость в решении следующих задач:

  • Повышение эффективности работы разветвленной структуры компании
  • Создание единого электронного архива документов с удобным поиском
  • Соблюдение сроков согласования документов
  • Контроль местонахождения документа на всех стадиях его жизненного цикла
  • Оперативная отчетность о соблюдении регламента документооборота

Выбор решения

Выбор решения был основан на следующих требованиях к системе:

  • Удобное хранение и легкий поиск документов по любым параметрам
  • Гибкая маршрутизация и оперативный контроль исполнения документов
  • Возможность гибкого построения аналитических отчетов
  • Высокий уровень информационной безопасности
  • Интеграция с системой для моделирования бизнес-процессов «Business Studio»
  • Интеграции с системой «Галактика-ERP»

Основываясь на этих требованиях, компания внимательно изучила различные варианты, предлагаемые сегодня на рынке информационных технологий, с целью поиска качественного продукта, требующего минимальных затрат на доработку и максимально удовлетворяющего требованиям компании.

В качестве партнеров по внедрению в первую очередь рассматривались компании с большим опытом внедрения систем электронного документооборота, а также имеющие опыт работы с системой «Галактика ERP» и опыт интеграции этих систем.

После экспертного анализа рынка программных продуктов был сделан выбор в пользу системы электронного документооборота и взаимодействия Directum. Оказание услуг по внедрению системы было доверено официальному партнеру компании Directum и корпорации «Галактика» – ЗАО «Тюмбит-АСУ».

 

«Directum – это один из лидеров среди систем документооборота, с множеством успешных проектов,  с большими возможностями по интеграции, с возможностью масштабирования для крупных компаний – все эти факторы определи наш выбор в пользу этой системы. Компания «Тюмбит-АСУ» на момент старта проекта представила опыт работы с системой Directum, c системой Галактика ERP и, что для нас было особенно важно, практическим опытом интеграции этих систем по тем задачам, которые нам предстояло внедрять – это определило выбор партнера для реализации проекта»

Удальцова Екатерина Витальевна

Начальник отдела сопровождения КИС «Галактика» компании «Аскона»

 

Внедрение

3Благодаря возможностям современных коммуникационных технологий c целью экономии командировочных, транспортных расходов и времени основные работы по реализации проекта было решено вести удаленно. Обследование и детализация потребностей компании были выполнены непосредственно на объекте заказчика, а все остальные работы по проекту запланировали проводить удаленно. Были опасения и страхи по поводу такого подхода: сложатся ли продуктивные доверительные отношения в команде проекта на расстоянии 2 тысяч километров, как пройдет обучение, когда преподавателя нет рядом, сможет ли партнер оперативно реагировать на запросы в период опытной эксплуатации. Все эти вопросы волновали руководство проекта. Но благодаря слаженной работе команды удалось преодолеть все сложности и достигнуть запланированных целей.

В ходе внедрения мы выполнили следующие задачи:

  • Запустили в системе работу с организационно-распорядительной документаций используя модули системы «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия»
  • Запустили в СЭД процессы подготовки и согласования договоров на базе модуля «Управление договорами»
  • Настроили процесс согласование заявок на оплату
  • Перевели в электронный вид архив финансовых документов.

 

Один из первых вопросов, которые нужно было решить проектной команде – доставка образов документов от пользователя до системы. Компания территориально распределена по всей территории России – «от Москвы до самых до окраин». Доступ пользователей к ресурсам компании осуществляется через терминал, поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода документов из электронной почты. Пользователи отправляют документы по электронной почте на определенный служебный адрес, система Directum загружает документы из почты по указанным типам и номерам, и привязывает документы к карточкам. Если загрузка не прошла, система Directum автоматически рассылает пользователям уведомления для исправления ошибок.

Дальше, было необходимо решить вопрос оптимальной работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой из справочников – по клиентам, включает в себя более 200 тысяч записей. Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД «Directum» с системой «Галактика ERP», а именно: контрагенты, договора, статьи расходов, сотрудники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали механизм вызова интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты.

Для удобного и оперативного управления процессом мы добавили оповещения, подправили существующие и сделали новые специфические отчеты.

 

«Со стороны сотрудников мы испытывали огромнейшее сопротивление в ходе проекта, но совместно с партнером мы сделали систему настолько удобной и полезной для пользователей, что сотрудники буквально «подсели» на Directum»

Наумов Денис Владимирович

Руководитель проекта от компании «Аскона»

 

Интересная статистика и особенности проекта внедрения СЭД

Объемы работ, действительно, были нешуточными. Вот некоторые цифры проекта:

  • Более 3 000 сотрудников;
  • Более 200 000 клиентов (их загрузка в систему продолжалась более суток);
  • Более 300 удаленных подразделений;
  • Удаленность клиента (г. Ковров) и партнера (г. Тюмень) – более 2 000 км;
  • Более 1 500 первичных документов в сутки.

 

Какие технологии мы использовали при внедрении СЭД?

Основные технологии и методы, которые были использованы в ходе выполнения проекта по внедрению системы электронного документооборота:

  • Служба ввода документов Directum
  • Служба файловых хранилищ Directum
  • Решение компании Directum «Электронный архив финансовых документов»
  • «Галактика ERP» – интегрированная система управления предприятием
  • Вызов интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты
  • Прямые запросы к базе данных
  • Система для корпоративных коммуникаций Microsoft Lync Server (пока до интеграции с ним мы не дошли, но в обучении уже использовали)
  • C##

Общая схема решения

4
 Некоторые схемы процессов

 Согласование платежных документов   Согласование договоров
6  5

 

Бизнес-эффективность

Разработанное на базе системы Directum решение позволило достигнуть следующих показателей:

  • Скорость согласования документов – увеличилась на 50%7
  • Скорость доставки заданий – увеличилась на 50%
  • Скорость поиска документов – не более одной минуты. Например, это привело к экономии времени бухгалтера на поиск нужных документов, в связи с введением архива финансовых документов, в среднем на 1 час в месяц
  • Риск потери информации – сокращен на 99%
  • Производительность администратора – увеличилась до 1000 документов в месяц. Время хождения администраторов между офисами для согласования документов сократилось в среднем на 2 часа в день. Сейчас это время тратится на выполнение других более важных функций. Таким образом производительность труда возросла на 25%.

 

«Не проходит и дня, чтобы мы не похвалил систему, ведь она взяла на себя бремя контроля сотен наших задачи: документы и задания не теряются, соблюдаются сроки. Руководители занимаются контролем и управлением, а система для них хороший помощник»

Булкина Маргарита Юрьевна

Заместитель генерального директора, компания Аскона

Перспективы

                Мы не будем останавливаться на достигнутых результатах. С помощью системы Directum мы планируем решить большое количество управленческих задач. В качестве ближайшей перспективы дальнейшего развития решения мы планируем решить задачу автоматизации работы с претензиями: настроить типовой маршрут для решения всех обращений клиентов, организовать рассылку уведомлений о статусе претензии, сделать интеграцию с системой «Галактика ERP» для контроля разрешения претензий.

«Качественный анализ претензий по видам дефектов и причин возникновения, своевременное их рассмотрение и принятие управленческих решений с помощью Directum поможет нам в будущем сократить затраты компании от претензий внутренних и внешних клиентов»

Булкина Маргарита Юрьевна

Заместитель генерального директора компании «Аскона»

 Оригинал можно скачать здесь

Хотите повторить успех, обращайтесь к официальному партнеру компании «Directum» в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ» по телефону: (3452) 689-689, e-mail: info@t-asu.ru

Заказать

Купить