Для сокращения потерь, связанных с огромным количеством бумажных документов, компании “Аскона” потребовалось внедрять инновационные технологии — систему электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM. “Аскона” — лидер индустрии товаров для сна в России, крупнейшая фабрика по производству ортопедических матрасов в Восточной Европе. Главная цель компании — сделать все возможное, чтобы удовлетворить потребность каждого человека в здоровом и комфортном сне. Сегодня розничная сеть компании включает в себя более 300 фирменных магазинов “Аскона” по всей России и в странах СНГ. Задача оптимизации и автоматизации документооборота “Аскона” — это быстрорастущая, вертикально интегрированная, территориально распределенная компания, в которой работает более трёх тысяч сотрудников. По мере роста её бизнеса значительно увеличивалось количество бумажных документов и усложнялись маршруты их движения. Согласование и обработка документов выполнялись на бумаге, так как этот процесс стал сложным, длительным и плохо управляемым: много времени тратилось на поиск и передачу документов между сотрудниками, наблюдались их потери. Такая ситуация в конечном итоге негативно влияла на производительность труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Неизбежно наступил момент, когда перед руководством встала задача оптимизации и автоматизации документооборота. Особо остро эта проблема проявлялась в процессе продаж и маркетинговой деятельности. Возникла объективная необходимость в решении следующих задач:

  • повышение эффективности работы разветвленной структуры компании;
  • создание единого электронного архива документов с удобным поиском;
  • соблюдение сроков согласования документов;
  • контроль местонахождения документа на всех стадиях его жизненного цикла;
  • оперативная отчетность о соблюдении регламента документооборота.

Выбор решения был основан на следующих требованиях к системе:

  • удобное хранение и легкий поиск документов по любым параметрам;
  • гибкая маршрутизация и оперативный контроль исполнения документов;
  • возможность гибкого построения аналитических отчетов;
  • высокий уровень информационной безопасности;
  • интеграция с системой для моделирования бизнес-процессов “Business Studio”;
  • интеграция с системой “Галактика-ERP”.

Основываясь на этих требованиях, компания внимательно изучила разные варианты, предлагаемые сегодня на рынке информационных технологий, стремясь найти высококачественный продукт, требующий минимальных затрат на доработку и максимально удовлетворяющий нуждам компании. В качестве партнеров по внедрению в первую очередь рассматривались компании с большим опытом внедрения систем электронного документооборота, а также имеющие опыт работы с системой “Галактика ERP” и интеграции этих систем. После экспертного анализа рынка программных продуктов выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM. Оказание услуг по внедрению системы было доверено официальному партнеру компании DIRECTUM и корпорации “Галактика” — ЗАО “Тюмбит-АСУ”. Комментирует Екатерина Витальевна Удальцова, начальник отдела сопровождения КИС “Галактика” компании “Аскона”: “DIRECTUM — это один из лидеров среди систем документооборота, с множеством успешных проектов, с большими возможностями по интеграции и масштабированию для крупных компаний; все эти факторы определили наш выбор в пользу этой системы. Компания “Тюмбит-АСУ” на момент старта проекта представила опыт работы с системами DIRECTUM и “Галактика ERP” и, что для нас было особенно важно, практический опыт интеграции этих систем по тем задачам, которые нам предстояло внедрять, — это определило выбор партнера для реализации проекта”. “Подсели” на DIRECTUM Благодаря возможностям современных коммуникационных технологий c целью экономии времени, командировочных и транспортных расходов основные работы по реализации проекта было решено вести удаленно. Обследование и детализация потребностей компании были выполнены непосредственно на объекте заказчика. Возникали опасения и страхи по поводу такого подхода: сложатся ли продуктивные доверительные отношения в команде проекта на расстоянии двух тысяч километров, как пройдет обучение, когда преподавателя нет рядом, сможет ли партнер оперативно реагировать на запросы в период опытной эксплуатации? Эти вопросы волновали руководство проекта. Но благодаря слаженной работе команды удалось преодолеть все сложности и достигнуть запланированных целей. В ходе внедрения мы выполнили следующие задачи.

  • Запустили работу с организационно-распорядительной документацией, используя модули системы “Управление электронными документами”, “Управление деловыми процессами”, “Канцелярия”.
  • Запустили в СЭД процессы подготовки и согласования договоров на базе бизнес-решения “Управление договорами”.
  • Настроили процесс согласования заявок на оплату.
  • Перевели в электронный вид архив финансовых документов.

Один из первых вопросов, который должна была решить проектная команда, — доставка образов документов от пользователя до системы. Компания территориально распределена по всей территории России. Доступ пользователей к её ресурсам осуществляется через терминал, поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода из электронной почты. Пользователи по электронной почте отправляют документы на определенный служебный адрес, а система DIRECTUM загружает их из почты по указанным типам и номерам и привязывает к карточкам. Если загрузка не прошла, система автоматически рассылает пользователям уведомления для исправления ошибок. Дальше было необходимо решить вопрос оптимальной работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой справочник — по клиентам — включает в себя более 200 тысяч записей. Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД DIRECTUM с системой “Галактика ERP”, а именно: контрагенты, договора, статьи расходов, сотрудники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали механизм вызова интерфейсов системы “Галактика ERP” через COM-объекты. Для удобного и оперативного управления процессом мы добавили оповещения, подправили существующие и сделали новые специфические отчеты. Денис Владимирович Наумов, руководитель проекта от компании “Аскона”, так сказал о проекте: “Со стороны сотрудников мы испытывали огромнейшее сопротивление в ходе проекта, но совместно с партнером сделали систему настолько удобной и полезной для пользователей, что сотрудники буквально “подсели” на DIRECTUM” Интересная статистика Объемы работ действительно были нешуточными. Вот некоторые цифры проекта:

  • более 3000 сотрудников;
  • более 200 000 клиентов (их загрузка в систему продолжалась более суток);
  • более 300 удаленных подразделений;
  • удаленность клиента (г. Ковров) и партнера (г. Тюмень) — свыше 2000 км;
  • более 1500 первичных документов в сутки.

Какие технологии мы использовали при внедрении СЭД? Перечислю основные технологии и методы, которые были использованы в ходе проекта по внедрению системы электронного документооборота:

  • служба ввода документов DIRECTUM;
  • служба файловых хранилищ DIRECTUM;
  • решение компании DIRECTUM “Электронный архив финансовых документов”;
  • “Галактика ERP” — интегрированная система управления предприятием;
  • вызов интерфейсов системы “Галактика ERP” через COM-объекты;
  • прямые запросы к базе данных;
  • система для корпоративных коммуникаций Microsoft Lync Server (до интеграции с ним мы пока не дошли, но в обучении уже использовали);
  • C##.

Помощник в управлении Разработанное на базе системы DIRECTUM решение позволило достичь следующих показателей:

  • скорость согласования документов увеличилась на 50%;
  • скорость доставки заданий также выросла на 50%;
  • скорость поиска документов — не более одной минуты. Например, введение архива финансовых документов привело к экономии времени бухгалтера на поиск нужных документов в среднем на один час в месяц;
  • риск потери информации сокращен на 99%;
  • производительность администратора увеличилась до 1000 документов в месяц. Время хождения администраторов между офисами для согласования документов сократилось в среднем на два часа в день. Сейчас это время тратится на выполнение других более важных функций. Таким образом производительность труда возросла на 25%.

Не проходит и дня, чтобы мы не похвалили систему, ведь она взяла на себя бремя контроля сотен наших задач: документы и задания не теряются, соблюдаются сроки. Руководители занимаются контролем и управлением, а система для них — хороший помощник. А дальше… Мы не будем останавливаться на достигнутых результатах. С помощью системы DIRECTUM мы собираемся решить большое количество управленческих задач. В ближайшей перспективе планируем решить задачу автоматизации работы с претензиями: настроить типовой маршрут для обработки всех обращений клиентов, организовать рассылку уведомлений о статусе претензии, сделать интеграцию с системой “Галактика ERP” для контроля разрешения претензий. Высококачественный анализ претензий по видам и причинам возникновения дефектов, своевременное их рассмотрение и принятие управленческих решений с помощью DIRECTUM поможет нам в будущем сократить затраты компании, обусловленные претензиями внутренних и внешних клиентов.

Автор статьи — заместитель генерального директора компании “Аскона”.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM

Источник статьи: 

PC Week/RE
Открыть материалРуководители управляют, а СЭД DIRECTUM для них — хороший помощник Для сокращения потерь, связанных с огромным количеством бумажных документов, компании “Аскона” потребовалось внедрять …
Открыть материал

19-12-2013 9-33-28

Заказать

Купить