ELMA помогла компании «Геокад» решить задачи повышения эффективности управления, автоматизации документооборота и увеличения производительности труда.

Кратко о проекте

Компания «Геокад», имеющая большой опыт в области геодезических, геологических, экологических, кадастровых и проектных работ, внедрила систему «ELMA» для автоматизации документооборота и управлению проектами. Использование ELMA позволило структурировать созданные в компании процессы и повысить эффективность управления.

Предпосылки проекта

Ранее, система документооборота в компании «Геокад» представляла собой сетевую папку для хранения документов, постановка задач происходила в устной форме. За пять лет существования компания выросла в несколько раз, прежний способ работы стал затруднительным. Руководство столкнулось с проблемами осуществления контроля, исполнения и структурированности информации. Это и послужило толчком для внедрения системы электронного документооборота.

Задачи проекта и выбор системы интегратора

По результатам поиска имеющихся на рынке систем по автоматизации документооборота, компания «Геокад» выбрала решение ELMA. Основными критерием при выборе продукта стало наличие необходимых модулей: управление договорами и бизнес-процессами.

Следующим шагом был выбор интегратора. По рекомендации разработчиков ELMA внедрение было поручено региональному партнеру «Тюмбит-АСУ», имеющему большой опыт работы как с системой ELMA, так и с аналогичными продуктами.

Перед «Тюмбит-АСУ» были поставлены следующие задачи:

• повышение эффективности управления;

• автоматизация документооборота;

• увеличение производительности труда.

Процесс внедрения

На первоначальном этапе проекта был проведен анализ бизнес-процессов, сформулированы требования заказчика и продемонстрированы возможности будущей системы. Специалисты «Тюмбит-АСУ» подробно расписали существующие процессы и предложили решения по их улучшению. Было подготовлено детальное техническое описание, по которому был настроен базовый макет. В итоге, из нескольких блоков-задач выросли замысловатые бизнес-карты, было создано множество шаблонов и директорий для хранения документов.

Возможные проблемы и способы их решения

Одной из проблем, с которой столкнулось руководство компании в процессе автоматизации документооборота стало нежелание сотрудников работать с новой системой. Чтобы не тормозить процесс внедрения было принято решение провести опрос и выявить, какие сложности испытывают сотрудники компании. По результатам опроса была подготовлена программа обучения.

Обучение сотрудников происходило по двум направлениям:

1. стандартные возможности системы;

2. бизнес-процессы.

Результаты

В настоящий момент компания «Геокад» обладает адаптированными и автоматизированными процессами по работе с документами, имеет прозрачную структуру существующих бизнес-процессов.

Система «ELMA» позволяет:

• хранить всю информацию в одном месте (всегда известно местоположение документа);

• исключить разрозненность оформления документов (созданы шаблоны по исходящим договорам и письмам);

• эффективно работать по проектам, не забывая про контрольные точки;

• управлять сотрудниками в оперативном режиме;

• соблюдать все этапы и контролировать сроки исполнения за счет структурированности процессов;

• организовать рассылку уведомлений и возможность отправки сообщений в разрезе проектов;

• просмотреть состояние дел в любой момент времени.

Внедрение оправдало ожидания. Появились планы на заключение договора на сопровождение и дальнейшее развитие системы.

Информация о компании «Геокад»

Компания «Геокад» основана в 2009 году в г. Тюмень. Основными направлениями деятельности предприятия являются инженерно-изыскательные работы для строительства, проектирования и реконструкции объектов. Также компания занимается землеустроительными, кадастровыми и проектными работами.

Клиентами «Геокад» являются строительные компании и подрядные организации разного уровня: от крупных государственных структур Российской Федерации до небольших коммерческих фирм и частных предпринимателе.

Ссылка на источник: ELMA помогла компании «Геокад»

Заказать

Купить